Sama umowa przetwarzania nie musi nic kosztować: sprawdzenie, czy umowa wysłana przez klienta lub dostawcę zawiera właściwe elementy, jest bezpłatne i bez konta. Gdy zlecisz sporządzenie umowy, cena jest bardzo różna: od bezpłatnego szablonu do kilkudziesięciu euro za dostosowaną wersję od prawnika lub stała kwota miesięczna jako część systemu, który również śledzi i monitoruje umowę.
To, ile dokładnie kosztuje, zależy od trzech rzeczy: ilu przetwarzających (stron, które przetwarzają dane w Twoim imieniu, takich jak oprogramowanie księgowe lub narzędzie e-mail marketingowe) masz, czy używasz standardowego szablonu czy umowy na miarę, oraz czy płacisz jednorazowo za coś czy korzystasz z usługi bieżącej, która aktualizuje umowy. Samo rozporządzenie nie wskazuje stawki; cena pochodzi więc nie z prawa, ale z rynku.
Skąd pochodzi kwota
Rozporządzenie określa, co musi znajdować się w umowie przetwarzania, ale nie określa, ile może kosztować. Prawnicy sporządzający umowę na miarę zwykle naliczają stawkę godzinową; firmy zajmujące się oprogramowaniem oferujące szablon lub system naliczają stałą kwotę lub subskrypcję. Bezpłatne warianty istnieją często, ponieważ podstawowe informacje, takie jak obowiązkowe elementy i ich umiejscowienie w rozporządzeniu, są świadomie udostępniane. W bazie wiedzy możesz przeczytać które elementy powinna zawierać umowa przetwarzania, wraz z odnośnikami do oficjalnego tekstu.
Co określa cenę
Liczba przetwarzających odgrywa dużą rolę: osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą z trzema narzędziami SaaS ma mniej pracy niż firma z dwudzieścią dostawcami, każdy z innym profilem ryzyka. Różnica między szablonem a dostosowaną wersją również się liczy: szablon jest tańszy, ale wymaga samodzielnej oceny, czy odpowiada Twojej sytuacji, podczas gdy dostosowana wersja uwzględnia szczególne umowy, takie jak transfery poza UE lub podwykonawcy, którzy sami angażują dostawcę. Wreszcie ważne jest, czy płacisz jednorazowo za dokument czy korzystasz z usługi bieżącej: umowy stają się przestarzałe, gdy dostawca się zmienia, pojawia się nowe narzędzie lub zmienia się stanowisko EDPB lub Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Bezpłatna weryfikacja a sporządzenie umowy
Wiele firm nie musi samodzielnie sporządzać umowy, ale otrzymuje ją od klienta, który działa jako administrator danych. W takim przypadku pytanie nie brzmi, ile kosztuje sporządzenie, ale czy podane warunki są kompletne i rozsądne. Ta pierwsza ocena może być bezpłatna: często zadawane pytania dotyczące tego, co musisz i nie musisz podpisywać stanowią pierwszą podstawę, a weryfikacja dostarczonej umowy można przeprowadzić bez konta.
Samodzielne sporządzenie umowy jest możliwe, ale wymaga wiedzy, które elementy są obowiązkowe i które ustalenia odpowiadają Twojej sytuacji. Umowa, która jest niekompletna, oferuje na papierze niewiele oparcia, jeśli coś pójdzie nie tak u przetwarzającego. Dla firm, które nie chcą samodzielnie oceniać tego ryzyka, szablon z objaśnieniami jest często etapem pośrednim między bezpłatnym a całkowicie dostosowanym rozwiązaniem.
Co dodaje abonament
System, który śledzi umowy przetwarzania, robi więcej niż tylko dostarczyć dokument: łączy umowę z Twoim rejestrem działań przetwarzania, ostrzega, gdy umowa brakuje lub jest przestarzała, i wysyła wiadomość, gdy zmieni się coś, co wpływa na Twoją sytuację. To różnica między jednorazową opłatą za dokument a bieżącą wiedzą, czy Twoje umowy są aktualne. Na stronie cennika znajduje się informacja, ile się za to nalicza miesięcznie i co w to wchodzi.
Kiedy jeszcze potrzebny jest prawnik
W przypadku skomplikowanych operacji przetwarzania, przesyłania danych do krajów poza UE lub sporu z dostawcą dotyczącego treści umowy, dostosowana porada prawna jest często rozsądnym krokiem. System lub szablon zapewnia strukturę i wyjaśnienie, ale nie indywidualną poradę; w ocenie Twojej konkretnej sytuacji prawnik lub Urząd Ochrony Danych Osobowych pozostają odpowiednim adresem. Na jak to działa dowiesz się, skąd pochodzą informacje na gdpria.eu i gdzie przebiega granica między wyjaśnieniem a poradą.
Chcesz najpierw zobaczyć, gdzie stoi Twoja firma, zanim wydasz pieniądze na umowę? Bezpłatna szybka ocena daje w kilku pytaniach wstępne wskazanie, a utworzenie konta biznesowego jest możliwe bez zobowiązań.