Kako dolgo smem hraniti posnetke nadzornih kamer svojega podjetja?
GDPR sam ne določa fiksnega roka za shranjevanje posnetkov kamer. Uredba predvideva, da se osebni podatki ne hranijo dlje, kot je potrebno za namene, v katere so bili zbrani, in prepušča organizaciji samej, da ta rok določi in ga lahko pojasni.
Za nadzor s kamerami na delovnem mestu, v trgovini ali v poslovnem prostoru Urad za varstvo podatkov v svojih smernicah kot izhodišče uporablja rok hrambe približno štirih tednov, razen če obstaja konkreten razlog za daljše hranjenje posnetkov. To izhodišče ni dobesedno zapisano v zakonu, temveč je to način, kako nadzorni organ izpolnjuje načelo minimalizacije podatkov za to specifično situacijo. Kdor standardno shranjuje tri mesece ali dlje brez razloga za to, se od tega izhodišča odmika.
Zakaj štiri tedni in ne več
Namen nadzora s kamerami je običajno varnost: preprečevanje kraje, razjasnjevanje vlamov, rekonstrukcija incidentov s sodelavci ali obiskovalci. Če namen več ne velja, preneha tudi razlog za hranjenje posnetkov. Štiri tedni se štejejo za obdobje, v katerem se je običajno o incidentu tudi že pojavila prijava ali pritožba: razlika v blagajni, pritožba stranke, škodni primer. Če standardi dlje hranite posnetke, morate biti sposobni razložiti, zakaj je to za vašo situacijo potrebno, na primer ker se pregledi izvajajo šele po daljšem ciklu.
Kdaj je daljši rok hrambe mogoče utemeljiti
Obstajajo situacije, v katerih je daljši rok hrambe mogoče utemeljiti. Pomislite na posnetke, ki so del tekočega preiskovanja kraje, spora s ponudnikom, pri katerem služijo posnetki kot dokaz, ali na zahtevo policije v kazenski zadevi. V teh primerih ne hranite celotnega nabora posnetkov dlje, temveč izolirate relevanten segment in preostale posnetke izbrišete po običajnem roku. To izbiro in razlog zanjo je najbolje dokumentirati takoj, ne naknadno.
Kamere morajo biti tudi v registru vrst obdelave
Nadzor s kamerami je obdelava osebnih podatkov kot vsaka druga in mora biti zato kot ločen del vključen v register vrst obdelave: s podatki o namenski uporabi, roku hrambe, ki ima dostop do posnetkov in ali se gledajo tudi na zunanje območje (s tveganjem posnetkov javne poti, kar zahteva dodatno pozornost). Mnogi podjetniki pozabijo na ta del, ker ne gre za SaaS orodje ali ponudnika, temveč lastni sistem. V bazi znanja, kjer so roki hrambe na situacijo izmerjeni je nadzor s kamerami kot ločena tema ob drugih pogostih rokih hrambe.
Kaj, če se delavec ali stranka vpraša za posnetke
Oseba, katere podatki so na posnetkih, se lahko vpraša za vpogled. To ni izjemna zahteva: spada med običajne pravice oseb, katere podatki se obdelujejo. V praksi to pomeni, da morate pokazati ali predati posnetke, na katerih se zahtevnik pojavi, pri čemer morate druge osebe na posnetkih narediti neprepoznavne. Krajši kot je vaš rok hrambe, manjše je tveganje, da to naknadno ne boste morali urediti za večjo količino gradiva.
Posnetki kamer in kršitev varnosti podatkov
Ločena točka, vendar pomembna: če je trdi disk s posnetki ukrajen, je sistem vdan, ali so posnetki po naključju na splošno dostopni, gre v načelu za kršitev varnosti podatkov kot vsako drugo. Vprašanje, ali jo je treba prijaviti Uradu za varstvo podatkov, je odvisno od tveganja za osebe na posnetkih. Če ste v dvomih, lahko v petih vprašanjih pokažete svojo pozicijo preverite.
Varnost posnetkov samih
Poleg obdobja hrambe se pojavi tudi vprašanje, kdo ima dostop do posnetkov. Sistem, ki ga lahko dostopa vsak na delovnem mestu z enim geslom, se ne ujema dobro s načelom, da mora biti dostop omejen le na tiste, ki ga res potrebujejo. Več o tem, kaj je na tem področju običajno, si preberite pod kako morajo biti podatki, kot so posnetki kamer, zaščiteni.
Ali vaša trenutna obdobja hrambe in pravila dostopa ustrezajo vašemu posebnemu stanju, je nekaj, kar bi bilo najbolje obravnavati s pravnikom ali, v primeru dvoma glede obveznosti prijave, neposredno z Uradom za varstvo podatkov. Če želite najprej sami pridobiti vpogled v to, kam nadzor s kamerami spada v vašem registru in dokumentaciji, lahko naredite brezplačno hitro preverjanje ali preberete teme, ki se nanašajo na podatke zaposlenih in kamere.