Samotná smlouva o zpracování nemusí nic stát: kontrolu, zda smlouva, kterou vám poslal zákazník nebo dodavatel, obsahuje správné části, lze provést zdarma a bez účtu. Jakmile si necháte smlouvu vypracovat, ceny se výrazně liší: od bezplatné šablony až po několik set eur za individuální práci právníka, nebo pevný měsíční poplatek jako součást systému, který smlouvu také spravuje a sleduje.
Přesná cena závisí na třech věcech: kolik zpracovatelů (stran, které vaším jménem zpracovávají údaje, jako je váš účetní software nebo e-mailový marketingový nástroj) máte, zda používáte standardní šablonu nebo individuálně vytvořenou smlouvu a zda si jednou něco koupíte, nebo využijete průběžnou službu, která smlouvy drží v aktuálním stavu. Samotné nařízení GDPR neurčuje žádné tarify; cena tedy nepochází ze zákona, ale z trhu.
Odkud peníze pocházejí
GDPR předepisuje, co musí být ve smlouvě o zpracování, ale ne kolik to smí stát. Právníci, kteří vypracovávají individuální smlouvy, obvykle účtují hodinovou sazbu; softwarové firmy, které nabízejí šablonu nebo systém, účtují pevnou částku nebo předplatné. Bezplatné varianty často existují proto, že základní informace, například to, co musí být povinně obsaženo a kde se to v nařízení nachází, jsou vědomě zpřístupňovány. V znalostní bázi si můžete přečíst jaké části by smlouva o zpracování měla obsahovat, spolu s odkazem na příslušné místo v oficiálním textu.
Co určuje cenu
Počet zpracovatelů hraje důležitou roli: osoba se třemi SaaS nástroji má méně práce než firmy se dvaceti dodavateli, z nichž každý má vlastní profil rizika. Také rozdíl mezi šablonou a individuálním řešením je důležitý: šablona je levnější, ale vyžaduje, abyste sami posoudili, zda vám vyhovuje, zatímco na míru vyrobená smlouva bere v úvahu specifické dohody, například přenos mimo EU nebo subdodavatelé, které si dodavatel sám najímá. V neposlední řadě se liší, zda si jednou koupíte dokument, nebo využijete průběžnou službu: smlouvy zastarávají, když se dodavatel změní, přidá se nový nástroj, nebo se změní výklad EDPB nebo Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Bezplatná kontrola versus vypracování
Mnoho firem si nemusí smlouvu vypracovávat samotné, ale obdrží ji od zákazníka, který v ní vystupuje jako správce. V takovém případě není otázka, kolik stojí vypracování, ale zda je to, co leží na stole, úplné a přiměřené. Toto první posouzení může být bezplatné: často kladené otázky o tom, co musíte a nemusíte podepisovat poskytují první orientaci a kontrolu dodané smlouvy lze provést bez účtu.
Vypracování vlastní smlouvy je možné, ale vyžaduje, abyste věděli, které části jsou povinné a které dohody vám vyhovují. Smlouva, která je neúplná, poskytuje na papíře málo opory, pokud se u zpracovatele něco pokazí. Pro firmy, které si toto riziko nechtějí samy posuzovat, je šablona s vysvětlením často průběžným krokem mezi bezplatnou a zcela individuální prací.
Co přidá předplatné
Systém, který spravuje smlouvy o zpracování, dělá více než jen poskytuje dokument: propojuje smlouvu s vaším rejstříkem činností zpracování, upozorňuje, když smlouva chybí nebo zastarala, a pošle zprávu, jakmile se změní něco, co vás dotýká. To je rozdíl mezi jednorázovou úhradou za dokument a průběžným věděním, zda vaše smlouvy stále sedí. Na stránce s cenami je uvedeno, kolik se za to měsíčně cuenta a co tam patří a co ne.
Kdy je právník stále potřebný
U složitých zpracování, přenosech údajů do zemí mimo EU nebo při sporu s dodavatelem o obsahu smlouvy je na míru připravené právní poradenství často nejrozumnějším krokem. Systém nebo šablona poskytují strukturu a vysvětlení, nikoli individuální poradenství; pro posouzení vaší konkrétní situace zůstává právník nebo Úřad na ochranu osobních údajů příslušným kontaktem. Na jak to funguje se dozvíte, odkud pocházejí informace na gdpria.eu a kde končí hranice mezi vysvětlením a poradenstvím.
Chcete si nejdříve ověřit, jak na tom váš podnik je, než utratíte peníze za smlouvu? Bezplatné rychlé prověření vám na pár otázek dá první představu, a vytvořit obchodní účet lze bez jakýchkoli závazků.