Sim, a RGPD aplica-se mesmo que trabalhe exclusivamente com outras empresas. O regulamento não olha para quem é o seu cliente, mas para o que processa: assim que regista o nome, endereço de correio eletrónico, número de telefone ou cargo de uma pessoa de contacto, está a processar um dado pessoal. O facto de essa pessoa de contacto contactá-lo em nome de uma empresa não faz qualquer diferença perante a lei.
A confusão surge porque as pessoas associam a RGPD a dados de consumidores: encomendas, contas de cliente, newsletters. Mas um endereço de faturação com o nome de um comprador, um registo de CRM com o número de telemóvel de uma pessoa de contacto, ou uma troca de mensagens com um fornecedor estão todos sujeitos às mesmas regras. Trata-se de dados de uma pessoa singular, não do tipo de relação que tem com essa empresa.
O que muda e o que não muda em contexto B2B
O facto de trabalhar num ambiente B2B não altera o núcleo da RGPD, mas altera o seu alcance prático. Muitas das obrigações que parecem pesadas com dados de consumidores, como pedir consentimento para marketing ou explicar por que recolhe dados, têm frequentemente uma interpretação diferente e menos exigente com dados de contacto comerciais. Por exemplo, existe frequentemente uma base jurídica legítima para contactar uma pessoa de contacto sobre um projeto em curso do que no caso de um consumidor aleatório. Isto não significa que não tenha de conseguir explicar por que retém esses dados e durante quanto tempo.
O que também não muda: a obrigação de manter esses dados seguros e o direito da própria pessoa de contacto de pedir o que registou sobre ela ou ele. Um comprador de um cliente pode, em teoria, fazer um pedido de acesso, tal como um cliente particular. A RGPD não faz qualquer distinção quanto a quem faz o pedido.
Exemplos práticos
Uma empresa de instalação que trabalha apenas com outras empresas tem normalmente um CRM cheio de nomes, números de telefone e endereços de correio eletrónico de pessoas de contacto em clientes e fornecedores. Um responsável de recursos humanos que guarda currículos de candidatos processa dados pessoais, mesmo que a vaga seja para uma função técnica dentro de uma empresa B2B. Um gestor de escritório que faz os visitantes assinarem na chegada também regista nomes de pessoas que chegam em nome de outra empresa.
Em nenhum destes casos se trata de dados de consumidor no sentido clássico, e no entanto estão sujeitos ao mesmo regulamento. A distinção que importa na prática não é B2B versus B2C, mas: trata-se de uma pessoa singular que é identificável, ou de dados completamente anonimizados ou puramente comerciais como um número de registo comercial ou um endereço genérico info@ sem nome.
O que isto significa para o seu registo de atividades de processamento
Como os dados de contacto comerciais estão abrangidos pela RGPD, também devem constar no seu registo de atividades de processamento: de onde provêm, por que os retém, quem tem acesso e durante quanto tempo os retém. Em muitas empresas de pequeno e médio porte, esta é precisamente a categoria que passa despercebida, porque a atenção se concentra em processos de pessoal ou dados de clientes finais. Em a base de conhecimentos com explicação por situação encontra mais informações sobre quando os dados são considerados dados pessoais e quando não.
Se utiliza ferramentas SaaS para o seu CRM, correio ou faturação, essas ferramentas muitas vezes processam também estes dados de contacto comerciais. Isto é relevante para os acordos de processamento de dados que tem ou deveria ter com esses fornecedores, e para a questão de qual ferramenta processa precisamente quais dados. Via as perguntas mais frequentes sobre a RGPD na prática pode ler como isto se relaciona com as suas obrigações mais amplas.
Se a sua situação específica se enquadra em certas exceções, ou qual é exatamente a base jurídica aplicável à sua forma de trabalho, é algo que varia de empresa para empresa e que, em caso de dúvida, é melhor esclarecer com um jurista ou com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados. O que vale para praticamente todas as empresas: se registra dados pessoais de contactos sem saber exatamente quais e porquê, este é um bom ponto de partida para colocar em ordem.
Verificar sua própria situação
Quer ver rapidamente quais fluxos de dados na sua empresa contam, incluindo os dados comerciais de contacto de clientes e fornecedores? Faça o scan rápido gratuito ou leia primeiro como gdpria.eu estrutura as informações do RGPD e dos supervisores, e crie uma conta comercial se pretende que o seu registo seja construído a partir das ferramentas que já utiliza.