Да, GDPR действа и ако работите изключително с други предприятия. Регламентът не гледа кой е вашият клиент, а какво обработвате: щом запишете име, имейл адрес, телефонен номер или длъжност на контактно лице, обработвате личен данък. Че това контактно лице се обръща или пише от името на предприятие, за закона нямат значение.
Объркването възниква, защото хората свързват GDPR с данни на потребители: поръчки, клиентски сметки, бюлетини. Но адрес на фактура с име на закупувач, запис в CRM с мобилния номер на контактно лице или переписка с доставчик попадат всички под същите правила. Въпросът е данките на физическо лице, а не видът на отношението, което имате с това предприятие.
Какво се променя и какво не се променя при B2B
Фактът, че работите в B2B среда, не променя основата на GDPR, но променя неговото практическо приложение. Много от задължението, които се чувстват тежки при данни на потребители, като получаване на съгласие за маркетинг или обяснение защо събирате данни, при деловите контактни данни често имат различно, по-лесно приложение. Например, по-често съществува rechtmäßigt interes да се свържете с контактно лице относно текущ проект, отколкото при случаен потребител. Това не отменя, че все още трябва да можете да обясните защо държите тези данни и колко дълго.
Това също не се променя: задължението да съхранявате тези данни безопасно и правото на самото контактно лице да попита какво сте запазили за него или нея. Закупувач при клиент може теоретично да направи искане за достъп, точно както частен клиент. GDPR не прави разлика по този въпрос кой задава въпроса.
Практически примери
Инсталационна фирма, която работи само с други предприятия, обикновено има CRM система, пълна с имена, телефонни номера и имейл адреси на контактни лица от клиенти и доставчици. HR мениджър, който съхранява CV-та на кандидати, обработва персонални данни, дори ако позицията е за техническа функция в B2B предприятие. Офис мениджър, който кара посетителите да се впишат при пристигане, също така регистрира имена на хора, които идват от други предприятия.
Във всеки от тези случаи не се касае за потребителски данни в класическия смисъл, и все пак те попадат под същия регламент. Разграничението, което всъщност има значение в практиката, не е B2B срещу B2C, а: касае ли се за естествено лице, което може да бъде идентифицирано, или за напълно анонимизирани или чисто бизнес данни като номер в търговския регистър или общ имейл адрес без име.
Какво това означава за вашия регистър на дейности по обработка
Тъй като бизнес контактни данни попадат под GDPR, те трябва да бъдат включени и в вашия регистър на дейности по обработка: откъде идват, защо ги съхранявате, кой има достъп до тях и колко дълго ги съхранявате. При много MKB предприятия именно тази категория се оказва онази, която се пропуска, защото вниманието е насочено към служебни досиета или данни на клиенти, които са крайни потребители. В банка от знания с обяснение за всяка ситуация намирате повече информация относно кога данните се считат за персонални данни и кога не.
Ако използвате SaaS инструменти за вашата CRM система, имейл комуникация или фактуриране, тези инструменти често обработват и тези бизнес контактни данни. Това е уместно за договорите за обработка, които имате или трябва да имате с тези доставчици, и за въпроса кой инструмент обработва кои данни точно. През най-често задаваните въпроси относно GDPR в практиката можете да прочетете как това е свързано с вашите по-широки задължения.
Дали конкретната ви ситуация попада под определени изключения или кой точно е приложимия правен основ за вашия начин на работа е нещо, което се различава в зависимост от компанията и по което, ако имате съмнения, най-добре е да се консултирате с юрист или с Компетентния орган по защита на данните. Това, което обаче важи за почти всяка компания: ако записвате лични данни на контактни лица, без да знаете точно кои и защо, това е добра отправна точка за привеждане в ред.
Самостоятелно проверете вашата позиция
Искате ли бързо да видите кои потоци от данни в компанията ви се броят, включително деловите контактни данни на клиентите и доставчиците? Направете безплатното бързо сканиране или прочетете първо как gdpria.eu структурира информацията от ОРПД и органите по надзор, и създайте бизнес акаунт ако искате вашия регистър да бъде изграден от инструментите, които вече използвате.