Колко дълго мога да съхранявам видеозаписи от камерите на моето предприятие?
Самата GDPR не посочва установен срок за съхранение на видеоснимки. Регламентът предвижда, че личните данни не трябва да се съхраняват по-дълго от необходимото за целта, поради която са събрани, и оставя на самата организация да определи этот срок и да може да го обоснове.
За видеонаблюдение на работния етаж, в магазин или производствена халя Органът по защита на данните в своите насоки прилага като начална позиция срок на съхранение от около четири седмици, освен ако няма конкретна причина да съхранявате снимките по-дълго. Този подход не е буквално написан в закона, но представлява начина, по който надзорният орган прилага принципа на минимизиране на данните в този конкретен случай. Ако стандартно съхранявате за три месеца или по-дълго без никаква причина, отклонявате се от този подход.
Защо четири седмици, а не повече
Целта на видеонаблюдението обикновено е безопасност: предотвратяване на кражби, разкриване на взлома, възможност да се реконструират инциденти с персонал или посетители. Когато целта престане да е актуална, изчезва и основанието за съхранение на снимките. Четири седмици се считат за периода, в който инцидент обикновено се забелязва и се докладва: разлика в касата, оплакване, щета. Ако редовно съхранявате по-дълго, трябва да можете да обясните защо е необходимо за вашата ситуация, например защото проверките се провеждат след по-дълъг цикъл.
Когато по-дълъг срок е обоснован
Има ситуации, когато по-дълъг срок на съхранение може да се обоснове. Например видеоснимки, които са част от текущо разследване на кража, спор с доставчик, където видеоснимките служат като доказателство, или искане на полицията в рамките на наказателно дело. В тези случаи не съхранявате целия набор от снимки по-дълго, а изолирате релевантния фрагмент и изтривате останалото според обичайния срок. Тази селекция и причината за нея най-добре документирате в момента на събитието, а не впоследствие.
Камерите трябва да фигурират и в регистъра на обработката
Видеонаблюдението е обработка на лични данни като всяка друга и следователно трябва да фигурира като отделен елемент в регистъра на обработката: с целта, срока на съхранение, кой има достъп до снимките и дали има възможност да се сняжат кадри от публичното пространство (което изисква допълнително внимание). Много предприемачи забравят този елемент, защото не е SaaS инструмент или доставчик, а собствена система. В знанията база, където сроците на съхранение са разработени за всяка ситуация видеонаблюдението е представено като отделна тема наред с други често задавани въпроси за сроковете на съхранение.
Какво се случва, ако служител или клиент поиска снимките
Лице, което фигурира на видеоснимките, може да поиска достъп. Това не е необичайно искане: попада под общите права на лицата. На практика това означава, че трябва да можете да покажете или предоставите снимките, в които се вижда лицето, като направите другите лица на видеоснимките неразпознаеми. Колкото по-кратък е вашият срок на съхранение, толкова по-малък е рискът да трябва да организирате това с действие назад върху голямо количество материал.
Видеоснимки и нарушение в защитата на данните
Отделен момент, но важен: ако твърд диск с видеоснимки бъде откраден, система бъде хакната или снимките станат случайно широко достъпни, това е по принцип нарушение на защитата на данните като всяко друго. Вопросът дали трябва да се докладва на Органът по защита на данните зависи от риска за лицата на снимките. Ако се сумнявате по този въпрос, можете да го в пет въпроса видите къде сте проверите.
Защита на самите видеоснимки
Освен периодът на съхранение, важно е и кой има достъп до записите. Система, която всеки на обекта може да използва с една парола, не отговаря на принципа, че достъпът трябва да бъде ограничен до тези, които го наистина нуждаят. Повече информация за това, което е обичайно в този случай, прочетете в как данните, като видеозаписи от камери, трябва да бъдат защитени.
Дали вашият настоящ период на съхранение и правилата за достъп отговарят на вашата конкретна ситуация, е нещо, което е най-добре да обсъдите с юрист или, ако имате съмнения относно задължението за докладване, със самата Autoriteit Persoonsgegevens. Ако искате първо да си направите представа къде видеонаблюдението трябва да бъде включено в вашия регистър и документация, можете да направите бесплатната бърза проверка или да прочетете темите, свързани с данни на служители и камери.