Cât timp pot să păstrez imagini de la camerele de supraveghere ale afacerii mele?
GDPR-ul în sine nu menționează un termen fix pentru imaginile de cameră. Regulamentul prevede că datele cu caracter personal nu se păstrează mai mult decât este necesar pentru scopul în care au fost colectate și lasă organizației sarcina de a determina și justifica acel termen.
Pentru supravegherea prin cameră pe locul de muncă sau într-un magazin sau hală de producție, Autoritatea pentru Protecția Datelor aplică în ghidurile sale ca punct de plecare un termen de păstrare de aproximativ patru săptămâni, cu excepția cazului în care există o justificare concretă pentru păstrarea imaginilor mai mult timp. Acest punct de plecare nu figurează literal în lege, dar este modul în care autoritatea de supraveghere interpretează principiul minimizării datelor pentru această situație specifică. Cine păstrează în mod standard trei luni sau mai mult fără motive concrete se abate de la acest punct de plecare.
De ce patru săptămâni și nu mai mult
Scopul supravegierii prin cameră este de obicei securitatea: prevenirea furtului, investigarea spargerii, reconstruirea incidentelor cu angajații sau vizitatorii. Odată ce scopul nu mai este relevant, motivul pentru păstrarea imaginilor încetează. Patru săptămâni este considerat perioada în care un incident este de obicei observat și raportat: o discrepanță de casă, o plângere, un prejudiciu. Dacă păstrați în mod standard mai mult, trebuie să puteți explica de ce este necesar pentru situația dumneavoastră, de exemplu pentru că verificările au loc doar după un ciclu mai lung.
Când este justificat un termen mai lung de păstrare
Există situații în care un termen mai lung de păstrare poate fi justificat. Gândiți-vă la imagini care fac parte dintr-o investigație în curs privind un furt, la o dispută cu un furnizor în care imaginile de cameră servesc ca dovadă, sau la o cerere a poliției în contextul unui dosar penal. În aceste cazuri, nu păstrați toata setul de imagini mai mult, ci izolați fragmentul relevant și ștergeți restul conform termenului obișnuit. Această selecție și motivul pentru aceasta sunt cel mai bine documentate în momentul respectiv, nu ulterior.
Camerele trebuie incluse și în registrul de prelucrare
Supravegherea prin cameră este o prelucrare de date cu caracter personal ca oricare alta și, prin urmare, trebuie să apară ca secțiune separată în registrul de prelucrare: cu scopul, termenul de păstrare, cine are acces la imagini și dacă există observații către exterior (cu posibilitatea de imagini din spațiul public, ceea ce cere atenție suplimentară). Mulți antreprenori uită de această secțiune pentru că nu implică un instrument SaaS sau un furnizor, ci un sistem propriu. În baza de cunoștințe unde termenii de păstrare au fost analizați pentru fiecare situație supravegherea prin cameră apare ca subiect separat alături de alți termeni frecvent întrebați despre păstrare.
Ce se întâmplă dacă un angajat sau client solicită imaginile
O persoană vizată care apare pe imagini poate solicita acces. Nu este o cerere neobișnuită: se încadrează în drepturile ordinare ale persoanelor vizate. Din punct de vedere practic, aceasta înseamnă că trebuie să puteți afișa sau preda imaginile pe care apare solicitantul, cu alte persoane de pe imagini redate neidentificabile. Cu cât termenul de păstrare este mai scurt, cu atât mai mică este probabilitatea de a trebui să organizați retroactiv aceasta pentru o cantitate mare de material.
Imagini de cameră și o încălcare de date
Un punct separat, dar relevant: dacă un hard disk cu imagini de cameră este furat, un sistem este piratat sau imaginile sunt accidental accesibile pe scară largă, este în principiu o încălcare de date ca oricare alta. Intrebarea dacă trebuie raportată Autorității pentru Protecția Datelor depinde de riscul pentru persoanele de pe imagini. Dacă aveți îndoieli în privința acestui aspect, puteți în cinci întrebări vedeți unde vă aflați verifica.
Protecția imaginilor în sine
Pe lângă termenul de păstrare, conteaza și cine poate accesa imaginile. Un sistem care poate fi accesat de oricine pe teren cu o singură parolă nu se potrivește bine cu principiul conform căruia accesul trebuie să fie limitat doar la cei care într-adevăr au nevoie. Aflați mai multe despre ce este obișnuit în acest context sub cum trebuie protejate datele, cum ar fi imaginile din camere de supraveghere.
Dacă termenul dvs. actual de păstrare și regula de acces se potrivesc situației dvs. specifice este ceva pe care o discutați cel mai bine cu un jurist sau, în caz de îndoieli cu privire la obligația de raportare, direct cu Autoritatea pentru Protecția Datelor. Dacă doriți mai întâi să vă faceți o imagine despre locul în care supravegherea prin camere se încadrează în registrul și documentația dvs., puteți efectua scanarea rapidă gratuită sau puteți citi subiectele legate de datele personalelor și camere.