Un contratto di trattamento dei dati in sé non deve costare nulla: controllare se un contratto che un cliente o un fornitore vi invia contiene le parti corrette può essere fatto gratuitamente e senza account. Non appena fate redigere un contratto, il prezzo varia notevolmente: da un modello gratuito a poche centinaia di euro per un contratto personalizzato redatto da un legale, o un importo fisso al mese come parte di un sistema che mantiene e monitora anche il contratto.
Il costo esatto dipende da tre fattori: quanti responsabili del trattamento avete (le parti che elaborano i dati per vostro conto, come il vostro software di contabilità o lo strumento di e-mail marketing), se utilizzate un modello standard o un contratto personalizzato, e se effettuate un acquisto una tantum o un servizio continuativo che mantiene i contratti aggiornati. Il GDPR stesso non menziona alcuna tariffa; il prezzo non proviene quindi dalla legge ma dal mercato.
Da dove viene l'importo
Il GDPR prescrive cosa deve contenere un contratto di trattamento dei dati, ma non quanto può costare. I legali che redigono un contratto personalizzato di solito addebitano una tariffa oraria; le società di software che offrono un modello o un sistema addebitano un importo fisso o un abbonamento. Le varianti gratuite spesso esistono perché le informazioni di base, come cosa deve obbligatoriamente essere incluso e dove si trova nel regolamento, viene deliberatamente resa accessibile. Nella banca dati delle conoscenze potete leggere quali elementi deve contenere un contratto di trattamento dei dati, con il riferimento al testo ufficiale a fianco.
Cosa determina il prezzo
Il numero di responsabili del trattamento gioca un ruolo importante: un libero professionista con tre strumenti SaaS ha meno lavoro rispetto a un'azienda con venti fornitori, ognuno con il proprio profilo di rischio. Anche la differenza tra modello e personalizzazione conta: un modello è più economico ma richiede che voi stessi valutiate se si adatta alla vostra situazione, mentre un contratto personalizzato tiene conto di accordi specifici, come il trasferimento al di fuori dell'UE o i subappaltatori che il fornitore a sua volta incarica. Infine, fa differenza se acquistate una tantum un documento o se stipulate un servizio continuativo: i contratti invecchiano quando un fornitore cambia, un nuovo strumento viene aggiunto, o la linea guida dell'EDPB o dell'Autorità Garante per la protezione dei dati personali cambia.
Controllare gratuitamente rispetto a far redigere
Molte aziende non devono redigere un contratto da sole, ma ricevono un contratto inviato da un cliente che agisce come titolare del trattamento. In questo caso, la domanda non è quanto costa redigere, ma se quello che avete è completo e ragionevole. Questa prima valutazione può essere gratuita: le domande frequenti su cosa dovete e non dovete firmare forniscono un primo orientamento, e il controllo di un contratto fornito può essere eseguito senza account.
Potete redigere voi stessi un contratto, ma dovete sapere quali elementi sono obbligatori e quali accordi si adattano alla vostra situazione. Un contratto incompleto offre poco sostegno sulla carta se qualcosa va male con il responsabile del trattamento. Per le aziende che non vogliono valutare da sole questo rischio, un modello con commento è spesso una fase intermedia tra gratuito e un contratto completamente personalizzato.
Cosa aggiunge un abbonamento
Un sistema che mantiene i contratti di trattamento dei dati fa più che fornire solo il documento: collega il contratto al vostro registro dei trattamenti, segnala quando un contratto è mancante o obsoleto, e invia una notifica non appena qualcosa cambia che riguarda la vostra situazione. Questa è la differenza tra pagare una volta per un documento e sapere continuamente se i vostri contratti sono ancora corretti. Nella pagina dei prezzi è indicato quanto viene addebitato al mese per questo e cosa è incluso e cosa no.
Quando un legale è ancora necessario
Per elaborazioni complesse, trasferimenti verso paesi al di fuori dell'UE o una controversia con un fornitore sul contenuto di un contratto, una consulenza legale personalizzata è spesso il passo più saggio. Un sistema o un modello fornisce struttura e chiarimenti, non consulenza individuale; per la valutazione della vostra situazione specifica, un avvocato o l'Autorità per la protezione dei dati rimangono l'indirizzo appropriato. Su come funziona troverete da dove provengono le informazioni su gdpria.eu e dove si traccia il confine tra chiarimento e consulenza.
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