Tak, RODO stosuje się również wtedy, gdy pracujesz wyłącznie z innymi firmami. Rozporządzenie nie patrzy na to, kim jest Twój klient, ale na to, co przetwarzasz: gdy tylko zarejestrujesz nazwisko, adres e-mail, numer telefonu lub funkcję osoby kontaktowej, przetwarzasz dane osobowe. Fakt, że osoba ta dzwoni lub wysyła e-maile w imieniu firmy, nie ma dla prawa znaczenia.
Zamieszanie powstaje, ponieważ ludzie kojarzą RODO z danymi konsumentów: zamówieniami, kontami klientów, biuletynami. Ale adres fakturowania zawierający nazwisko nabywcy, wpis w CRM z numerem telefonu komórkowego osoby kontaktowej lub wymiana e-maili z dostawcą — wszystko to podlega tym samym zasadom. Chodzi o dane dotyczące osoby fizycznej, a nie o rodzaj relacji, którą masz z tą firmą.
Co zmienia się, a co nie zmienia w środowisku B2B
Fakt, że pracujesz w środowisku B2B, nie zmienia istoty RODO, ale zmienia jego praktyczne znaczenie. Wiele obowiązków, które wydają się ciężkie w przypadku danych konsumentów, takich jak pytanie o zgodę na marketing lub wyjaśnianie, dlaczego zbierasz dane, mają w przypadku służbowych danych kontaktowych często inną, lżejszą interpretację. Na przykład częściej istnieje uzasadniony interes do skontaktowania się z osobą kontaktową w sprawie trwającego projektu niż w przypadku losowego konsumenta. Nie zmienia to jednak faktu, że musisz nadal móc wyjaśnić, dlaczego przechowujesz te dane i jak długo.
To również nie ulega zmianie: obowiązek bezpiecznego przechowywania tych danych oraz prawo samej osoby kontaktowej do zapytania, jakie informacje o niej przechowujesz. Pracownik ds. zakupów u klienta może teoretycznie złożyć wniosek o dostęp, podobnie jak zwykły klient. RODO nie robi w tym względzie rozróżnienia ze względu na to, kto złożył pytanie.
Przykłady praktyczne
Firma zajmująca się instalacją, która pracuje wyłącznie z innymi firmami, zwykle ma jednak CRM pełną nazwisk, numerów telefonów i adresów e-mail osób kontaktowych u klientów i dostawców. Menedżer ds. HR, który przechowuje CV kandydatów, przetwarza dane osobowe, nawet jeśli stanowisko pracy dotyczy funkcji technicznej w firmie B2B. Menedżer biura, który każe odwiedzającym się zalogować przy wejściu, rejestruje również nazwiska osób przybyłych w imieniu innej firmy.
W żadnym z tych przypadków nie chodzi o dane konsumentów w klasycznym sensie, a jednak podlegają tym samym rozporządzeniom. Rozróżnienie, które ma znaczenie w praktyce, to nie B2B versus B2C, ale: czy chodzi o osobę fizyczną, którą można zidentyfikować, czy o całkowicie zanonimizowane lub czysto biznesowe dane, takie jak numer KRS lub ogólny adres info@ bez nazwiska.
Co to oznacza dla Twojego rejestru przetwarzania
Ponieważ służbowe dane kontaktowe podlegają RODO, powinny znaleźć się również w Twoim rejestrze przetwarzania: skąd pochodzą, dlaczego je przechowujesz, kto ma do nich dostęp i jak długo je przechowujesz. W wielu małych i średnich firmach okazuje się, że właśnie ta kategoria jest pomijana, ponieważ uwaga skupia się na dokumentacji pracowników lub danych klientów będących konsumentami końcowymi. W baza wiedzy z wyjaśnieniami dla każdej sytuacji znajduje się więcej informacji na temat tego, kiedy dane uważa się za dane osobowe, a kiedy nie.
Jeśli używasz narzędzi SaaS do swojego CRM, poczty e-mail lub fakturacji, narzędzia te często przetwarzają również te służbowe dane kontaktowe. Jest to istotne dla umów o przetwarzaniu danych, które masz lub powinieneś mieć z tymi dostawcami, oraz dla pytania, które narzędzie dokładnie przetwarza które dane. Za pośrednictwem najczęściej zadawanych pytań dotyczących RODO w praktyce dowiesz się, w jaki sposób wiąże się to z Twoimi szerszymi obowiązkami.
Czy Twoja konkretna sytuacja podlega określonym wyjątkom lub która podstawa ma dokładnie zastosowanie do Twojego sposobu pracy, to kwestia różniąca się w zależności od przedsiębiorstwa i w razie wątpliwości najlepiej skonsultować się z prawnikiem lub Urzędem Ochrony Danych Osobowych. To, co dotyczy prawie każdego przedsiębiorstwa: jeśli rejestrujesz dane osobowe osób kontaktowych bez precyzyjnej wiedzy, które to dane i dlaczego, to jest dobry punkt wyjścia do uporządkowania.
Samodzielnie sprawdzić swoją sytuację
Chcesz szybko zobaczyć, które przepływy danych w Twojej firmie są relevantne, w tym biznesowe dane kontaktowe klientów i dostawców? Wykonaj bezpłatny szybki skan lub najpierw przeczytaj jak gdpria.eu strukturyzuje informacje z RODO i organów nadzoru, i utwórz konto biznesowe jeśli chcesz, aby Twój rejestr został zbudowany z narzędzi, których już używasz.