Taip, GDPR taikomas ir tuo atveju, jei dirbate tik su kitomis įmonėmis. Reglamentas žiūri ne į tai, kas yra jūsų klientas, o į tai, ką jūs apdorojate: kai tik užrašote kontaktinio asmens vardą, el. pašto adresą, telefono numerį ar pareigas, apdorojate asmeninį duomenį. Tai, kad tas kontaktinis asmuo kreipiasi vardu įmonės, teisės aktu nesikeis.
Painiava atsiranda todėl, kad žmonės GDPR susieja su vartotojų duomenimis: užsakymais, kliento paskyromis, naujienlaiškiais. Tačiau sąskaitos faktūros adresas su pirkėjo vardu, CRM įrašas su kontaktinio asmens mobiliojo telefono numeriu arba pašto mainai su tiekėju visi patenka į tas pačias taisykles. Tai yra fizinio asmens duomenys, o ne jūsų santykio su ta įmone tipas.
Kas keičiasi ir kas nesikeičia verslo sektoriuje
Tai, kad dirbate verslo sektoriuje, nekeičia GDPR esmės, tačiau keičia jo praktinę reikšmę. Daugelis pareigybių, kurios yra sunios vartotojų duomenims, pavyzdžiui, prašyti sutikimo rinkodarai arba paaiškinti, kodėl jūs rinkote duomenis, verslo kontaktiniuose duomenyse dažnai turi kitą, lengvesnę interpretaciją. Pavyzdžiui, dažniau egzistuoja teisėtas interesas kontaktiniam asmeniui dėl vykdomo projekto pateikti pasiūlymą nei atsitiktiniam vartotojui. Tai netraukia to, kad jūs vis tiek turite sugebėti paaiškinti, kodėl turite tuos duomenis ir kiek laiko.
Tas, kas taip pat nesikeičia: pareiga saugiai laikyti šiuos duomenis ir paties kontaktinio asmens teisė paklausti, ką apie jį ar ją jūs esate susirašę. Pirkėjas kliento įmonėje teoriškai gali pateikti prieigos prašymą, lygiai kaip ir paprastas klientas. GDPR negrąžo šiame klausime nuo to, kas teikia prašymą.
Praktiniai pavyzdžiai
Montuotojų įmonė, dirbanti tik su kitomis įmonėmis, paprastai vis tiek turi CRM sistemą su verslo kontaktinių asmenų vardarais, telefono numeriais ir el. pašto adresais iš klientų ir tiekėjų. HR vadybininkas, kuris saugo kandidatų gyvenimo aprašymus, apdoroja asmeninius duomenis, net jei pareigybės skelbimas yra techninei funkcijai B2B įmonėje. Biuro vadybininkas, kuris prašo lankytojų užsirašyti atvykus, taip pat fiksuoja žmonių vardus, kurie atvyksta kito verslo įmonės vardu.
Nė vienu iš šių atvejų negrįšu prie vartotojų duomenų klasikine prasme, tačiau jie vis tiek patenka į tą patį reglamentą. Skirtis, kuris praktikoje yra svarbus, yra ne verslas-verslas prieš verslą-vartotoją, o tai: ar tai identifikuojamas fizinis asmuo, ar tai visiškai anoniminiai arba grynai verslo duomenys, pavyzdžiui, registravimo numeris arba bendras info@-adresas be vardo.
Ką tai reiškia jūsų asmeninių duomenų apdorojimo registrui
Kadangi verslo kontaktiniai duomenys patenka į GDPR, jie taip pat turėtų būti įtraukti į jūsų asmeninių duomenų apdorojimo registrą: iš kur jie gaunami, kodėl jūs juos saugote, kas jų pasiekti gali ir kiek laiko jūs juos saugote. Daugeliui MKB įmonių paaiškėja, kad tai yra kategorija, kuri yra praleista, nes dėmesys sutelkiamas į darbuotojų katalogus arba baigtinių vartotojų duomenis. Į žinių banke su paaiškinimu kiekvienai situacijai rasite daugiau informacijos apie tai, kada duomenys laikomi asmeniniais duomenimis ir kada ne.
Jei naudojate SaaS įrankius savo CRM, el. pašto emai arba sąskaitoms, tie įrankiai dažnai taip pat apdoroja šiuos verslo kontaktinius duomenis. Tai svarbu dėl apdorojimo sutarčių, kurias turite arba turėtumėte turėti su tais tiekėjais, ir dėl klausimo, kurie tiksliai duomenys kuriuo įrankiu apdorojami. Per dažnai užduodami klausimai apie GDPR praktikoje skaitysite, kaip tai susietas su jūsų platesnėmis pareigybėmis.
Ar jūsų konkreti situacija patenka į tam tikras išimtis, ar kurie tiksliai pagrindai taikomi jūsų darbo būdui, skiriasi priklausomai nuo kiekvieno verslo ir dėl šio klausimo, jei abejojate, geriausiai būtų pasitarti su juristo ar Asmenų duomenų apsaugos institucija. Tačiau beveik kiekvienam verslui galioja šitai: jei registruojate kontakto asmenų asmenų duomenis, neišvardydami tiksliai, kurie jie ir kodėl, tai geras pradžios taškas, iš kurio pradėti tvarkytis.
Patys pasitikrinkite savo padėtį
Ar norite greitai pamatyti, kokie duomenų srautai jūsų versle yra svarbūs, įskaitant verslo kontakto duomenis apie klientus ir tiekėjus? Atlikite nemokamą greitą skenavimą arba pirmiausia perskaitykite kaip gdpria.eu struktūruoja informaciją iš AVG ir priežiūros institucijų, ir sukurkite verslo paskyrą jei norite, kad jūsų registras būtų sukurtas iš jau naudojamų įrankių.