Ναι, ο GDPR ισχύει ακόμη και αν συνεργάζεστε αποκλειστικά με άλλες επιχειρήσεις. Ο κανονισμός δεν κοιτάζει ποιος είναι ο πελάτης σας, αλλά τι επεξεργάζεστε: μόλις καταγράψετε το όνομα, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τον αριθμό τηλεφώνου ή τη θέση μιας ατόμου επικοινωνίας, επεξεργάζεστε ένα προσωπικό δεδομένο. Το γεγονός ότι αυτό το άτομο επικοινωνίας καλεί ή στέλνει email εκ μέρους μιας επιχείρησης, δεν κάνει καμία διαφορά για το νόμο.
Η σύγχυση προκύπτει επειδή οι άνθρωποι συνδέουν τον GDPR με δεδομένα καταναλωτών: παραγγελίες, λογαριασμούς πελατών, ενημερωτικά δελτία. Αλλά μια διεύθυνση τιμολόγησης με το όνομα ενός αγοραστή, μια εγγραφή CRM με τον αριθμό κινητού μιας ατόμου επικοινωνίας, ή ανταλλαγή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με έναν προμηθευτή υπάγονται όλα στους ίδιους κανόνες. Πρόκειται για δεδομένα φυσικού προσώπου, όχι για το είδος της σχέσης που έχετε με αυτήν την επιχείρηση.
Τι αλλάζει και τι όχι στο B2B
Το γεγονός ότι λειτουργείτε σε περιβάλλον B2B δεν αλλάζει τον πυρήνα του GDPR, αλλά μεταβάλλει την πρακτική του επιβάρυνση. Πολλές από τις υποχρεώσεις που αισθάνονται βαρείες με δεδομένα καταναλωτών, όπως η ζήτηση άδειας για μάρκετινγκ ή η εξήγηση του λόγου για τον οποίο συλλέγετε δεδομένα, συχνά έχουν διαφορετική, ελαφρύτερη εφαρμογή με επαγγελματικά στοιχεία επικοινωνίας. Για παράδειγμα, είναι συχνότερα δικαιολογημένο ενδιαφέρον να επικοινωνήσετε με μια άτομο επικοινωνίας σχετικά με μια τρέχουσα εργασία παρά με έναν τυχαίο καταναλωτή. Ωστόσο, αυτό δεν αποτρέπει το ότι πρέπει ακόμα να μπορείτε να εξηγήσετε γιατί διατηρείτε αυτά τα δεδομένα και για πόσο καιρό.
Αυτό που επίσης δεν αλλάζει: η υποχρέωση να διατηρείτε αυτά τα δεδομένα με ασφάλεια και το δικαίωμα του ατόμου επικοινωνίας να ζητήσει τι έχετε καταγράψει γι' αυτό ή γι' αυτήν. Ένας αγοραστής σε έναν πελάτη μπορεί θεωρητικά να υποβάλει αίτημα πρόσβασης, όπως και ένας ιδιώτης πελάτης. Ο GDPR δεν κάνει διάκριση σχετικά με το ποιος υποβάλλει το αίτημα.
Πρακτικά παραδείγματα
Ένα εγκαταστατικό εργολαβικό κατάστημα που λειτουργεί αποκλειστικά με άλλες επιχειρήσεις συνήθως έχει ακόμα ένα CRM γεμάτο ονόματα, αριθμούς τηλεφώνου και διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ατόμων επικοινωνίας σε πελάτες και προμηθευτές. Ένας διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού που διατηρεί βιογραφικά σημειώματα υποψηφίων, επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα, ακόμη και αν η θέση εργασίας είναι για τεχνική θέση εντός μιας B2B επιχείρησης. Ένας υπάλληλος γραφείου που κάνει τους επισκέπτες να υπογράφουν κατά την είσοδο, καταγράφει επίσης ονόματα ατόμων που έρχονται εκ μέρους ενός άλλου επιχειρηματικού σχήματος.
Σε καμία από αυτές τις περιπτώσεις δεν πρόκειται για δεδομένα καταναλωτών κατά την κλασική έννοια, και όμως υπάγονται στον ίδιο κανονισμό. Η διάκριση που έχει πραγματικά σημασία στην πράξη δεν είναι B2B έναντι B2C, αλλά: πρόκειται για ένα φυσικό πρόσωπο που είναι αναγνωρίσιμο, ή πρόκειται για πλήρως ανώνυμα ή καθαρά επαγγελματικά δεδομένα όπως αριθμό KvK ή γενική διεύθυνση info@ χωρίς όνομα.
Τι σημαίνει αυτό για το δεκαπέντε σας
Επειδή τα επαγγελματικά στοιχεία επικοινωνίας υπάγονται στον GDPR, θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνονται στο δεκαπέντε σας: από πού προέρχονται, γιατί τα διατηρείτε, ποιος έχει πρόσβαση σε αυτά και για πόσο καιρό τα διατηρείτε. Σε πολλές μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, αυτή φαίνεται να είναι κατηγορία που αγνοείται, επειδή η προσοχή κατευθύνεται στο αρχείο προσωπικού ή τα δεδομένα πελατών των τελικών καταναλωτών. Στο τη βάση γνώσης με εξηγήσεις για κάθε κατάσταση θα βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πότε τα δεδομένα θεωρούνται προσωπικά δεδομένα και πότε όχι.
Εάν χρησιμοποιείτε εργαλεία SaaS για το CRM, τη διαχείριση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή την τιμολόγηση, αυτά τα εργαλεία συχνά επεξεργάζονται και τα επαγγελματικά στοιχεία επικοινωνίας. Αυτό είναι σχετικό για τις συμφωνίες επεξεργασίας δεδομένων που έχετε ή θα έπρεπε να έχετε με αυτούς τους προμηθευτές, και για το ερώτημα ποιο εργαλείο επεξεργάζεται ακριβώς ποια δεδομένα. Μέσω των συχνότερων ερωτήσεων σχετικά με τον GDPR στην πράξη διαβάζετε πώς αυτό συνδέεται με τις ευρύτερες υποχρεώσεις σας.
Το εάν η συγκεκριμένη κατάστασή σας εμπίπτει σε ορισμένες εξαιρέσεις, ή ποια νομική βάση ακριβώς ισχύει για τον τρόπο λειτουργίας σας, είναι κάτι που διαφέρει ανά επιχείρηση και για το οποίο, σε περίπτωση αμφιβολίας, είναι καλύτερο να συμβουλευτείτε έναν νομικό ή την Αρχή Προστασίας Δεδομένων. Αυτό που ισχύει για σχεδόν κάθε επιχείρηση: εάν καταγράφετε δεδομένα προσώπων επαφής χωρίς να γνωρίζετε με ακρίβεια ποια και γιατί, αυτό είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης για να τεθεί σε τάξη.
Ελέγξτε μόνοι σας την κατάστασή σας
Θέλετε να δείτε γρήγορα ποιες ροές δεδομένων στην επιχείρησή σας έχουν σημασία, συμπεριλαμbanomένων των επαγγελματικών στοιχείων επικοινωνίας πελατών και προμηθευτών; Κάντε τη δωρεάν γρήγορη σάρωση ή διαβάστε πρώτα πώς το gdpria.eu δομεί τις πληροφορίες από την AVG και τις αρχές εποπτείας, και δημιουργήστε έναν επαγγελματικό λογαριασμό εάν θέλετε να δημιουργήσετε το μητρώό σας από τα εργαλεία που χρησιμοποιείτε ήδη.