Per quanto tempo posso conservare i filmati della videocamera della mia azienda?
Il GDPR stesso non stabilisce un termine fisso per le immagini delle telecamere. Il regolamento prevede che i dati personali non siano conservati più a lungo del necessario per lo scopo per cui sono stati raccolti, e lascia all'organizzazione stessa il compito di determinare tale termine e di saperlo giustificare.
Per la videosorveglianza sul luogo di lavoro o in un negozio o capannone aziendale, l'Autorità per la protezione dei dati personali nelle sue linee guida applica come principio un termine di conservazione di circa quattro settimane, a meno che non vi sia un motivo concreto per conservare le immagini più a lungo. Questo principio non è espresso letteralmente nella legge, ma rappresenta il modo in cui l'autorità di controllo interpreta il principio della minimizzazione dei dati in questa situazione specifica. Chi conserva standardmente per tre mesi o più senza una ragione valida, si discosta da questo principio.
Perché quattro settimane e non più a lungo
Lo scopo della videosorveglianza è solitamente la sicurezza: prevenire i furti, chiarire i tentati furti, ricostruire gli incidenti con il personale o i visitatori. Una volta che questo scopo viene meno, viene meno anche il fondamento per conservare le immagini. Quattro settimane è considerato il periodo in cui un incidente normalmente viene notato e segnalato: uno scostamento di cassa, un reclamo, un danno. Se conservate standardmente più a lungo, dovete essere in grado di spiegare perché ciò sia necessario per la vostra situazione, ad esempio perché i controlli avvengono solo dopo un ciclo più lungo.
Quando un termine più lungo può essere giustificato
Ci sono situazioni in cui un termine di conservazione più lungo può essere motivato. Pensate alle immagini che fanno parte di un'indagine in corso su un furto, a una controversia con un fornitore in cui le immagini delle telecamere servono come prova, o a una richiesta della polizia in relazione a un procedimento penale. In questi casi, non conservate l'intera serie di immagini più a lungo, ma isolate il frammento rilevante e cancellate il resto secondo il termine ordinario. Tale selezione, e il motivo, è bene che la documentiate al momento stesso, non in seguito.
Le telecamere devono essere incluse anche nel registro delle attività di trattamento
La videosorveglianza è un trattamento di dati personali come qualsiasi altro, e deve quindi figurare come voce separata nel registro delle attività di trattamento: con lo scopo, il termine di conservazione, chi ha accesso alle immagini e se c'è una ripresa verso l'esterno (con il rischio di riprendere la strada pubblica, che richiede un'attenzione particolare). Molti imprenditori dimenticano questa voce perché non si tratta di uno strumento SaaS o di un fornitore, ma di un sistema proprio. In la knowledge base dove i termini di conservazione sono stati esaminati per ogni situazione la videosorveglianza è trattata come argomento separato insieme ad altri termini di conservazione frequentemente richiesti.
Che cosa succede se un dipendente o un cliente chiede le immagini
Una persona interessata che appare nelle immagini può richiedere l'accesso. Non è una richiesta insolita: rientra nei diritti ordinari delle persone interessate. Praticamente, ciò significa che dovete essere in grado di mostrare o consegnare le immagini in cui il richiedente è visibile, rendendo irriconoscibili le altre persone sulle immagini. Più breve è il vostro termine di conservazione, minore è la probabilità di dover organizzare tutto ciò retroattivamente su una grande quantità di materiale.
Immagini delle telecamere e una violazione dei dati
Un punto separato, ma comunque rilevante: se un disco rigido con immagini delle telecamere viene rubato, un sistema viene violato o le immagini diventano accidentalmente ampiamente accessibili, si tratta in linea di massima di una violazione dei dati come qualsiasi altra. La questione se debba essere segnalata all'Autorità per la protezione dei dati personali dipende dal rischio per le persone nelle immagini. Se siete in dubbio al riguardo, potete in cinque domande vedete dove vi trovate verificarlo.
Sicurezza delle immagini stesse
Oltre al periodo di conservazione, conta anche chi può accedere alle immagini. Un sistema accessibile a chiunque sul posto di lavoro con una sola password non si concilia bene con il principio che l'accesso deve essere limitato a chi ne ha effettivamente bisogno. Maggiori informazioni su cosa sia usuale al riguardo le trova qui sotto come i dati come le immagini delle telecamere devono essere protetti.
Se il vostro attuale periodo di conservazione e le regole di accesso siano appropriati per la vostra situazione specifica è una questione che fareste meglio a discutere con un avvocato o, in caso di dubbi sull'obbligo di notifica, con l'Autorità per la protezione dei dati stessa. Se desiderate prima farvi un'idea di dove il controllo tramite telecamere appartenga nel vostro registro e nella vostra documentazione, potete eseguire la scansione rapida gratuita o leggere gli argomenti relativi ai dati dei dipendenti e alle telecamere.