Kui kaua võin ma säilitada oma ettevõtte kamerakaadrit?
Määrus (EU) 2016/679 ise ei nimetagi kindlat tähtaega kaameramaterjali jaoks. Määrus ette näeb, et isikuandmeid ei säilitata kauem kui on vajalik nende kogumise eesmärgi saavutamiseks, ja jätab organisatsioonile endale otsustamise õiguse selle tähtaja määramise ja põhjendamise kohta.
Tööosakonna, kaupluse või ärihoone kaameravalvele kasutab Isikuandmete Kaitse Amet oma juhendeites lähtepunktina umbes nelja nädala säilitamistähtaega, välja arvatud juhul, kui on konkreetne põhjus materjali kauem säilitada. See lähtepunkt ei ole seaduses sõnasõnaliselt kirjas, vaid see on viis, kuidas järelevalveasutus rakendab andmete minimeerimise põhimõtet selle konkreetse olukorra suhtes. Kellel on tavapäraselt kolm kuud või kauem säilitamist ilma millegi põhjuseta, kaldub sellest lähtepunktist kõrvale.
Miks neli nädalat ja mitte kauem
Kaameravalve eesmärk on tavaliselt turvalisus: varguste vältimine, murrete uurimine, intsidentide taasesitamine töötajate või külaliste vahel. Niipea kui see eesmärk kaob, kaob ka materjali säilitamise alus. Neli nädalat loetakse perioodiks, mille jooksul insidentist tavaliselt aru saadakse ja see teatakse: kassaraha vahe, kaebuse esitamine, kahju juhtum. Kui säilitate tavaliselt kauem, peate saama selgitada, miks see teie olukorra jaoks vajalik on, näiteks seetõttu, et kontrollid toimuvad alles pikema tsükli järel.
Millal on pikem säilitamistähtaeg põhjendatav
On olukordi, mille puhul pikemat säilitamistähtaega saab põhjendada. Mõelge materjalile, mis on osa varguse uurimisest, vaidlusele tarnijaga, kus kaameramaterjal on tõendina, või politsei taotlusele kriminaalasjandis. Nendel juhtudel ei säilitate te terveid materjale pikemalt, vaid eraldite asjakohase fragmendi ja kustutatakse ülejäänud tavalisel tähtajal. Selle valiku ja selle põhjuse otsustab parim fikseerida kohe sel hetkel, mitte hiljem.
Kaamerad kuuluvad ka andmetöötluse registrisse
Kaameravalve on isikuandmete töötlemine nagu iga teine ja kuulub seetõttu andmetöötluse registri eraldi osana: eesmärgiga, säilitamistähtajaga, kellel on juurdepääs materjalile ja kas vaadatakse välja (avaliku tee materjali võimalusega, mis nõuab lisapüüdluseid). Paljud ettevõtjad unustavad selle osa, sest tegemist ei ole SaaS-tööriistaga või tarnijaga, vaid iseseisva süsteemiga. teadmusbaasis, kus säilitamistähtajad on iga olukorra järgi uuritud on kaameravalve eraldi teemana koos muude korduma kippuvate säilitamistähtaegadega.
Mis juhtub, kui töötaja või klient materjali paluks
Isik, kes kaameramaterjalis esineb, võib paluda sissevaatamist. See ei ole erandlik taotlus: see kuulub isikute tavalisesse õiguste hulka. Praktiliselt tähendab see, et peate suutma näidata või kätte anda materjali, millel taotleja näha on, teiste inimestega materjalil mittetuvastataval kujul. Mida lühem teie säilitamistähtaeg, seda väiksem on tõenäosus, et peate seda tagantjärele suurel hulgal materjalile korraldama.
Kaameramaterjal ja andmete rikkumine
Eraldi punkt, kuid asjakohane: kui kõvaketas kaameramaterjaaliga varastatakse, süsteem häkitakse või materjal on kogemata laiapiiriliselt kättesaadav, siis see on põhimõtteliselt andmete rikkumine nagu iga teine. Küsimus, kas see tuleb teatada Isikuandmete Kaitse Ametile, oleneb materjalil olevate inimeste riskist. Kui kahtlete selles, saate seda viie küsimuse alusel näeb, kus te seisate kontrollida.
Kaameramaterjali turvalisus ise
Säilitustähtaja kõrval on oluline ka see, kes saab videomaterjale vaadata. Süsteem, mida saavad kõik töötajad kasutada ühe parooliga, ei sobi hästi põhimõttega, et juurdepääs peab olema piiratud ainult nendele, kes seda tõesti vajavad. Lisateavet selle kohta, mis on tavapärane, leiate jaotisest kuidas andmeid, näiteks kamerakaadrit, tuleb kaitsta.
Kas teie praegune säilitusvahemik ja juurdepääsureeglid vastavad teie konkreetsele olukorrale, on küsimus, mida on kõige parem arutada juristiga või kahtluste korral andmekaitse kohustuslasega ise. Kui soovite esmalt ise teada saada, kuhu teie ettevõttes kameravalve kuulub registrisse ja dokumentatsiooni, saate teha tasuta kiirskanni või lugeda teemasid töötajate andmete ja kaamerate kohta.