Jah, GDPR kehtib ka siis, kui töötate ainult teiste ettevõtetega. Määrus ei vaata, kes on teie klient, vaid seda, mida te töötlete: niipea kui te fikseerite kontaktisiku nime, e-posti aadressi, telefoninumbri või positsiooni, töötlete isikuandmeid. Asjaolu, et see kontaktisik helistab või saadab e-maili ettevõtte nimel, ei muuda seaduse seisukohta.
Segadus tekib, sest inimesed seovad GDPR-i tarbijaandmetega: tellimused, klientide kontod, uudiskirjad. Kuid arve aadress koos ostja nimega, CRM-kirje kontaktisiku mobiilnumbriga või kirjavahetus tarnijaga kuuluvad samade reeglite alla. Tegemist on füüsilise isiku andmetega, mitte suhtega, mis teil selle ettevõttega on.
Mis muutub ja mis ei muutu B2B-s
Asjaolu, et töötate B2B-keskkonnas, ei muuda GDPR-i olemust, kuid muudab selle praktilise tähtsuse. Paljud kohustused, mis tunduvad rasked tarbija andmetega, nagu nõusoleku küsimine turunduseks või selgitamine, miks te andmeid kogute, on ettevõtete kontaktandmetega sageli kergemalt täidetavad. Näiteks on sageli õigustatud huvi kontaktisikuga ühendust võtta jooksvate ülesannete kohta kui juhuslike tarbijatega. Siiski peate te siiski suutma selgitada, miks neid andmeid hoiate ja kui kaua.
Mida ka ei muutu: kohustus hoida neid andmeid turvaliselt ja kontaktisiku enda õigus küsida, mida te tema kohta salvestasite. Kliente juht saab teoreetiliselt esitada pääsupalve, nagu eratarbija. GDPR ei tee selles osas vahet selle järgi, kes päringut esitab.
Praktilised näited
Paigaldusfirmal, mis töötab ainult teiste ettevõtetega, on tavaliselt CRM, mis on täis kontaktisikute nimesid, telefoninumbreid ja e-posti aadresse klientide ja tarnijate juurest. HR-juht, kes säilitab kandidaatide CV-sid, töötleb isikuandmeid, isegi kui ametikoht on B2B-ettevõttes tehisalases positsioonis. Kontorihaldurina külalisi sissetulekul registreeriv isik fikseerib samuti nimed inimestest, kes tulevad teise ettevõtte nimel.
Üheski neist juhtudest ei ole tegemist klassikalise tähenduse tarbijaandmetega, siiski kuuluvad nad sama määruse alla. Praktiliselt oluline eristus pole B2B versus B2C, vaid kas tegemist on äratuntava füüsilise isikuga või täielikult anonümiseeritud või puhtalt äriandmetega, nagu KvK-number või üldine info@-aadress ilma nimeta.
Mida see tähendab teie andmetöötluse registrisse
Kuna ettevõtete kontaktandmed kuuluvad GDPR alla, peaksid need olema ka teie andmetöötluse registris: kust need pärinevad, miks neid hoiate, kellel on neile juurdepääs ja kui kaua neid hoiate. Paljudes väikeettevõtetes selgub just see kategooria, mille üle unustati, sest tähelepanu oli pööratud personalisel kaustadel või otsekulli andmete peale. In teadmistebaasis koos selgitusega iga situatsiooni jaoks leiate rohkem teavet selle kohta, millal andmeid loetakse isikuandmeteks ja millal mitte.
Kui kasutate CRM-i, e-posti liikluse või arvelduse jaoks SaaS-vahendeid, töötlevad need vahendid sageli ka neid ettevõtete kontaktandmeid. See on asjakohane lepingutes, mis teil on või peaks olema nende tarnijatega, ja küsimuses, milliseid täpselt andmeid iga vahend töötleb. Kaudu GDPR-i korduma kippuvad küsimused praktikas leiate, kuidas see seostub teie laiemate kohustustega.
Kas teie konkreetne olukord kuulub teatud eranditega või milline õiguslik alus täpselt kehtib teie tegevusviisile, on asi, mis erineb ettevõteti ja milles kahtluse korral on parim pöörduda jurist või andmekaitse järelevalve asutuse poole. See aga kehtib peaaegu iga ettevõtte kohta: kui te fikseerite kontaktisikute isikuandmeid ilma et teate täpselt, millised need on ja miks, on see hea alguspunkt korra tegemiseks.
Kontrollida ise oma seisundit
Kas soovite kiiresti näha, millised andmevood teie ettevõttes arvestatakse, kaasa arvatud kliendiде ja tarnijate ärilistest kontaktandmete? Tehke tasuta kiirülevaatus või lugege esmalt kuidas gdpria.eu AVG-i ja järelevalveasutuste teabe struktureerib, ja looge ärikonto kui soovite oma registrit juhendada teist tööriistadest, mida te juba kasutate.