Πόσο καιρό μπορώ να διατηρήσω κορυφαίες εικόνες της εταιρείας μου;
Ο ίδιος ο GDPR δεν ορίζει καθορισμένη προθεσμία για δεδομένα βίντεο από κάμερες. Ο κανονισμός απαιτεί ότι τα δεδομένα προσώπων δεν διατηρούνται περισσότερο από όσο είναι αναγκαίο για τον σκοπό για τον οποίο συλλέχθησαν, και αφήνει στον ίδιο τον οργανισμό να καθορίσει αυτή την προθεσμία και να μπορεί να την δικαιολογήσει.
Για την επιτήρηση με κάμερες στον χώρο εργασίας ή σε κατάστημα ή επιχειρηματικό χώρο, η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσώπων προτείνει στις κατευθυντήριές της ως κριτήριο μια προθεσμία διατήρησης περίπου τεσσάρων εβδομάδων, εκτός αν υπάρχει συγκεκριμένος λόγος για τη διατήρηση των δεδομένων βίντεο για περισσότερο χρόνο. Αυτό το κριτήριο δεν υπάρχει ακριβώς σ' αυτή τη μορφή στον κανονισμό, αλλά αποτελεί τον τρόπο με τον οποίο η εποπτική αρχή εφαρμόζει την αρχή της ελαχιστοποίησης δεδομένων για αυτή την ειδική περίπτωση. Όποιος διατηρεί κατά βάση τα δεδομένα για τρεις μήνες ή περισσότερο χωρίς εύλογο λόγο αποκλίνει από αυτό το κριτήριο.
Γιατί τέσσερις εβδομάδες και όχι περισσότερο;
Ο σκοπός της επιτήρησης με κάμερες είναι συνήθως η ασφάλεια: η πρόληψη κλοπής, η διερεύνηση διαρρήξεων, η ανακατασκευή περιστατικών με προσωπικό ή επισκέπτες. Μόλις δεν ισχύει πλέον αυτός ο σκοπός, εξαλείφεται και η βάση για τη διατήρηση των δεδομένων βίντεο. Τέσσερις εβδομάδες θεωρούνται η περίοδος στην οποία ένα περιστατικό συνήθως παρατηρείται και αναφέρεται: μια ανακοίνωση ταμείου, μια παράπονο, ένα κρούσμα ζημίας. Αν διατηρείτε κατά βάση περισσότερο, πρέπει να μπορέσετε να εξηγήσετε γιατί αυτό είναι αναγκαίο για την περίπτωσή σας, για παράδειγμα επειδή οι έλεγχοι διενεργούνται μόνο μετά από ένα μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.
Πότε μια μεγαλύτερη προθεσμία είναι δικαιολογημένη
Υπάρχουν περιστάσεις στις οποίες μια μεγαλύτερη προθεσμία διατήρησης μπορεί να δικαιολογηθεί. Σκεφθείτε δεδομένα βίντεο που αποτελούν μέρος μιας τρέχουσας έρευνας για κλοπή, μια διαφορά με έναν προμηθευτή όπου τα δεδομένα βίντεο χρησιμεύουν ως αποδεικτικό στοιχείο, ή ένα αίτημα της αστυνομίας στο πλαίσιο μιας ποινικής υπόθεσης. Σε αυτές τις περιπτώσεις δεν διατηρείτε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων βίντεο για περισσότερο χρόνο, αλλά απομονώνετε το σχετικό τμήμα και διαγράφετε τα υπόλοιπα σύμφωνα με την κανονική προθεσμία. Είναι καλό να καταγράψετε αυτή την επιλογή και το σκεπτικό της κατά τη στιγμή, όχι αργότερα.
Οι κάμερες θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνονται στο αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας
Η παρακολούθηση με κάμερα είναι επεξεργασία δεδομένων προσώπων όπως κάθε άλλη, και επομένως θα πρέπει να εμφανίζεται ως ξεχωριστό τμήμα στο αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας: με τον σκοπό, την περίοδο διατήρησης, ποιοι έχουν πρόσβαση στις εικόνες και εάν παρακολουθούνται εξωτερικές περιοχές (με κίνδυνο να περιλαμβάνονται εικόνες του δημόσιου δρόμου, το οποίο απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή). Πολλοί επιχειρηματίες ξεχνούν αυτό το τμήμα επειδή δεν πρόκειται για εργαλείο SaaS ή προμηθευτή, αλλά για ένα δικό τους σύστημα. Στην τη βάση γνώσης όπου οι περίοδοι διατήρησης έχουν επιλεγεί ανά περίσταση η παρακολούθηση με κάμερα εμφανίζεται ως ξεχωριστό θέμα δίπλα σε άλλες συχνές περιόδους διατήρησης.
Τι θα γίνει εάν ένας υπάλληλος ή πελάτης ζητήσει τις εικόνες
Ένα φυσικό πρόσωπο που εμφανίζεται στις εικόνες μπορεί να ζητήσει πρόσβαση. Αυτό δεν είναι ένα ασυνήθιστο αίτημα: εμπίπτει στα συνηθισμένα δικαιώματα των φυσικών προσώπων. Πρακτικά, αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να μπορείτε να δείξετε ή να παραδώσετε τις εικόνες στις οποίες εμφανίζεται ο αιτών, με τα άλλα πρόσωπα στις εικόνες να μην είναι αναγνωρίσιμα. Όσο μικρότερη είναι η περίοδος διατήρησής σας, τόσο μικρότερος είναι ο κίνδυνος να χρειαστεί να οργανώσετε αυτό αναδρομικά σε μεγάλη ποσότητα υλικού.
Εικόνες κάμερας και παραβίαση δεδομένων
Ένα ξεχωριστό σημείο, αλλά σχετικό: εάν ένας σκληρός δίσκος με εικόνες κάμερας κλαπεί, ένα σύστημα χακάρεται ή οι εικόνες γίνουν κατά λάθος ευρέως προσβάσιμες, αυτό είναι κατ' αρχήν μια παραβίαση δεδομένων όπως οποιαδήποτε άλλη. Το ερώτημα εάν θα πρέπει να αναφερθεί στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων εξαρτάται από τον κίνδυνο για τα πρόσωπα στις εικόνες. Εάν έχετε αμφιβολίες σχετικά με αυτό, μπορείτε να παρακάτω σε πέντε ερωτήσεις δείχνει πού βρίσκεστε το ελέγξετε.
Ασφάλεια των ίδιων των εικόνων
Εκτός από την περίοδο διατήρησης, έχει σημασία και ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στις εικόνες. Ένα σύστημα που μπορεί να προσπελαθεί από οποιονδήποτε στο δάπεδο με έναν κωδικό πρόσβασης δεν ταιριάζει καλά με την αρχή ότι η πρόσβαση πρέπει να περιορίζεται σε αυτούς που την χρειάζονται πραγματικά. Περισσότερα σχετικά με το τι είναι συνηθισμένο σε αυτό, μπορείτε να διαβάσετε παρακάτω πώς τα δεδομένα όπως τα πλάνα της κάμερας πρέπει να προστατεύονται.
Εάν η τρέχουσα περίοδος διατήρησης και το καθεστώς πρόσβασης σας ταιριάζουν με την ειδική κατάσταση, είναι κάτι που είναι καλύτερο να συζητήσετε με έναν νομικό ή, εάν έχετε αμφιβολίες σχετικά με την υποχρέωση ενημέρωσης, με την ίδια την Αρχή Προστασίας Δεδομένων. Εάν θέλετε πρώτα να αποκτήσετε μια εικόνα σχετικά με το πού ανήκει η παρακολούθηση με κάμερα στο μητρώο και την τεκμηρίωση, μπορείτε να κάνετε τη δωρεάν γρήγορη σάρωση ή να διαβάσετε τα θέματα γύρω από τα δεδομένα προσωπικού και τις κάμερες.