Cik ilgi es drīkstu glabāt sava uzņēmuma kamera materiālus?
Pati VDAR nenurodīja fiksētu glabāšanas laiku kameras ierakstiem. Regulējums nosaka, ka personas dati netiek glabāti ilgāk nekā nepieciešams mērķim, kuram tie tika iegūti, un sniedz organizācijai pašai tiesības noteikt šo termiņu un spēt to pamatot.
Kameru uzraudzībai darbnīcā, veikalā vai uzņēmuma telpās Datu pārvaldības iestāde savos vadlīnijās ņem par ieteicamo aptuveni četru nedēļu glabāšanas termiņu, ja vien nav konkrēta iemesla ierakstus glabāt ilgāk. Šis standarti nav burtiski norādīts likumā, bet tā ir veids, kā uzraugs piemēro datu minimuma principu šajā konkrētajā situācijā. Ja regulāri glabāto trīs mēnešus vai ilgāk bez pamatota iemesla, tas neatbilst šim standartam.
Kāpēc četras nedēļas, nevis ilgāk?
Kameru uzraudzības mērķis parasti ir drošība: novērst zādzības, atklāt ielaušanās gadījumus, rekonstruēt negadījumus ar personālu vai apmeklētājiem. Tiklīdz šis mērķis vairs nespēlē, pazūd arī iemesls ierakstus glabāt. Četras nedēļas ir tā periodā, kurā negadījums parasti tiek pamanīts un paziņots: naudas starpība, sūdzība, zaudējums. Ja jūs regulāri glabājat ilgāk, jums jāvar pamatot, kāpēc tas jūsu situācijai ir nepieciešams, piemēram, ja pārbaudes notiek tikai pēc ilgāka laika cikla.
Kad ilgāks glabāšanas termiņš ir pamatojams
Ir situācijas, kurās ilgāks glabāšanas termiņš ir pamatojams. Piemēram, ieraksti, kas ir daļa no nepabeigtās izmeklēšanas par zādzību, strīds ar piegādātāju, kur kameras ieraksti kalpo kā pierādījums, vai policijas pieprasījums kriminālprocesā. Šajos gadījumos jūs neglabājat visu ierakstu kopu ilgāk, bet izolējat atbilstošo fragmentu un dzēšat pārējo saskaņā ar parasto termiņu. Šo izvēli un tās iemeslu vislabāk dokumentējat tobrīd, nevis vēlāk.
Kameras ir jāiekļauj arī datu apstrādes reģistrā
Kameru uzraudzība ir datu apstrāde tāpat kā jebkura cita, un tāpēc tai jābūt atsevišķai daļai datu apstrādes reģistrā: ar mērķi, glabāšanas termiņu, kam ir piekļuve ierakstiem, un vai notiek novērošana ārpusē (ar risku iegūt attēlus no publiskās vietas, kas prasa papildu uzmanību). Daudzi uzņēmēji aizmirst šo daļu, jo tā nav SaaS-rīks vai piegādātājs, bet paša sistēma. In zināšanu bāzē, kur glabāšanas termiņi ir apkopoti pēc situācijas kameru uzraudzība figurē kā atsevišķa tēma līdzās citiem bieži jautājamiem glabāšanas termiņiem.
Kas notiek, ja darbinieks vai klients prasa ierakstus?
Persona, kura parādās ierakstos, var pieprasīt piekļuvi. Tas nav neparasts pieprasījums: tas ietilpst parasto personu tiesību klāstā. Praktiski tas nozīmē, ka jums jāspēj parādīt vai nodot ierakstus, kuros redzama prasītāja persona, bet citas personas ierakstā ir neatpazīstamas. Jo īsāks jūsu glabāšanas termiņš, jo mazāka iespēja, ka tas jums retrospektīvi jāorganizē lielam materiāla apjomam.
Kameras ieraksti un datu pārkāpums
Atsevišķs punkts, bet svarīgs: ja cietais disks ar kameras ierakstiem tiek nozagts, sistēma tiek uzlauzta vai ieraksti nejauši kļūst plaši pieejami, tas principā ir datu pārkāpums kā jebkurš cits. Jautājums, vai tas ir jāpaziņo Datu pārvaldības iestādei, ir atkarīgs no riska cilvēkiem, kuri redzami ierakstā. Ja jums ir šaubas par to, jūs varat to piecās jautājumos parāda, kur jūs stāvat pārbaudīt.
Pašu ierakstu drošība
Papildus glabāšanas periodam svarīga loma ir tam, kuram ir pieejami attēli. Sistēma, kuru ietilpīgie uz darba vietas var piekļūt ar vienu paroli, neatbilst principam, ka piekļuve jāierobežo tikai tiem, kuriem tā patiešām ir nepieciešama. Vairāk informācijas par to, kas šajā jomā ir parastais, lasiet sadaļā kā dati, piemēram, kameru attēli, jāaizsargā.
Tas, vai jūsu pašreizējais glabāšanas periods un piekļuves noteikumi atbilst jūsu konkrētajai situācijai, ir jautājums, ko vislabāk iespējams apspriest ar juristu vai, ja pastāv šaubas par ziņošanas pienākumu, ar pašu Datu aizsardzības inspektorātu. Ja vēlaties vispirms patstāvīgi iegūt priekšstatu par to, kur kameru uzraudzība atbilst jūsu reģistram un dokumentācijai, varat veikt bezmaksas ātro pārbaudi vai iepazīties ar tēmām saistībā ar darbinieku datiem un kamerām.