Najčešća greška pri obradi zahtjeva od subjekta podataka nije rok u kojem odgovarate, već sadržaj vašeg odgovora. Poduzeća često ili pošalju premalo podataka pri zahtjevu za pristup, ili brišu podatke pri zahtjevu za brisanje koje zapravo trebaju zadržati. Obje greške nastaju jer se zahtjev tretira kao jedna jednostavna radnja, dok zapravo prvo trebate odgovoriti na niz pitanja.
Jezgra greške je ova: zahtjev za pristup ili brisanje zahtijeva procjenu po podatku, a ne gumb koji aktivirate. Ako netko obriše kompletan dosje zaposlenika jer je to traži bivši radnik, lako može obrisati podatke koji se prema drugoj zakonskoj obavezi moraju zadržati, kao što su porezne ili radnopravne rokove čuvanja. Ako pri zahtjevu za pristup samo izvezete iz jednog sustava, često vam nedostaju podaci koji se nalaze drugdje, primjerice u zasebnoj Excel-datoteci ili u poštanskom sandučiću vođu.
Zašto se ova greška toliko često javlja
GDPR daje subjektima podataka pravo na pristup i, pod određenim uvjetima, pravo na brisanje. Oba prava nisu neograničena. Pravo na brisanje na primjer ne vrijedi kada postoji zakonska obaveza čuvanja, ili kada su podaci potrebni za uspostavljanje, vršenje ili obranu pravnog zahtjeva. To razlikovanje nije u jednostavnoj listi provjere, što to čini teškim za nekoga tko to prvi put obrađuje.
Drugi razlog je što su podaci u prosječnom MKB-poduzeću raspoređeni: u CRM-u, u računovodstvu, u e-mailu, ponekad u aplikaciji za komunikaciju. Zahtjev se često obrađuje iz jednog sustava, dok subjekt podataka ima pravo na cjelovitu sliku. To je upravo gdje aktualnu registar aktivnosti obrade čini razlikom: ako ste unaprijed već navedli koji sustavi sadrže osobne podatke i čiji su, ne trebate to shvatiti pod vremenskim pritiskom u trenutku kada zahtjev stigne.
Druga greška: ne provjeriti identitet
Osim sadržajne procjene, često se greške dogode na prvom koraku: utvrđivanju tko podnosi zahtjev. Zahtjev za pristup ili brisanje često sadrži osjetljive informacije, a te informacije trebale bi doći samo do samog subjekta podataka. Ako se zahtjev riješi premalo brzo bez provjere identiteta, može doći do toga da se podaci jedne osobe dostave drugoj osobi. Istodobno vrijedi: identifikacijska kontrola koja je nepotrebno stroža usporava rješavanje i može se doživiti kao prepreka koja nije proporcionalna zahtjevu.
Kako izbjegavate ovu grešku
Prvi korak je pravilno dokumentirati sam zahtjev: što se točno traži, tko to traži, i kada je zahtjev pristigao. Od tog trenutka počinje teći zakonski rok, i taj rok vrijedi bez obzira dolazi li zahtjev e-poštom, telefonom ili pismom.
Drugi korak je provjeriti u kojim sustavima se nalaze podaci te osobe. Registar obrade podataka koji je ažuran significantly ubrzava ovaj proces, jer tada već znate koje alate i dobavljače koriste za obradu podataka djelatnika ili klijenta. Oni koji to još nemaju centralizirano, mogu pročitati što točno trebalo biti u registru prije nego što zahtjev pristigao. banka znanja s objašnjenjima po situaciji što točno trebalo biti u registru prije nego što zahtjev pristigao.
Treći korak je procijeniti za svaki pojedini podatak je li brisanje ili dostava dozvoljene, umjesto da se cijela mapa obradi odjednom. Ako postoji sumnja glede zakonske obveze čuvanja koja je suprotna zahtjevu, preporučuje se ovdje tražiti pravne savjete; nadzorna vlast ovo razlikovanje navodi u svojim smjernicama, ali ishod ovisi o specifičnoj situaciji.
Na kraju, pomaže imati unaprijed utvrđen proces za ovakve zahtjeve, tako da se ne izmišlja iznova za svaki zahtjev tko je odgovoran za što. Odgovori na često postavljana pitanja o ovoj temi pregledano su prikupljeni u zbirci često postavljanih pitanja, a tko želi vidjeti kako gdpria.eu navodi izvor svakoga odgovora, čita to na stranici objašnjenje kako informacije nastaju.
Dobro vođeni registar i utvrđen proces ne sprječavaju primanje zahtjeva, ali sprječavaju da se zahtjev pod vremenskim pritiskom ne obavi pogrešno. Tko to radije želi strukturalno urediti umjesto da iznova rješava od slučaja do slučaja, može se besplatno informirati o poslovnom računu i tako urediti pregled po sustavu i po zahtjevu.
Zainteresirani ste kako izgleda vaša vlastita situacija? Besplatna brza provjera daje u nekoliko pitanja prvi uvid, bez da vam je za to potreban račun.