Μια σύμβαση επεξεργασίας δεν χρειάζεται να κοστίσει τίποτα: ο έλεγχος του κατά πόσον μια σύμβαση που σας στέλνει ένας πελάτης ή προμηθευτής περιέχει τα σωστά στοιχεία μπορεί να γίνει δωρεάν και χωρίς λογαριασμό. Μόλις αναθέσετε την κατάρτιση μιας σύμβασης, το κόστος διαφέρει σημαντικά: από ένα δωρεάν πρότυπο έως μερικές εκατοντάδες ευρώ για προσαρμοσμένη εργασία από δικηγόρο, ή ένα σταθερό ποσό ανά μήνα ως μέρος ενός συστήματος που ενημερώνει και παρακολουθεί επίσης τη σύμβαση.
Τι κοστίζει ακριβώς εξαρτάται από τρία πράγματα: πόσους επεξεργαστές (τα μέρη που επεξεργάζονται δεδομένα για λογαριασμό σας, όπως το λογιστικό σας πακέτο ή το εργαλείο ηλεκτρονικού μάρκετινγκ) έχετε, χρησιμοποιείτε ένα πρότυπο ή μια προσαρμοσμένη σύμβαση, και αν αγοράζετε κάτι εφάπαξ ή αναλαμβάνετε μια συνεχή υπηρεσία που διατηρεί τις συμβάσεις ενημερωμένες. Η ίδια η AVG δεν αναφέρει καμία τιμολόγηση· το κόστος επομένως δεν προέρχεται από τον νόμο αλλά από την αγορά.
Από πού προέρχεται το ποσό
Η AVG καθορίζει τι πρέπει να περιέχει μια σύμβαση επεξεργασίας, αλλά όχι τι μπορεί να κοστίσει. Οι δικηγόροι που καταρτίζουν μια προσαρμοσμένη σύμβαση συνήθως χρεώνουν ωριαίες χρεώσεις· οι εταιρείες λογισμικού που προσφέρουν ένα πρότυπο ή σύστημα χρεώνουν ένα σταθερό ποσό ή συνδρομή. Οι δωρεάν παραλλαγές συχνά υπάρχουν επειδή η βασική πληροφόρηση, όπως τα υποχρεωτικά στοιχεία που πρέπει να περιέχονται και πού αυτά βρίσκονται στην κανονισμό, διατηρείται σκόπιμα προσβάσιμη. Στη Βάση γνώσης μπορείτε να διαβάσετε ποια στοιχεία πρέπει να περιέχει μια σύμβαση επεξεργασίας, με τη θέση στο επίσημο κείμενο.
Τι καθορίζει την τιμή
Ο αριθμός των επεξεργαστών παίζει μεγάλο ρόλο: ένας ατομικός επαγγελματίας με τρία SaaS εργαλεία έχει λιγότερη δουλειά από μια εταιρεία με είκοσι προμηθευτές, καθένας με ένα δικό του προφίλ κινδύνου. Επίσης διαφορά μεταξύ προτύπου και προσαρμοσμένης εργασίας έχει σημασία: ένα πρότυπο είναι φθηνότερο αλλά απαιτεί να αξιολογήσετε μόνοι σας εάν ταιριάζει στην κατάστασή σας, ενώ η προσαρμοσμένη εργασία λαμβάνει υπόψη συγκεκριμένες συμφωνίες, όπως μεταφορά εκτός ΕΕ ή υπεργολάβους τους οποίους ο προμηθευτής επιλέγει. Τέλος, έχει σημασία εάν αγοράζετε ένα έγγραφο εφάπαξ ή αναλαμβάνετε μια συνεχή υπηρεσία: οι συμβάσεις γίνονται ξεπερασμένες όταν ένας προμηθευτής αλλάζει, ένα νέο εργαλείο προστίθεται, ή η ερμηνεία του EDPB ή της Αρχής Προστασίας Δεδομένων αλλάζει.
Δωρεάν έλεγχος έναντι κατάρτισης
Πολλές επιχειρήσεις δεν καλούνται να συντάξουν μόνες τους μια σύμβαση, αλλά λαμβάνουν μια που της αποστέλνει ένας πελάτης που ενεργεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας. Σε αυτήν την περίπτωση, το ερώτημα δεν είναι ποιος κοστολογεί τη σύνταξη, αλλά εάν αυτό που υπάρχει είναι πλήρες και εύλογο. Αυτή η πρώτη αξιολόγηση μπορεί να γίνει δωρεάν: συχνές ερωτήσεις σχετικά με το τι χρειάζεται και δεν χρειάζεται να υπογράψετε παρέχουν μια πρώτη κατεύθυνση, και ο έλεγχος μιας σύμβασης που παρέχεται είναι δυνατός χωρίς λογαριασμό.
Η σύνταξη μιας δικής σας σύμβασης είναι δυνατή, αλλά απαιτεί να γνωρίζετε ποια μέρη είναι υποχρεωτικά και ποιες συμφωνίες ταιριάζουν στην κατάστασή σας. Μια σύμβαση που είναι ελλιπής παρέχει στο χαρτί ελάχιστη προστασία αν κάτι πάει στραβά με τον επεξεργαστή. Για επιχειρήσεις που δεν θέλουν να αξιολογήσουν μόνες τους αυτόν τον κίνδυνο, ένα πρότυπο με οδηγίες είναι συχνά ένα ενδιάμεσο βήμα μεταξύ δωρεάν και πλήρως προσαρμοσμένης λύσης.
Τι προσθέτει μια συνδρομή
Ένα σύστημα που διατηρεί συμβάσεις με επεξεργαστές κάνει περισσότερα από το να παρέχει απλώς το έγγραφο: συνδέει τη σύμβαση με το μητρώο επεξεργασίας σας, ειδοποιεί όταν λείπει ή είναι ξεπερασμένη μια σύμβαση, και στέλνει ένα μήνυμα μόλις κάτι αλλάξει που επηρεάζει την κατάστασή σας. Αυτή είναι η διαφορά μεταξύ του να καταβάλετε ένα ποσό μια φορά για ένα έγγραφο και του να γνωρίζετε συνεχώς εάν οι συμβάσεις σας είναι ακόμα σωστές. Στη σελίδα τιμών αναφέρεται τι χρεώνεται ανά μήνα γι' αυτό και τι περιλαμβάνεται και τι όχι.
Όταν ένας δικηγόρος είναι ακόμα απαραίτητος
Σε περίπλοκες επεξεργασίες, μεταφορών δεδομένων σε χώρες εκτός της ΕΕ ή διαφοράς με έναν προμηθευτή σχετικά με το περιεχόμενο μιας σύμβασης, η προσαρμοσμένη νομική συμβουλή είναι συχνά το πιο σενσάτο βήμα. Ένα σύστημα ή ένα πρότυπο παρέχουν δομή και διευκρίνιση, όχι μεμονωμένη συμβουλή· για την αξιολόγηση της συγκεκριμένης κατάστασής σας, ένας δικηγόρος ή η Αρχή Προστασίας Δεδομένων παραμένει η κατάλληλη διεύθυνση. Στο πώς λειτουργεί διαβάζετε πού προέρχονται οι πληροφορίες στο gdpria.eu και πού βρίσκεται το όριο μεταξύ διευκρίνισης και συμβουλής.
Θέλετε να δείτε πρώτα πώς βρίσκεται η εταιρεία σας πριν ξοδέψετε χρήματα σε μια σύμβαση; Η δωρεάν γρήγορη έρευνα δίνει σε μερικές ερωτήσεις μια πρώτη ένδειξη, και δημιουργία επαγγελματικού λογαριασμού μπορεί να γίνει χωρίς υποχρεώσεις.