Jak dlouho mohu uchovávat videozáznamy ze své firmy?
Samotné GDPR neurčuje pevnou lhůtu pro videozáznamy. Nařízení stanoví, že osobní údaje se nesmějí uchovávat déle, než je nezbytné pro účel, pro který byly shromážděny, a ponechává na samotné organizaci, aby tuto lhůtu určila a byla schopna ji zdůvodnit.
Pro dozor kamerami na pracovní ploše, v obchodě nebo v průmyslovém prostoru Úřad pro ochranu osobních údajů ve svých pokynech vychází z doby uchování zhruba čtyři týdny, pokud neexistuje konkrétní důvod pro delší uchovávání záznamů. Tento výchozí rámec není doslova napsán v zákoně, ale jedná se o způsob, jakým dohledový orgán naplňuje zásadu minimalizace údajů v tomto konkrétním případě. Pokud běžně uchovávate záznamy tři měsíce nebo déle bez důvodu, odchylujete se od tohoto výchozího rámce.
Proč čtyři týdny a ne déle
Účelem dozoru kamerami je obvykle bezpečnost: prevence krádeží, objasňování vloupání, rekonstrukce incidentů s personálem nebo návštěvníky. Jakmile už účel neplatí, zaniká i důvod pro uchovávání záznamů. Čtyři týdny se považují za období, během kterého je incident obvykle zaznamenán a nahlášen: rozdíl v pokladně, stížnost, pád. Pokud běžně uchovávate záznamy déle, musíte být schopni vysvětlit, proč je to pro vaši situaci nezbytné, například proto, že kontroly probíhají až po delším cyklu.
Kdy lze zdůvodnit delší dobu uchování
Existují situace, kdy lze delší dobu uchovávání zdůvodnit. Mysleme na záznamy, které jsou součástí běžícího vyšetřování krádeže, sporu s dodavatelem, kde slouží videozáznamy jako důkaz, nebo žádost od policie v rámci trestního řízení. V těchto případech neuchovávate delší dobu celou sadu záznamů, ale izolujete příslušný úsek a zbývající část smažete podle běžné lhůty. Tuto výběr a důvod pro něj si nejlépe poznamenejte v okamžiku, kdy k tomu dojde, ne později.
Kamery patří také do registru zpracování
Dozor kamerami je zpracování osobních údajů jako jakékoli jiné a mělo by tedy být zaznamenáno jako samostatná složka v registru zpracování: s účelem, dobou uchování, tím, kdo má přístup k záznamům, a zda se hledá mimo areál (s možností záběru veřejné silnice, což vyžaduje zvláštní pozornost). Mnoho podnikatelů zapomíná na tuto složku, protože se nejedná o nástoj SaaS či dodavatele, ale o vlastní systém. V znalostní bázi, kde jsou doby uchování pro různé situace vybírány je dozor kamerami uveden jako samostatné téma spolu s dalšími často kladenými otázkami o době uchování.
Co když si zaměstnanec nebo zákazník vyžádá záznamy
Subjekt, který se v záznamech objevuje, si může vyžádat přístup. Není to neobvyklá žádost: patří k běžným právům subjektů údajů. V praxi to znamená, že musíte být schopni zobrazit nebo poskytnout záznamy, na kterých se žadatel objevuje, přičemž ostatní osoby na záznamech budou nepoznatelné. Čím kratší je vaša doba uchování, tím menší je riziko, že to budete muset dodatečně organizovat na velkém množství materiálu.
Videozáznamy a únik dat
Samostatný bod, ale přesto relevantní: pokud je ukradena pevný disk se videozáznamy, systém je napaden nebo se záznamy stanou zcela přístupné omylem, jde v zásadě o únik dat jako jakýkoli jiný. Otázka, zda musí být nahlášen Úřadu pro ochranu osobních údajů, závisí na riziku pro osoby na záznamech. Pokud si nejste jisti, v pěti otázkách vám ukáže, kde stojíte můžete si to ověřit.
Zabezpečení samotných záznamů
Kromě doby uchovávání hraje roli také to, kdo má přístup k záznamu. Systém, který může kdokoli na pracovníku použít s jedním heslem, se špatně shoduje se zásadou, že přístup musí být omezen na ty, kteří ho opravdu potřebují. Více o tom, co je v této oblasti běžné, si přečtete níže jak musí být data, jako jsou záznamy z kamer, zabezpečena.
Zda vaše současná doba uchovávání a pravidla přístupu vyhovují vaší konkrétní situaci, je něco, co se nejlépe doporučuje konzultovat s právníkem nebo v případě pochybností o oznamovací povinnosti přímo s Úřadem na ochranu osobních údajů. Chcete-li si nejprve sami udělat představu o tom, kam v rámci vaší evidence a dokumentace patří kamerový dohled, můžete provést bezplatný rychlý sken nebo si přečíst témata týkající se osobních údajů zaměstnanců a kamer.