Kako dugo mogu čuvati video snimke s kamera na svojem radnom mjestu?
Sama GDPR-uredba ne navodi fiksnu rok čuvanja za video snimke. Uredba propisuje da se osobni podaci ne čuvaju duže nego što je potrebno za svrhu prikupljanja, a prepušta samoj organizaciji da odredbi taj rok i bude sposobna ga objasniti.
Za nadzor kamerama na radnom mjestu ili u dućanu ili poslovnoj hali, Autoritet za zaštitu podataka u svojim smjernicama kao polaznu točku primjenjuje rok čuvanja od približno četiri tjedna, osim ako postoji konkretan razlog za duže čuvanje snimki. Ta polazna točka nije doslovno navedena u zakonu, već je to način na koji nadzorni organ primjenjuje načelo minimiziranja podataka u ovoj specifičnoj situaciji. Tko standardno čuva tri mjeseca ili duže bez razloga, odstupa od te polazne točke.
Zašto četiri tjedna, a ne duže
Svrha nadzora kamerama je uglavnom sigurnost: sprječavanje krađe, istraživanje provala, rekonstrukcija incidenata s osobljem ili posjetiteljima. Čim ta svrha više ne postoji, prestaje i osnova za čuvanje snimki. Četiri tjedna smatraju se razdobljem u kojem se incident obično primijeti i prijavi: razlika u kasi, pritužba, slučaj štete. Ako redovito čuvate duže, morate biti u stanju objasniti zašto je to potrebno u vašoj situaciji, primjerice jer se kontrole provode tek nakon duže ciklusa.
Kada se duža rok čuvanja može opravdati
Postoje situacije u kojima se duža rok čuvanja može potkrijepiti. Pomislite na snimke koje su dio tekućeg istraživanja krađe, spor s dobavljačem gdje video snimke služe kao dokaz, ili zahtjev policije u sklopu kaznene stvari. U tim slučajevima ne čuvate cijeli set snimki duže, već izdvajate relevantni fragment i ostatak brišete prema uobičajenoj roku. Tu selekciju i razlog za nju najbolje je dokumentirati u trenutku, ne naknadno.
Kamere se trebaju nalaziti i u registru obrade
Nadzor kamerama je obrada osobnih podataka kao i svaka druga, i stoga bi trebala biti zasebna stavka u registru obrade: sa svrhom, rokom čuvanja, tko ima pristup snimkama i postoji li mogućnost snimanja izvan prostora (sa šansom za snimke javne ceste, što zahtijeva dodatnu pažnju). Mnogi poduzetnici zaborave na ovaj dio jer se ne radi o SaaS-alatu ili dobavljaču, već o vlastitom sustavu. U bazi znanja gdje su roki čuvanja razrađeni po situaciji nadzor kamerama je zasebna tema uz ostala česta pitanja o rokovima čuvanja.
Što ako zaposlenik ili kupac zatraži snimke
Osoba čiji se podaci nalaze na snimkama može zatražiti pristup. To nije neuobičajen zahtjev: on spada pod obična prava osoba čiji se podaci obrađuju. U praksi to znači da morate biti u stanju prikazati ili dostaviti snimke na kojima se tražitelj pojavljuje, s ostalim osobama na snimkama učinjenim nepoznatljivima. Što je vaša rok čuvanja kraća, manji je rizik da to trebate organizirati retroaktivno na velikoj količini materijala.
Video snimke i sigurnosna povreda
Odvojena točka, ali relevantna: ako se tvrdi disk sa video snimkama ukrade, sustav bude hakiran ili snimke slučajno postanu dostupne na široku, to je u početku sigurnosna povreda kao i svaka druga. Pitanje je li to trebalo prijaviti Autoritetu za zaštitu podataka ovisi o riziku za osobe na snimkama. Ako ste nesigurni, to možete u pet pitanja pokazuje gdje ste provjeriti.
Sigurnost samih snimki
Pored vremenske ograničenosti čuvanja također je važno tko može pristupiti snimkama. Sustav kojemu svi na mjestu rada mogu pristupiti s jednom lozinkom ne odgovara principu da pristup mora biti ograničen samo na one kojima je to doista potrebno. Više o tome što je pri tome uobičajeno pročitajte pod kako se podaci poput snimki nadzornih kamera moraju zaštititi.
Je li vaša sadašnja vremenskog ograničenost čuvanja i pravila pristupa primjerena vašoj konkretnoj situaciji nešto je što je najbolje razmotriti sa pravnikom ili, ako ste nesigurni u vezi s obvezom obavijesti, sa samom Upravom za zaštitu podataka. Želite li prvo sami stvoriti sliku o tome gdje nadzor kamerama pripada u vašem registru i dokumentaciji, tada možete obaviti besplatnu brzinu provjeru ili pročitati teme vezane uz podatke zaposlenika i kamere.