Biežākā kļūda, apstrādājot subjekta pieprasījumu, slēpjas nevis termiņā, kurā jūs atbildat, bet jūsu atbildes saturu. Uzņēmumi bieži vai nu atgriež pārāk maz datu piekļuves pieprasījumā, vai dzēš datus, dzēšanas pieprasījumā, kurus viņi faktiski vēl bija pamatoti saglabāt. Abas kļūdas rodas tādēļ, ka pieprasījums tiek uzskatīts par vienu vienkāršu darbību, tikai vispirms jāatbild uz vairākiem jautājumiem.
Kļūdas kodols ir tāds: piekļuves vai dzēšanas pieprasījums prasa novērtējumu par katru datu elementu, nevis poga, ko jūs aktīvstat. Ja kāds pilnībā izdzēš personāla dostipu tikai tāpēc, ka bijušais darbinieks to lūdz, viņš var viegli dzēst datus, kurus ir obligāts saglabāt saskaņā ar citu likumisko pienākumu, piemēram, fiskālos vai darba tiesību saglabāšanas termiņus. Ja piekļuves pieprasījumā nosūtīs tikai eksportu no viena sistēmas, bieži tiek palaisti garām dati, kas atrodas citur, piemēram, atsevišķā Excel failā vai vadības vadītāja pastkastē.
Kāpēc šī kļūda rodas tik bieži
GDPR piešķir subjektiem tiesības uz piekļuvi un noteiktos apstākļos tiesības uz dzēšanu. Abas tiesības nav neierobežotas. Tiesības uz dzēšanu, piemēram, neattiecas, ja ir likumisks saglabāšanas pienākums vai ja dati ir nepieciešami prasības tiesību konstatēšanai, īstenošanai vai aizstāvēšanai. Šo nošķirtni nesniedz nekāds vienkāršs pārbaudīšanas saraksts, un tas apgrūtina personai, kas to pirmo reizi apstrādā.
Otrais iemesls ir tas, ka dati vidējā MKB uzņēmumā ir izkaisīti: CRM, grāmatvedībā, e-pastā, dažkārt tērzēšanas lietotnē. Pieprasījums bieži tiek atbildēts no vienas sistēmas, savukārt subjektam ir tiesības uz pilnīgu skatu. Tieši tas ir vieta, kur pašreizējais reģistrs par datu apstrādi dod izmaiņas: ja jūs iepriekš esat fiksējis, kuras sistēmas satur personas datus un no kura, jums nav jāizrēķina tas steidzamībā brīdī, kad pienāk pieprasījums.
Otrā kļūda: identitāte nav pārbaudīta
Pēc satura novērtēšanas, bieži vien kļūdas notiek pirmajā posmā: noteikt, kas iesniedz pieprasījumu. Piekļuves vai dzēšanas pieprasījums bieži satur jutīgu informāciju, un šī informācija drīkst nonākt tikai pie paša subjekta. Pārāk ātri apstrādāt pieprasījumu, nepārbaudot identitāti, var rezultātā izraisīt, ka vienas personas dati nokļūst pie nepareizās personas. Tajā pašā laikā: pārmērīgi stingra identitātes pārbaude palēnina apstrādi un var tikt uzskatīta par šķērsli, kas nav proporcionāls pieprasījumam.
Kā novērst šo kļūdu
Pirmais solis ir paši pieprasījumi pareizi dokumentēt: kas tieši tiek lūgts, no kā, un kādā datumā tas tika saņemts. No šī brīža sākas likumisks termiņš, un tas termiņš ir spēkā neatkarīgi no tā, vai pieprasījums pienāk pa e-pastu, telefonu vai pastu.
Otrais solis ir noskaidrot, kuras sistēmas satur šīs personas datus. Reģistrs par datu apstrādi, kas ir atjaunināts, to ievērojami paātrina, jo jūs jau zināt, kurus rīkus un piegādātājus apstrāda darbinieku vai klientu datus. Kam tas vēl nav centralizēti fiksēts, var to, zināšanu bāze ar skaidrojumu katrai situācijai nolasīt par to, kas tieši jāiekļauj reģistrā, pirms pienāk pieprasījums.
Trešais solis ir novērtēt pēc katra datu elementa, vai dzēšana vai atklāšana ir atļauta, nevis apstrādāt visu dostipu vienlaicīgi. Ja ir šaubas par likumisko saglabāšanas pienākumu, kas ir pretstatā pieprasījumam, ir saprātīgi šeit iegūt juridiskas konsultācijas; uzraudzības iestāde pie saviem vadlīnijām min šo nošķirtni, taču rezultāts ir atkarīgs no konkrētās situācijas.
Visbeidzot palīdz, ja iepriekš ir izstrādāts stabil process šāda veida pieprasījumiem, lai ar katru pieprasījumu no jauna nevajadzētu noskaidrot, kurš par ko atbild. Atbildes uz biežāk uzdotajiem jautājumiem par šo tēmu ir sakopots pārskatāmi bieži uzdoto jautājumu kolekcija, un kas vēlas redzēt, kā gdpria.eu norāda katra atbildes avotu, to var lasīt lappusē informācija par to, kā saturs tiek izveidots.
Labi uzturēts reģistrs un stabil process neapturēs pieprasījuma saņemšanu, bet novērsīs kļūdas laika spiedienā. Ja kāds to vēlas regulēt strukturāli, nevis katru reizi atkārtoti risināt, viņš var bez maksas iepazīties ar biznesa kontu un tā sakārtot pārskatāmību pa sistēmām un pa pieprasījumiem.
Vai jūs interesē, kā izskatās jūsu situācija? Bezmaksas ātrie skenējums sniedz pāris jautājumos pirmo norādi, bez nepieciešamības pēc konta.