Najpogostejša napaka pri obravnavi zahtevka posameznika ni v roku, v katerem odgovorite, temveč v vsebini vašega odgovora. Podjetja pogosto bodisi pošljejo premalo podatkov pri zahtevku za dostop bodisi izbrišejo podatke pri zahtevku za izbris, ki bi jih dejansko morala ohraniti. Obe napaki nastaneta, ker se zahtevek obravnava kot ena preprosta akcija, medtem ko je treba najprej odgovoriti na vrsto vprašanj.
Jedro napake je to: zahtevek za dostop ali izbris zahteva oceno posameznega podatka, ne pa gumba, ki ga aktivirate. Kdor izbriše celotno osebno mapo, ker jo je zahteval nekdanji sodelavec, lahko brez težav izbriše podatke, ki jih je treba ohraniti na podlagi druge zakonske obveznosti, kot so davčni ali delovnopravni roki. Kdor pri zahtevku za dostop pošlje le izvoz iz enega sistema, pogosto zamudi podatke, ki se nahajajo drugje, na primer v ločeni datoteki Excel ali v nabiralniki vodje.
Zakaj se ta napaka pojavi tako pogosto
Uredba (EU) 2016/679 daje posameznikom pravico do dostopa in pod pogoji tudi pravico do brisanja. Obe pravici nista neomejeni. Pravica do brisanja se na primer ne uporablja, kadar obstaja zakonska obveznost hrambe ali kadar so podatki potrebni za vzpostavitev, uveljavljanje ali zavarovanje pravnega zahtevka. To razlikovanje ni v preprostemu seznamu preverjanja, in to otežuje stvari za nekoga, ki to obravnava prvič.
Drugi razlog je, da podatki v povprečnem podjetju manjšega obsega stojijo raztreseni: v CRM-u, v računovodstvu, v e-pošti, včasih v klepetni aplikaciji. Zahtevek se pogosto obravnava iz enega sistema, medtem ko ima posameznik pravico do popolne slike. To je točno tisto, kje dnevnik obdelave podatkov pravi razliko: če ste že vnaprej dokumentirali, kateri sistemi vsebujejo osebne podatke in čigave, vam ni treba tega ugotavljati pod časovnim pritiskom v trenutku, ko zahtevek prispe.
Druga napaka: istovetnost ne preverite
Poleg vsebinske ocene se pogosto zgodi napaka že na prvem koraku: ugotovitev, kdo vloži zahtevo. Zahteva za dostop do podatkov ali izbris pogosto vsebuje občutljive informacije, in te informacije morajo priti samo do osebe, na katero se nanašajo. Hitro obdelavo zahteve brez preverjanja istovetnosti lahko privede do tega, da podatki ene osebe pridejo do napačne osebe. Hkrati pa velja: nepotrebno stroga identifikacijska kontrola upočasni obdelavo in se lahko dobi kot ovira, ki ni v sorazmerju z zahtevo.
Kako se izognete tej napaki
Prvi korak je dobro zabeležiti samo zahtevo: kaj se točno zahteva, od koga in kdaj je bila vložena. Od tega trenutka teče zakonska roka, in ta roka velja ne glede na to, ali zahteva pride po e-pošti, telefonu ali pismu.
Drugi korak je preveriti, v katerih sistemih se nahajajo podatki te osebe. Register obdelovanja podatkov, ki je sodoben, to bistveno pospeši, ker takrat že veste, katera orodja in dobavitelja obdelujejo podatke zaposlenih ali strank. Tisti, ki to še nimate centralizirano, lahko preberete, kaj točno mora biti v registru, preden pride zahteva. banka znanja s pojasnjeni po situaciji preberite, kaj točno mora biti v registru, preden pride zahteva.
Tretji korak je oceniti za vsak posamezen podatek, ali je izbris ali dostop dovoljen, namesto da se celo datoteko obdela naenkrat. Če ste negotovi glede zakonske obveznosti hrambe, ki je v nasprotju z zahtevo, je pametno tukaj pridobiti pravno nasvet; nadzorni organ to razliko omeni v svojih smernicah, vendar je rezultat odvisen od specifične situacije.
Končno pomaga, da imate vnaprej določen postopek za tovrstne zahteve, da se pri vsaki zahtevi ponovno ne sprašujete, kdo je za kaj odgovoren. Odgovori na pogosto zastavljana vprašanja na to temo so jasno zbrana v zbirki pogosto zastavljanih vprašanj, in kdor želi videti, kako gdpria.eu navaja vir vsakega odgovora, to prebere na strani razlaga, kako so informacije nastale.
Dobro vodeni register in določen postopek ne preprečita prejema zahteve, vendar preprečita, da bi zahteva pod časovnim pritiskom šla narobe. Kdor bi to raje sistemsko uredil namesto da bi se v vsakem primeru znova odpraševal, se lahko brezplačno seznani s poslovnim računom in tako uredil pregled po sistemu in po zahtevi.
Vas zanima, kako izgleda vaša lastna situacija? Brezplačna hitra diagnoza v nekaj vprašanjih da prvo nakazanje, brez da bi za to potrebovali račun.