Meddig tarthatom meg az üzletem kamerafelvételeit?
Az GDPR maga nem jelöl meg rögzített határidőt a kamerафelvételeknek. A rendelet előírja, hogy a személyes adatokat nem lehet hosszabban tárolni, mint amennyi a gyűjtésük céljához szükséges, és a szervezetre bízza az e határidő meghatározásának és megindoklásának feladatát.
A munkahelyiség, üzlet vagy üzlethelység kamerás megfigyelésénél a Személyes Adatok Hatósága iránymutatásaiban az alapelv körülbelül négy hét tárolási időtartam, hacsak nincs konkrét indok a felvételek hosszabb tárolására. Ez az alapelv nem szó szerint szerepel a törvényben, hanem az adatfelügyeleti hatóság módja annak, hogy az adatminimalizálás elvét erre az adott helyzetre alkalmazza. Aki alapértelmezésben három hónapot vagy ennél hosszabbat tárol indok nélkül, ettől az alapelvtől eltér.
Miért négy hét és nem több
A kamerás megfigyelés célja általában a biztonság: lopás megelőzése, betörés felderítése, a személyzettel vagy látogatókkal kapcsolatos incidensek rekonstruálása. Amint ez a cél már nem játszik szerepet, az alapja is elhanyatlik a felvételek tárolásának. Négy hetnek az az időszaknak minősül, amely alatt egy incidenst normálisan észlelnek és jelentenek: pénztárhiány, panasz, káreset. Ha alapértelmezésben hosszabban tárol, akkor meg kell tudnia indokolni, hogy miért szükséges az Ön helyzetében, például azért, mert az ellenőrzésekre csak hosszabb ciklus után kerül sor.
Mikor lehet megindokolni a hosszabb tárolási időtartamot
Vannak olyan helyzetek, amikor a hosszabb tárolási időtartam megvédhető. Gondoljunk olyan felvételekre, amelyek egy lopás vizsgálatának részét képezik, egy szállítóval kapcsolatos vitára, ahol a kamerафelvételek bizonyítékként szolgálnak, vagy a rendőrség kérésére egy büntetőüggyel kapcsolatban. Ezekben az esetekben nem a teljes felvételkészletet tároljuk hosszabb ideig, hanem elkülönítjük a releváns részt, és a többit a szokásos határidő szerint töröljük. Ez a kiválasztás és az oka legvonatkozottabb az adott pillanatban, nem később rögzíteni.
A kamerák a feldolgozási nyilvántartásba is tartoznak
A kamerás megfigyelés a személyes adatok feldolgozása, mint bármely más, és ezért külön részként szerepelnie kell a feldolgozási nyilvántartásban: a céllal, a tárolási időtartammal, akinek hozzáférése van a felvételekhez, és hogy kívülre néznek-e (a közterületről készült felvételek lehetőségével, amely további figyelmet igényel). Sok vállalkozó elfelejti ezt a részt, mert nem SaaS-eszköz vagy szállító, hanem saját rendszer. az ismeret alapban, ahol a tárolási időtartamokat helyzetekként dolgozták fel a kamerás megfigyelés külön tárgyként szerepel más gyakran felvetett tárolási időtartamok mellett.
Mi történik, ha egy alkalmazott vagy ügyfél a felvételeket kéri
Egy olyan érintett, aki a felvételeken megjelenik, hozzáférésre vonatkozó kérelmet nyújthat be. Ez nem szokatlan kérés: az érintetti jogok közé tartozik. Gyakorlatilag ez azt jelenti, hogy a kérelmezőt mutató felvételeket meg kell tudnia mutatni vagy átadni, az egyéb személyeket pedig felismerhetetlenné kell tenni a felvételeken. Minél rövidebb a tárolási időtartama, annál kisebb az esélye, hogy ezt visszamenőlegesen kell szerveznie nagy mennyiségű anyag felett.
Kamerафelvételek és adatvédelmi incidens
Egy külön pont, de releváns: ha egy kamerафelvételeket tartalmazó merevlemez ellopják, egy rendszert feltörnek, vagy a felvételek véletlenül széles körben hozzáférhetővé válnak, az alapvetően olyan adatvédelmi incidens, mint bármely más. Az a kérdés, hogy a Személyes Adatok Hatóságához kell-e jelenteni, a felvételeken szereplő személyekre vonatkozó kockázattól függ. Ha ebben bizonytalan, akkor azt öt kérdésben mutatja meg, hogy hol áll ellenőrizni lehet.
A felvételek saját védelme
Az adatmegőrzési időtartam mellett az is lényeges, hogy ki férhet hozzá a felvételekhez. Egy olyan rendszer, amely az összes dolgozó egyetlen jelszóval érheti el, nem felel meg annak az alapelvnek, hogy a hozzáférés csak azokra korlátozódjon, akiknek valóban szükségük van rá. Erről bővebben az alábbinál olvashat: hogyan kell védelemmel ellátni az olyan adatokat, mint a kamerafelvételek.
Annak megállapítása, hogy az aktuális adatmegőrzési időtartam és hozzáférési szabályozás megfelelnek-e az Ön konkrét helyzetének, olyan kérdés, amelyet legjobb egy jogász vagy a bejelentési kötelezettség tekintetében való bizonytalanság esetén közvetlenül az Adatvédelmi Hatósággal megbeszélni. Ha előbb szeretne magának képet alkotni arról, hogy a kamerafelügyelet hova tartozik az Ön nyilvántartásában és dokumentációjában, akkor elvégezheti az ingyenes gyorsértékelést, vagy elolvashatja a személyzeti adatok és kamerák körüli témákat.