Ano, GDPR platí také pokud pracujete výhradně s jinými společnostmi. Nařízení se nedívá na to, kdo je vaším zákazníkem, ale na to, co zpracováváte: jakmile zaznamenáte jméno, e-mailovou adresu, telefonní číslo nebo funkci kontaktní osoby, zpracováváte osobní údaj. Fakt, že ta kontaktní osoba volá nebo píše jménem společnosti, pro zákon není důležitý.
Zmatek vzniká proto, že lidé spojují GDPR se spotřebitelskými údaji: objednávky, zákaznické účty, zpravodaje. Ale fakturační adresa s jménem nákupčího, záznam v CRM s mobilním číslem kontaktní osoby nebo e-mailová korespondence s dodavatelem spadají všechny pod stejná pravidla. Jde o údaje fyzické osoby, ne o typ vztahu, který máte s danou společností.
Co se změní a co ne v prostředí B2B
Fakt, že pracujete v prostředí B2B, nemění jádro GDPR, ale mění jeho praktické dopady. Mnoho povinností, které se jeví jako těžké u spotřebitelských údajů, například žádost o souhlas k marketingu nebo vysvětlování, proč údaje shromažďujete, mají u obchodních kontaktních údajů často jiné, lehčí zpracování. Je například mnohem častěji oprávněný zájem kontaktovat kontaktní osobu ohledně probíhajícího projektu než u náhodného spotřebitele. To ale nezmění fakt, že musíte být schopni vysvětlit, proč údaje uchováváte a jak dlouho.
Co se také nezmění: povinnost tyto údaje bezpečně chránit a právo samotné kontaktní osoby požádat, jaké údaje o ní máte. Nákupčí u zákazníka může v teorii podat žádost o přístup ke svým údajům, stejně jako běžný zákazník. GDPR v tomto ohledu nečiní rozdíl podle toho, kdo žádost podává.
Praktické příklady
Instalační společnost, která pracuje pouze s jinými společnostmi, obvykle přesto má CRM plný jmen, telefonních čísel a e-mailových adres kontaktních osob u zákazníků a dodavatelů. HR manažer, který uchovává životopisy kandidátů, zpracovává osobní údaje, i když je volná pracovní pozice pro technickou funkci v rámci B2B společnosti. Manažer kanceláře, který požaduje podpis návštěvníků při příchodu, také zaznamenává jména osob, které přicházejí jménem jiné společnosti.
V žádném z těchto případů nejde o spotřebitelské údaje v klasickém smyslu, a přesto spadají pod stejné nařízení. Rozdíl, který je v praxi relevantní, není B2B versus B2C, ale: jde o fyzickou osobu, která je identifikovatelná, nebo jde o zcela anonymizované nebo čistě obchodní údaje, jako je číslo v obchodním rejstříku nebo obecná adresa info@ bez jména.
Co to znamená pro váš registr zpracování
Protože obchodní kontaktní údaje spadají pod GDPR, měly by být také součástí vašeho registru zpracování: odkud pocházejí, proč je uchováváte, kdo k nim má přístup a jak dlouho je uchováváte. U mnoha malých a středních podniků se právě tato kategorie často přehlíží, protože se pozornost zaměřuje na personální spisy nebo údaje zákazníků koncových spotřebitelů. Na znalostní bázi s vysvětlením pro každou situaci najdete více informací o tom, kdy se údaje považují za osobní údaje a kdy ne.
Pokud používáte SaaS nástroje pro vaše CRM, e-mailovou komunikaci nebo fakturaci, tyto nástroje často zpracovávají také tyto obchodní kontaktní údaje. To je relevantní pro smlouvy o zpracování, které máte nebo byste měli mít s těmito dodavateli, a pro otázku, které údaje přesně který nástroj zpracovává. Prostřednictvím nejčastějších otázek o GDPR v praxi se dozvíte, jak to souvisí s vašimi širšími povinnostmi.
Zda se vaše specifická situace řadí pod určité výjimky nebo které přesně právní důvody platí pro váš způsob práce, se liší podle jednotlivých podniků a v případě nejistoty je nejlepší poradit si s právníkem nebo s Úřadem na ochranu osobních údajů. Co však platí téměř pro každý podnik: pokud si zapisujete osobní údaje kontaktních osob, aniž byste přesně věděli které a proč, je to dobrý výchozí bod k jejich uspořádání.
Vlastní ověření vaší situace
Chcete rychle vidět, které toky údajů ve vašem podniku se počítají, včetně obchodních kontaktních údajů zákazníků a dodavatelů? Proveďte bezplatný rychlý sken nebo si nejdříve přečtěte jak gdpria.eu strukturuje informace z GDPR a regulačních orgánů, a vytvořte si obchodní účet pokud chcete, aby se váš registr vytvořil z nástrojů, které už používáte.