Ako dlho môžem uchovávať záznamy z kamier mojej spoločnosti?
Samotné nariadenie GDPR neurčuje pevný termín uchovania záznamu z kamier. Nariadenie stanovuje, že osobné údaje sa nesmú uchovávať dlhšie, ako je potrebné na účel, na ktorý boli zbierané, a ponecháva organizácii možnosť určiť si ten termín a vedieť ho zdôvodniť.
Pri kameracom dohľade na pracovnej ploche, v obchode alebo v priestoroch spoločnosti Úrad na ochranu osobných údajov vo svojich usmerneniach vychádza zo základného predpokladu, že záznamy sa majú uchovávať približne štyri týždne, pokiaľ neexistuje konkrétny dôvod na ich dlhšie uchovávanie. Tento predpoklad nie je v zákone uvedený doslova, ale predstavuje spôsob, akým regulačný orgán uplatňuje princíp minimalizácie údajov v tejto konkrétnej situácii. Kto štandardne uchováva záznamy tri mesiace alebo dlhšie bez patričného dôvodu, odchádza od tohto predpokladu.
Prečo štyri týždne a nie dlhšie
Účelom kamerového dohľadu je väčšinou bezpečnosť: prevenciu krádeží, objasňovanie vlámov, rekonštrukciu incidentov s personálom alebo návštevníkmi. Akonáhle prestane platiť tento účel, zanikne aj dôvod na uchovávanie záznamu. Štyri týždne sa považujú za obdobie, v ktorom sa incident normálne zistí a nahlási: rozpor v pokladni, sťažnosť, škodná udalosť. Ak uchováte záznamy štandardne dlhšie, musíte vedieť vysvetliť, prečo je to potrebné vo vašej situácii, napríklad preto, že kontroly prebiehajú až po dlhšom cykle.
Kedy je dlhší termín uchovania opodstatnený
Existujú situácie, v ktorých je dlhší termín uchovania opodstatnený. Pomyslite na záznamy, ktoré sú súčasťou prebiehajúceho vyšetrovania krádeže, sporu s dodávateľom, kde slúžia záznamy ako dôkaz, alebo na žiadosť polície v rámci trestného konania. V týchto prípadoch neuchovávate celý súbor záznamu dlhšie, ale izolujete relevantný úsek a zvyšok vymažete podľa bežného termínu. Túto výberu a dôvod za ňou je najlepšie zaznamenať v daný čas, nie retrospektívne.
Kamery musia byť aj v registri spracovateľských činností
Kamerový dohľad je spracovanie osobných údajov ako všetky ostatné a preto sa musí v registri spracovateľských činností objaviť ako samostatný prvok: s účelom, termínom uchovania, tým, kto má prístup k záznamom, a či sa úplne pozorujú aj záznamy s možnosťou zachytenia verejného priestoru (čo si vyžaduje dodatočnú pozornosť). Väčšina podnikateľov na tento prvok zabudne, pretože nejde o SaaS nástroj ani o dodávateľa, ale o vlastný systém. V poznanej základni, kde sú termíny uchovania priradené podľa situácie je kamerový dohľad uvedený ako samostatné číslo vedľa ďalších často kladených termínov uchovania.
Čo ak si zamestnanec alebo zákazník vyžiada záznamy
Osoba, ktorej údaje na záznamoch figurujú, si môže vyžiadať prístup. Nejde o nezvyklé opytovanie: patrí medzi bežné práva dotknutých osôb. Z praktického hľadiska to znamená, že musíte vedieť záznam, na ktorom sa žiadateľ nachádza, zobraziť alebo odovzdať, s osadením ostatných osôb na záznamoch znemožneným rozpoznaním. Čím kratší je váš termín uchovania, tým menšia je šanca, že budete musieť túto operáciu podľa potreby robiť s veľkým množstvom materiálu.
Záznamy z kamier a porušenie ochrany údajov
Samostatný bod, ale relevantný: ak je pevný disk so záznamami z kamier ukradnutý, systém je hackersky napadnutý alebo sú záznamy omylom všeobecne dostupné, ide v zásade o porušenie ochrany údajov ako všetko ostatné. Otázka, či sa to musí nahlásť Úradu na ochranu osobných údajov, závisí od rizika pre osoby na záznamoch. Ak si tým nie ste istí, môžete si to vidí v piatich otázkach, kde sa nachádzate overiť.
Bezpečnosť samotných záznamov
Okrem doby uchovávania má bedeutenie aj to, kto má prístup k záznamom. Systém, ktorý môže každý na pracovnej ploche ovládať s jedným heslom, sa nezhoduje s princípom, že prístup by mal byť obmedzený len na tých, ktorí ho naozaj potrebujú. Viac o tom, čo je v tomto kontexte obvyklé, si môžete prečítať v časti ako musia byť údaje, ako sú zábery z kamier, chránené.
To, či vaša aktuálna doba uchovávania a pravidlá prístupu zodpovedajú vašej špecifickej situácii, je niečo, čo si najlepšie prejednáte s právnikom alebo, ak si nie ste istí povinnosťou hlásiť, s Úradom na ochranu osobných údajov. Ak si chcete najprv vytvoriť predstavu o tom, kam patrí monitorovanie pomocou kamier vo vašom registri a dokumentácii, môžete si urobiť bezplatnú rýchlu kontrolu alebo si prečítať témy týkajúce sa údajov zamestnancov a kamier.