Kiek ilgai galiu saugoti savo verslo vaizdo įrašus?
Pati BDAR nenurodo fiksuoto vaizdo įrašų saugojimo laikotarpio. Reglamente nurodyta, kad asmeniniai duomenys turi būti saugomi ne ilgiau nei būtina tikslo, kuriam jie buvo surinkti, pasiekimui, o pati organizacija turi nustatyti šį laikotarpį ir sugebėti jį paaiškinti.
Dėl vaizdo stebėjimo gamybos ceche, parduotuvėje arba verslo salėje Duomenų apsaugos institucija savo gairėse naudoja orientacinį apie keturių savaičių saugojimo laikotarpį, nebent turima konkreti priežastis ilgiau saugoti įrašus. Šis principas nėra tiesiogiai nurodomas įstatyme, bet tai – būdas, kuriuo priežiūros institucija taikysto duomenų minimumo principą šioje specifinėje situacijoje. Kas standartiškai saugo tris mėnesius ar ilgiau, neturėdamas tam jokios priežasties, nukrypsta nuo šio principo.
Kodėl keturios savaitės, o ne ilgiau
Vaizdo stebėjimo tikslas paprastai yra saugumas: numatyti vagystę, išaiškinti įsilaužimus, rekonstruoti incidentus su darbuotojais ar lankytojais. Kai tik tas tikslas nebetaikomas, nyksta ir vaizdo įrašų saugojimo pagrindas. Keturios savaitės laikomos laikotarpiu, per kurį incidentas paprastai pastebimas ir pranešamas: suma kasoje neatitinka, skunda, žalos atvejai. Jei jūs standartiškai saugote ilgiau, turite sugebėti paaiškinti, kodėl tai reikalinga jūsų situacijai, pavyzdžiui, nes patikros atliekamos tik po ilgesnio ciklo.
Kada ilgesnis laikotarpis yra pagrįstas
Yra situacijų, kuriose ilgesnis saugojimo laikotarpis yra pagrįstas. Galvokite apie vaizdo įrašus, kurie yra dalimi tiriamos vagystės bylos, ginčo su tiekėju, kuriame vaizdo įrašai tarnauja kaip įrodymas, arba policijos prašymo baudžiamajame procese. Tokiais atvejais jūs nesaugote visos vaizdo įrašų rinkinės ilgiau, bet išskiriate svarbų fragmentą ir likutį ištinate pagal įprastą laikotarpį. Šią atranką ir jos priežastį geriausia užregistruoti iš karto, ne vėliau.
Vaizdo kameros taip pat turi būti asmeninių duomenų tvarkos registre
Vaizdo stebėjimas yra asmeninių duomenų tvarkymas, kaip ir bet kuri kita, todėl turi figūruoti asmeninių duomenų tvarkos registre kaip atskiras skyrius: su tikslu, saugojimo laikotarpiu, kurie asmenys turi prieigą prie vaizdo įrašų ir ar stebima, kas vyksta lauke (su galimybe užfiksuoti viešos kelio dalies vaizdo, o tai reikalauja papildomo dėmesio). Daugelis verslininkų pamiršta šią dalį, nes tai nėra SaaS įrankis ar tiekėjas, bet sava sistema. In žinių banke, kuriame pagal situaciją atrinkti saugojimo laikotarpiai, vaizdo stebėjimas yra atskiras dalykas, esantis šalia kitų dažnai užduodamų klausimų apie saugojimo laikotarpius.
Kas, jei darbuotojas ar klientas prašo vaizdo įrašų
Asmuo, kuris rodomas vaizdo įraše, gali prašyti inžago teisės. Tai ne neįprastas prašymas: tai patenka į paprastas asmenų, kurie rodo duomenys, teises. Praktiškai tai reiškia, kad turite sugebėti parodyti arba perduoti vaizdo įrašus, kuriuose rodomas prašytojas, o kitus vaizdo įraše esančius asmenis padarydami nepažįstamuoliais. Kuo trumpesnis jūsų saugojimo laikotarpis, tuo mažesnė tikimybė, kad turėsite tai organizuoti sugrįžus į praeitį per didelius duomenų kiekius.
Vaizdo įrašai ir duomenų saugumo pažeidimas
Atskiras, bet aktualus dalykas: jei kietas diskas su vaizdo įrašais yra pavogtas, sistema įhakinta arba vaizdo įrašai netyčia yra plačiai prieinami, tai iš esmės yra duomenų saugumo pažeidimas, kaip ir bet kuris kitas. Klausimas, ar tai turi būti pranešta Duomenų apsaugos institucijai, priklauso nuo rizikos vaizdo įraše matomiems asmenims. Jei dėl to abejojate, galite penkiuose klausimuose parodo, kur jūs stovite tai patikrinti.
Pačių vaizdo įrašų apsauga
Be to saugojimo termino, svarbu ir tai, kas turi prieigą prie vaizdo. Sistema, kurią galima pasiekti iš grindų bet kuriame taške naudojant vieną slaptažodį, gerai neatitinka principo, kad prieiga turi būti ribojama tik tiems, kuriems ji tikrai reikalinga. Daugiau apie tai, kas šioje srityje yra įprasta, skaitykite toliau kaip duomenys, tokie kaip kamerinės nuotraukos, turi būti apsaugoti.
Tai, ar jūsų dabartinis saugojimo terminas ir prieigos taisyklės atitinka jūsų konkrečią situaciją, yra kažkas, ką geriausia aptarti su juridiniu patarėju arba, jei abejojate dėl pranešimo pareigos, su pačia Duomenų apsaugos institucija. Jei norite iš pradžių patys suprasti, kur kamerinė stebėsena turi vietos jūsų registre ir dokumentacijoje, galite atlikti nemokamą greitą skenavimą arba perskaityti temas apie darbuotojų duomenis ir kameras.