Ja, GDPR velja tudi, če delate izključno z drugimi podjetji. Uredba ne gleda na to, kdo je vaš stranki, ampak na to, kaj obdelujete: takoj ko zapišete ime, e-naslov, telefonsko številko ali naziv kontaktne osebe, obdelujete osebni podatek. To, da ta kontaktna oseba kliče ali pošilja e-pošto v imenu podjetja, za zakon ni relevantno.
Zmešnjava nastane, ker ljudje GDPR povezujejo s podatki potrošnikov: naročila, računi strank, novičniki. Toda naslovno polje na računu z imenom nabavitelja, postavka v CRM s telefonsko številko kontaktne osebe ali izmenjava e-pošte z dobaviteljem spadajo vse pod enaka pravila. Gre za podatke naravne osebe, ne za vrsto odnosov, ki ga imate s tem podjetjem.
Kaj se pri B2B spremeni in kaj ne
Dejstvo, da delate v okolju B2B, ne spremeni bistva GDPR, ampak spremenijo se praktične posledice. Veliko obveznosti, ki se zdijo težke pri podatkih potrošnikov, kot je prositi za soglasje za marketing ali razlagati, zakaj zbirate podatke, imajo pri poslovnih kontaktnih podatkih pogosto drugačno, lažjo izvedbo. Pogosteje je na primer upravičen interes, da kontaktno osebo naslović o potekajočem projektu kot pri naključnem potrošniku. To pa ne spremeni dejstva, da morate biti sposobni razložiti, zakaj te podatke hranite in kako dolgo.
Kaj se prav tako ne spremeni: obveznost, da te podatke varno varuješ, in pravica same kontaktne osebe, da vpraša, kaj ste o njej ali njem zbrali. Nabavitelj pri stranki se lahko v teoriji zahteva dostop do podatkov, kot tudi osebna stranki. GDPR v tem pogledu ne pravi razlike glede na to, kdo je tisti, ki postavlja vprašanje.
Praktični primeri
Inštalacijsko podjetje, ki deluje samo z drugimi podjetji, ima običajno CRM poln imen, telefonskih številk in e-naslovov kontaktnih oseb pri strankah in dobaviteljih. HR-manager, ki hrani življenjepise kandidatov, obdeluje osebne podatke, čeprav je delovno mesto za tehnično funkcijo znotraj B2B-podjetja. Pisarniški manager, ki obiskovalce zaprosi, da se vpišejo ob prihodu, zberaJ tudi imena ljudi, ki prihajajo v imenu drugega podjetja.
V nobenem od teh primerov ne gre za podatke potrošnikov v klasičnem pomenu, kljub temu pa spadajo pod isto uredbo. Razlika, ki je v praksi res važna, ni B2B proti B2C, ampak to: ali gre za naravno osebo, ki je prepoznavna, ali za podatke, ki so popolnoma anonimizirani ali le poslovno relevantni, kot je številka KvK ali splošen info@-naslov brez imena.
Kaj to pomeni za vaš register obdelave
Ker poslovni kontaktni podatki spadajo pod GDPR, imajo svoje mesto tudi v vašem registru obdelave podatkov: od kod prihajajo, zakaj jih hrajte, kdo ima do njih dostop in kako dolgo jih hrajote. Pri številnih MKB-podjetjih se izkaže, da je to prav tista kategorija, ki se spregleda, ker je pozornost namenjena osebnim dosjejem ali podatkom strank, ki so končni potrošniki. Na bazi znanja z razlago za vsako situacijo najdete več ozadja o tem, kdaj se podatki štejejo kot osebni podatki in kdaj ne.
Če uporabljate SaaS-orodja za vaš CRM, e-pošto ali fakturiranje, ta orodja pogosto obdelujejo tudi te poslovne kontaktne podatke. To je relevantno za pogodbe o obdelavi podatkov, ki ju imate ali bi jih morali imeti s temi dobavitelji, in za vprašanje, katero orodje obdeluje natanko katere podatke. Prek pogostih vprašanj o GDPR v praksi preberite, kako se to povezuje z vašimi širšimi obveznostmi.
Ali vaša specifična situacija spada pod določene izjeme ali kateri točno pravni podlagi se uporablja za vaš način dela, se razlikuje od podjetja do podjetja in v primeru dvoma je najbolje, da se posvetujete s pravnikom ali Nadzornim organom za varstvo podatkov. Kar pa velja za skoraj vsako podjetje: če beležite osebne podatke stikov brez da bi natančno vedeli katere in zakaj, je to dobra izhodišča za urejenost.
Sami preverite svoj položaj
Želite hitro videti, kateri tokovi podatkov v vašem podjetju štejejo, vključno z poslovnimi kontaktnimi podatki strank in dobaviteljev? Opravite brezplačno hitro presojo ali se prvo pozanimajte kako gdpria.eu strukturira informacije iz GDPR in nadzornih organov, in ustvarite poslovni račun če želite, da se vaš register sestavi iz orodij, ki jih že uporabljate.