Áno, GDPR platí aj vtedy, ak pracujete výhradne s inými podnikmi. Nariadenie sa nepozerá na to, kto je vašim zákazníkom, ale na to, čo spracúvavate: len čo si zapíšete meno, e-mailovú adresu, telefónne číslo alebo funkciu kontaktnej osoby, spracúvavate osobný údaj. To, že táto kontaktná osoba volá alebo píše v mene podniku, pre zákon nemá žiadny rozdiel.
Zmätok vzniká, pretože ľudia spájajú GDPR so spotrebiteľskými údajmi: objednávkami, zákazníckymi účtami, novinami. Ale faktúrovaná adresa s menom nákupcu, záznam v CRM s mobilným číslom kontaktnej osoby alebo korešpondencia s dodávateľom všetky spadajú pod rovnaké pravidlá. Ide o údaje prirodzenej osoby, nie o typ vzťahu, ktorý máte s daným podnikom.
Čo sa mení a čo sa nemení pri B2B
Fakt, že pracujete v B2B prostredí, nemení podstatu GDPR, ale zmení sa praktické zaťaženie. Mnohé povinnosti, ktoré sa zdajú ťažké pri údajoch spotrebiteľov, ako napríklad žiadanie súhlasu na marketing alebo vysvetľovanie, prečo zbierame údaje, majú v prípade obchodných kontaktných údajov často inú, ľahšiu realizáciu. Napríklad je často opodstatnený záujem kontaktovať kontaktnú osobu o prebiehajúcej úlohe ako v prípade náhodného spotrebiteľa. To však neodstráňa skutočnosť, že stále musíte byť schopní vysvetliť, prečo si tieto údaje uchovávate a ako dlho.
Čo sa tiež nemení: povinnosť tieto údaje bezpečne uchovávať a právo samotnej kontaktnej osoby spýtať sa, čo si o nej alebo o ňom zaznamenali. Nákupca u klienta môže teoreticky podať žiadosť o prístup, rovnako ako fyzický zákazník. GDPR pri tom nespravuje rozdiel na základe toho, kto žiadosť podá.
Praktické príklady
Inštalačná spoločnosť, ktorá pracuje len s inými podnikmi, má zvyčajne CRM plný mien, telefónnych čísel a e-mailových adries kontaktných osôb pri klientoch a dodávateľoch. HR manažér, ktorý uchovávajúc CV kandidátov na pracovné pozície, spracúva osobné údaje, aj keď je vakancia pre technickú funkciu v B2B podniku. Vedúci kancelária, ktorý zapisuje návštevníkov pri vstupe, si tiež zapisuje mená ľudí, ktorí prichádzajú v mene iného podniku.
V žiadnom z týchto prípadov nejde o spotrebiteľské údaje v klasickom zmysle, a napriek tomu spadajú pod rovnaké nariadenie. Rozdiel, ktorý v praxi naozaj záleží, nie je B2B verzus B2C, ale: ide o prirodzenú osobu, ktorú je možné identifikovať, alebo ide o úplne anonymizované alebo čisto obchodné údaje, ako je číslo KvK alebo všeobecná adresa info@ bez mena.
Čo to znamená pre váš registre spracovateľských činností
Pretože obchodné kontaktné údaje spadajú pod GDPR, patria aj do vášho registra spracovateľských činností: odkiaľ pochádzajú, prečo si ich uchovávate, kto má k nim prístup a ako dlho si ich uchovávate. V mnohých MKB podnikoch sa ukázalo, že práve táto kategória sa často prehliada, pretože sa pozornosť zameriava na personálne spisy alebo údaje o zákazníkoch od koncových spotrebiteľov. V znalostnej základni s vysvetlením podľa situácie nájdete viac pozadia o tom, kedy sa údaje považujú za osobné údaje a kedy nie.
Ak používate SaaS nástroje na váš CRM, e-mailovú korešpondenciu alebo fakturáciu, tieto nástroje často spracúvavajú aj tieto obchodné kontaktné údaje. To je relevantné pre zmluvy so spracovateľom, ktoré máte alebo by ste mali mať s týmito dodávateľmi, a pre otázku, ktorý nástroj presne spracúva ktoré údaje. Cez najčastejšie položené otázky o GDPR v praxi zistíte, ako to súvisí s vašimi ďalšími povinnosťami.
Či vaša špecifická situácia spadá pod určité výnimky, alebo ktorý právny základ sa presne vzťahuje na váš spôsob práce, sa líši v závislosti od podniku a v prípade pochybností je najlepšie poradiť sa s právnikom alebo s Úradom na ochranu osobných údajov. Čo však platí pre takmer každý podnik: ak si zaznamenávate osobné údaje osôb v kontakte bez toho, aby ste presne vedeli ktoré a prečo, je to dobrý východiskový bod na uvedenie do poriadku.
Vlastný prehľad vašej situácie
Chcete rýchlo vidieť, ktoré toky údajov vo vašom podniku sa počítajú, vrátane obchodných kontaktných údajov zákazníkov a dodávateľov? Vykonajte bezplatnú rýchlu analýzu alebo si najskôr prečítajte ako gdpria.eu štruktúruje informácie z GDPR a regulačných orgánov, a vytvorte si obchodný účet ak chcete nechať zostaviť svoj register z nástrojov, ktoré už používate.