Kuinka kauan saan säilyttää yritykseeni kuuluvaa kamerakuvaa?
AVG itsessään ei määritä kiinteää säilytysaikaa kameravalvontaa-aineistolle. Asetus edellyttää, että henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on välttämätöntä siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty, ja jättää organisaatiolle itselle vastuun säilytysajan määrittämisestä ja perustelemisesta.
Työpaikalla, myymälässä tai liiketoimintahallissa tapahtuvan kameravalvonnan osalta Tietosuojaviranomainen noudattaa ohjeissaan lähtökohtana noin neljän viikon säilytysaikaa, ellei ole konkreettista syytä säilyttää aineistoa pidempään. Tämä lähtökohta ei ole sanamuodossaan laissa, vaan se on tapa, jolla valvontaviranomainen soveltaa tietojen minimoinnin periaatetta tähän erityistilanteeseen. Jos säilytetään säännönmukaisesti kolme kuukautta tai pidempään ilman perusteita, poiketaan tästä lähtökohdasta.
Miksi neljä viikkoa eikä pidempään
Kameravalvonnan tarkoitus on yleensä turvallisuus: varkauksien ennaltaehkäisy, murtojen selvittäminen, henkilöstöön tai vierailijaseihin liittyvien poikkeamien jäljittäminen. Kun tarkoitus raukeaa, lakkaa myös aineiston säilyttämisen perusta. Neljää viikkoa pidetään ajanjaksona, jonka kuluessa poikkeama yleensä huomataan ja ilmoitetaan: kassapuute, reklamaatio, vahinko. Jos säilytätte säännönmukaisesti pidempään, on pystyttävä perustelemaan, miksi se on tarpeen teidän tilanteessanne, esimerkiksi siksi, että tarkastukset tapahtuvat vasta pitemmän jakson jälkeen.
Milloin pidempää säilytysaikaa voi perustella
On tilanteita, joissa pidempää säilytysaikaa voi perustella. Ajattele kuvia, jotka ovat osa meneillään olevaa varkauksiin liittyvää tutkintaa, riitaa toimittajan kanssa, jossa kameravalvonta toimii todisteena, tai poliisin pyyntöä rikosasian yhteydessä. Näissä tapauksissa ette säilytä koko kuvajoukosta pidempään, vaan eristetään asianmukainen katkelma ja poistetaan loput normaalin säilytysajan mukaisesti. Tämä valinta ja sen peruste on parasta kirjata ylös heti, ei jälkikäteen.
Kamerat kuuluvat myös käsittelyrekisteriin
Kameravalvonta on henkilötietojen käsittelyä kuten mikä tahansa muukin, ja sen pitäisi siksi olla erillinen osa käsittelyrekisterissä: tarkoituksineen, säilytysaikanaan, sen kanssa, kenellä on pääsy kuviin ja katsotaanko ulospäin (jolloin on riski saada kuvia julkisesta tiestä, mikä vaatii erityistä huomiota). Monet yrittäjät unohtavat tämän osan, koska se ei ole SaaS-työkalu tai toimittaja, vaan oma järjestelmä. Siinä tietopankissa jossa säilytysajat on valittu tilanteen mukaan kameravalvonta on erillinen aihe muiden usein kysyttyjen säilytysaikojen rinnalla.
Mitä jos työntekijä tai asiakas pyytää kuvista
Henkilö, joka näkyy kuvissa, voi pyytää pääsyä. Tämä ei ole poikkeuksellinen pyyntö: se kuuluu henkilöiden tavallisiin oikeuksiin. Käytännössä tämä tarkoittaa, että sinun on pystyttävä näyttämään tai toimittamaan kuvat, joissa pyytäjä näkyy, jolloin muut henkilöt kuvissa on tehty tunnistamattomiksi. Mitä lyhyempi säilytysaikasi on, sitä pienempi on riski, että sinun on tätä jälkikäteen järjestettävä suurelle määrälle materiaalia.
Kamerakuvat ja tietosuojaloukkaus
Erillinen asia, mutta silti relevantti: jos kovalevy, jolla on kamerakuvia, varastetaan, järjestelmä hakkeroitaan tai kuvat ovat vahingossa laajasti saatavilla, se on periaatteessa tietosuojaloukkaus kuten mikä tahansa muukin. Kysymys siitä, onko se ilmoitettava Tietosuojaviranomaiselle, riippuu ihmisten riskistä kuvissa. Jos olet epävarma asiasta, voit viidessä kysymyksessä näet, missä tilanteessa olet tarkistaa sen.
Kuvien itse turvallisuus
Tallennusajan lisäksi merkitystä on sillä, kuka pääsee kuviin käsiksi. Järjestelmä, jota jokainen lattiatason työntekijä voi käyttää yhdellä salasanalla, ei ole yhteensopiva periaatteen kanssa, että pääsy on rajoitettava niihin, joilla on siihen todellinen tarve. Lisätietoja siitä, mitä tässä asiassa on tavanomaista, löydät kohdasta kuinka tietoja, kuten kamerakuvia, on suojattava.
Se, sopivatko nykyinen tallennusaikasi ja pääsyn hallintasäännöksesi tilanteeseesi, kannattaa parhaiten käydä läpi juristin kanssa tai – jos olet epävarma ilmoitusvelvollisuudesta – Tietosuojavaltuutetun kanssa. Jos haluat ensin saada itse käsityksen siitä, mihin valvontakamerat kuuluvat rekisteriin ja dokumentaatioon, voit tehdä ilmaisen pika-arvioin tai lukea työntekijöiden tietojen ja kameroiden aiheista.