Da, GDPR se aplică și dacă lucrați exclusiv cu alte întreprinderi. Regulamentul nu se uită la cine este clientul dvs., ci la ceea ce procesați: de îndată ce notați numele, adresa de e-mail, numărul de telefon sau funcția unei persoane de contact, procesați o dată cu caracter personal. Faptul că persoana de contact sună sau trimite e-mail în numele unei întreprinderi nu face nicio diferență pentru lege.
Confuzia apare pentru că oamenii asociază GDPR cu datele consumatorilor: comenzi, conturi de client, buletine informative. Dar o adresă de facturare cu numele unui cumpărător, o înregistrare în CRM cu numărul de telefon mobil al unei persoane de contact, sau o corespondență prin e-mail cu un furnizor cad toate sub aceleași reguli. Vorba este de datele cu caracter personal ale unei persoane fizice, nu de tipul relației pe care o aveți cu acea întreprindere.
Ce se schimbă și ce nu se schimbă în relațiile B2B
Faptul că lucrați într-un mediu B2B nu schimbă esența GDPR, dar schimbă sarcina practică a acestuia. Multe dintre obligațiile care par grele atunci când vine vorba de date ale consumatorilor, cum ar fi cererea de consimțământ pentru marketing sau explicarea motivului pentru care colectați date, au adesea o interpretare diferită și mai ușoară în cazul datelor de contact comerciale. De exemplu, există mai des un interes legitim în contactarea unei persoane de contact cu privire la o sarcină în curs decât în cazul unui consumator aleatoriu. Cu toate acestea, trebuie totuși să puteți explica de ce dețineți acele date și pentru cât timp.
Ceea ce nu se schimbă nici măcar atunci: obligația de a păstra aceste date în siguranță și dreptul persoanei de contact în sine de a cere informații despre ceea ce ați notat despre aceasta. Un cumpărător dintr-o întreprindere client poate teoreticul introduce o cerere de acces la datele cu caracter personal, la fel ca și un client particular. GDPR nu face nicio distincție în privința cine formula întrebarea.
Exemple din practică
O întreprindere de instalații care lucrează doar cu alte întreprinderi are de obicei o CRM plină cu nume, numere de telefon și adrese de e-mail ale persoanelor de contact de la clienți și furnizori. Un manager de resurse umane care păstrează CV-uri ale candidaților procesează date cu caracter personal, chiar dacă postul vacant este pentru o funcție tehnică în cadrul unei întreprinderi B2B. Un manager de birou care cere vizitatorilor să se înscrie la intrare înregistrează, de asemenea, nume ale unor persoane care vin în numele unei alte întreprinderi.
În niciunul dintre aceste cazuri nu este vorba de date ale consumatorilor în sensul clasic, și totuși cad sub același regulament. Distincția care contează în practică nu este B2B versus B2C, ci: se referă la o persoană fizică care este identificabilă, sau la date complet anonimizate sau pur și simplu comerciale, cum ar fi un număr de înregistrare în registrul comerțului sau o adresă de e-mail generică info@ fără nume.
Ce înseamnă asta pentru registrul dvs. de activități de prelucrare
Deoarece datele de contact comerciale cad sub incidența GDPR, ar trebui să aibă un loc și în registrul dvs. de activități de prelucrare: de unde provin, de ce le păstrați, cine are acces la ele și cât timp le păstrați. La multe întreprinderi mici și mijlocii se pare că exact această categorie este neglijată, deoarece atenția se concentrează pe dosarele personalului sau datele clienților finali. Pe baza de cunoștințe cu explicații per situație puteți găsi mai mult context despre când datele sunt considerate date cu caracter personal și când nu.
Dacă utilizați instrumente SaaS pentru CRM, corespondență prin e-mail sau facturare, aceste instrumente procesează adesea și aceste date de contact comerciale. Asta este relevant pentru acordurile de prelucrare pe care le aveți sau ar trebui să le aveți cu acești furnizori, și pentru întrebarea care instrument procesează exact care date. Via întrebările frecvente despre GDPR în practică cititi cum se raportează asta la obligațiile dvs. mai largi.
Indiferent dacă situația dvs. specifică se încadrează în anumite excepții sau care este exact baza juridică aplicabilă modului dvs. de lucru, diferă de la o întreprindere la alta și în caz de îndoieli este mai bine să consultați un jurist sau Autoritatea pentru Protecția Datelor. Ceea ce se aplică totuși pentru aproape fiecare întreprindere: dacă înregistrați date cu caracter personal ale persoanelor de contact, fără a ști exact care și de ce, acesta este un bun punct de plecare pentru a pune lucrurile în ordine.
Verificați-vă singur situația
Doriți să vedeți rapid care sunt fluxurile de date din întreprinderea dvs. care sunt relevante, inclusiv datele de contact comerciale ale clienților și furnizorilor? Efectuați scanarea rapidă gratuită sau citiți mai întâi cum gdpria.eu structurează informațiile din RGPD și de la autoritățile de supraveghere, și creați un cont de afaceri dacă doriți ca registro dvs. să fie construit din instrumentele pe care le utilizați deja.