En databehandleraftale i sig selv behøver ikke at koste noget: det at kontrollere, om en aftale som en kunde eller leverandør sender til dig har de rigtige dele, kan gøres gratis og uden konto. Så snart du lader en aftale udarbejde, varierer prisen meget: fra en gratis skabelon til nogle få hundrede euro for skræddersyet arbejde fra en jurist, eller et fast beløb pr. måned som del af et system, der også opdaterer og overvåger aftalen.
Hvad det præcist koster, afhænger af tre ting: hvor mange databehandlere (de parter, der behandler data på dine vegne, såsom dit bogholderisystem eller e-mail-marketingtool) du har, om du bruger en standardskabelon eller en skræddersyet aftale, og om du køber noget engangs eller tager en løbende service, der holder aftalerne opdateret. GDPR selv nævner ikke noget takstgebyr; prisen kommer derfor ikke fra loven men fra markedet.
Hvor beløbet kommer fra
GDPR foreskriver hvad der skal være i en databehandleraftale, men ikke hvad det må koste. Jurister, der udarbejder en skræddersyet aftale, beregner typisk et timehonorar; softwarefirmaer, der tilbyder en skabelon eller et system, beregner et fast beløb eller abonnement. Gratis varianter findes ofte fordi grundlæggende oplysninger, såsom hvad der skal være obligatorisk inkluderet og hvor det står i forordningen, bevidst gøres tilgængelig. I vidensbanken kan du læse hvilke dele en databehandleraftale skal indeholde, med referencerne til den officielle tekst medfølgende.
Hvad der bestemmer prisen
Antallet af databehandlere spiller en stor rolle: en selvstændig med tre SaaS-værktøjer har mindre arbejde end et firma med tyve leverandører, hver med sin egen risikoprofil. Også forskellen mellem skabelon og skræddersyet arbejde betyder noget: en skabelon er billigere, men kræver at du selv vurderer, om den passer til din situation, mens skræddersyet arbejde tager hensyn til specifikke aftaler, såsom dataoverførsel uden for EU eller underudbydere, som leverandøren selv igen inddrager. Endelig betyder det noget, om du køber et dokument engangs eller tager en løbende service: aftaler bliver forældet, når en leverandør ændres, et nyt værktøj kommer til, eller fortolkningen fra EDPB eller Datatilsynet ændres.
Gratis kontrol versus at få det udarbejdet
Mange virksomheder skal ikke selv udarbejde en aftale, men får en sendt af en kunde, der optræder som dataansvarlig. I så fald er spørgsmålet ikke hvad det koster at udarbejde, men om det der ligger fuldstændigt og rimeligt er. Den første vurdering kan være gratis: ofte stillede spørgsmål om hvad du skal og ikke skal skrive under på giver en første orientering, og kontrollen af en leveret aftale kan gøres uden konto.
At udarbejde en aftale selv kan, men kræver at du ved hvilke dele der er obligatoriske, og hvilke aftaler der passer til din situation. En aftale, der er ufuldstændig, giver på papiret ringe sikkerhed, hvis der sker noget forkert med databehandleren. For virksomheder, der ikke selv vil vurdere den risiko, er en skabelon med forklaring ofte et mellemtrin mellem gratis og fuldt skræddersyet arbejde.
Hvad et abonnement tilføjer
Et system, der holder databehandleraftaler, gør mere end blot at levere dokumentet: det forbinder aftalen med dit register over databehandling, advarer når en aftale mangler eller er forældet, og sender en besked, så snart noget ændres, der berører din situation. Det er forskellen mellem at betale et beløb engangs for et dokument, og løbende at vide, om dine aftaler stadig er korrekte. På prissiden står hvad der beregnes pr. måned for det, og hvad der er og ikke er inkluderet.
Hvornår en jurist stadig er nødvendig
Ved komplekse behandlinger, overførelse til lande uden for EU, eller en uenighed med en leverandør om indholdet af en aftale, er skræddersyet juridisk rådgivning ofte det klogeste skridt. Et system eller skabelon giver struktur og vejledning, ikke individuel rådgivning; til vurdering af jeres specifikke situation er en jurist eller Datatilsynet stadig det rigtige sted at henvende sig. På hvordan det fungerer kan du læse, hvor informationen på gdpria.eu kommer fra, og hvor grænsen mellem vejledning og rådgivning ligger.
Vil du først se, hvor jeres virksomhed står, før I bruger penge på en aftale? Den gratis quick-scan giver på få spørgsmål en første indikation, og oprette en forretningskonto kan gøres uden forpligtelser.