Da, GDPR se primjenjuje čak i ako radite isključivo s drugim poduzećima. Uredba ne gleda na to tko je vaš kupac, već na to što obrađujete: čim zabilježite ime, e-mail adresu, telefonski broj ili funkciju kontaktne osobe, obrađujete osobni podatak. Činjenica da ta osoba javlja ili piše u ime poduzeća zakon nije relevantna.
Zabuna nastaje jer ljudi GDPR povezuju s podacima potrošača: narudžbe, korisnički računi, bilteni. Ali adresa za fakturu s imenom nabavke, zapis u CRM-u s mobilnim brojem kontaktne osobe ili razmjena e-pošte s dobavljačem svi spadaju pod ista pravila. Radi se o podacima prirodne osobe, a ne o vrsti odnosa koji imate s tim poduzećem.
Što se mijenja, a što ne u B2B okruženju
Činjenica da radite u B2B okruženju ne mijenja jezgru GDPR-a, ali mijenja njegovu praktičnu primjenu. Mnoge obveze koje se čine teške u odnosu na podatke potrošača, kao što je traženje pristanka za marketing ili objašnjavanje zašto prikupljate podatke, često imaju drugačije, lakše značenje s poslovnim kontaktima. Na primjer, često postoji opravdani interes da se kontaktna osoba obavijesti o tekućem projektu nego kod nasumičnog potrošača. To ne umanjuje činjenicu da morate moći objasniti zašto čuvate te podatke i koliko dugo.
Što se također ne mijenja: obaveza da te podatke čuvate sigurno i pravo same kontaktne osobe da pita što ste o njoj zabilježili. Nabavka kod kupca može teoretski zatražiti pristup podacima kao i običan kupac. GDPR ne pravi razliku ovisno o tome tko pitanje postavlja.
Primjeri iz prakse
Instalaterska tvrtka koja radi samo s drugim poduzećima obično ima CRM pun imena, telefonskih brojeva i e-mail adresa kontaktnih osoba kod kupaca i dobavljača. HR-menadžer koji čuva životopise kandidata obrađuje osobne podatke čak i ako je pozicija za tehnički posao u B2B poduzeću. Upravitelj kancelarije koji mora da posjetitelji napišu svoje ime pri dolasku zabilježi imena ljudi koji dolaze u ime drugog poduzeća.
U ni jednom od ovih slučajeva ne radi se o podacima potrošača u klasičnom smislu, a ipak spadaju pod istu uredbu. Razlika koja je važna u praksi nije B2B nasuprot B2C, već: radi li se o prirodnoj osobi koja je prepoznatljiva, ili samo potpuno anonimiziranim ili čisto poslovnim podacima poput broja uRegistru sudskih i drugostepenih javnih tužilačkih ustanova ili općeg info@-adresa bez imena.
Što to znači za vaš register aktivnosti obrade
Budući da poslovni kontakti spadaju pod GDPR, trebali bi biti uključeni u vaš register aktivnosti obrade: odakle dolaze, zašto ih čuvate, tko ima pristup i koliko dugo ih čuvate. U mnogim MKB-poduzećima upravo se ova kategorija često preskače jer se pozornost fokusira na osobne dosjee ili podatke o krajnjim potrošačima. Na portalu gdpria.eu bazi znanja s objašnjenjima po situaciji nalazi se detaljnije objašnjenje o tome kada se podaci smatraju osobnim podacima i kada ne.
Ako koristite SaaS-alate za vaš CRM, e-mail komunikaciju ili fakturaciju, ti alati često obrađuju i ove poslovne kontakte. To je važno za ugovore o obradi podataka koje imate ili trebali biste imati s tim dobavljačima, kao i za pitanje koju alat točno obrađuje koje podatke. Kroz odgovore na često postavljana pitanja o GDPR-u u praksi možete čitati kako se to povezuje s vašim širim obvezama.
Jesu li vaša specifična situacija obuhvaćena određenim izuzecima ili koja točno pravna osnova primjenjuje se na vašu poslovnu praksu, razlikuje se od tvrtke do tvrtke i ako ste u sumnji, najbolje je da se obratite pravniku ili Agenciji za zaštitu podataka. Što se sigurno primjenjuje na gotovo svaku tvrtku: ako bilježite osobne podatke kontaktnih osoba bez da točno znate koje i zašto, to je dobar početak za uređivanje.
Samostalna provjera vašeg stanja
Želite li brzo vidjeti koje se struje podataka u vašoj tvrtki broje, uključujući poslovne kontaktne podatke kupaca i dobavljača? Napravite besplatan brzi pregled ili prvo pročitajte kako gdpria.eu strukturira informacije iz GDPR-a i nadzornih vlastite stvorite poslovni račun ako želite da vam se register gradi iz alata koje već koristite.