Kõige sagedamune viga andmesubjekti palve käitlemisel ei seisneu selles, kui kaua te vastamisega ootate, vaid teie vastuse sisus. Ettevõtted saadavad juurdepääsupalvele sageli kas liiga vähe andmeid tagasi või kustutavad kustutamispalve puhul andmeid, mida nad tegelikult pidid säilitama. Mõlemad vead tekivad seetõttu, et palvet käsitletakse ühe lihtsa toiminguna, kuigi tegelikult tuleb esmalt vastata mitmele küsimusele.
Vea olemus on see: juurdepääsu- või kustutamispalve nõuab hindamist iga andmepunkti kohta, mitte nuppu, mida te kasutada saate. Kes kustutab tervet personalikausta, kuna endine töötaja seda küsib, võib kergesti kustutada andmeid, mida tuleb muul seadusliku kohustuse alusel alles hoida, näiteks maksualase või tööõiguse säilitamistähtajad. Kes saadab juurdepääsupalvele ainult ühe süsteemi ekspordifaili, jätab sageli vahele andmeid, mis on mujal, näiteks eraldi Exceli-failis või juhi postkastis.
Miks see viga nii sageli esineb
AVG annab andmesubjektidele juurdepääsuõiguse ja tingimustel kustutamisõiguse. Mõlemad õigused pole piiramatud. Kustutamisõigus ei kehti näiteks juhul, kui on seaduslik säilitamiskohustus, või kui andmeid on vaja õigusemõistu loomiseks, teostamiseks või kaitseks. See eristus ei ole lihtsal kontrollnimekirjal, ja see teeb asja raskeks kellelegi, kes seda esimest korda käsitleb.
Teine põhjus on see, et keskmise suurusega ettevõttes olevad andmed on hajutatud: CRM-is, arvestuses, e-mails, mõnikord vestluskeskkonnas. Palvele vastatakse sageli ühe süsteemi vaatepunktist, kuigi andmesubjektil on õigus täielikule pildile. See on täpselt see, kus ajakohane käitlemisregistri teave muudab erinevust: kui olete eelnevalt kirja pannud, millised süsteemid sisaldavad isikuandmeid ja kelle kohta, ei pea te seda ajapuuduse tingimustes lahendama sel hetkel, kui palve kätte jõuab.
Teine viga: isikut ei kontrollita
Sisulise hinnangu kõrval läheb tihti valesti esimeses etapis: määrata, kes palve esitab. Juurdepääsu- või kustutamispalve sisaldab sageli tundlikku teavet, ja see teave kuulub ainult andmesubjektile endale. Palve liiga kiiresti käidelda ilma isikut kontrollimata, võib kaasa tuua, et ühe isiku andmed jõuavad vale isikuni. Samas kehtib: ebatarvilikult range isikukontroll teeb käitlemise aeglasemaks ja võib tunda takistusena, mis pole palvega proportsioonis.
Kuidas seda viga vältida
Esimene samm on palve ise korralikult kirja panna: mida täpselt kutsutakse välja, kes seda teeb, ja mis kuupäeval see kätte jõudis. Sellest hetkest alates käib seaduslik tähtaeg, ja see tähtaeg kehtib olenemata sellest, kas palve tuli e-postiga, telefoni või kirja teel.
Teine samm on kontrollida, millistes süsteemides selle isiku andmeid on. Ajakohane käitlemisregistri kasutamine kiirendab seda märkimisväärselt, sest siis teate juba, millised vahendid ja pakkujad töötajate või klientide andmeid käitlevad. Kes pole seda veel keskse asana paika pannud, saab lugeda teaduspank koos selgitusega iga situatsiooni jaoks mida täpselt peab registris olema enne, kui palve kätte jõuab.
Kolmas samm on hinnata iga andmepunkti kohta, kas kustutamine või väljastamine on lubatud, selle asemel et käidelda terve kausta korraga. Kui kahtlete seaduslikus säilitamiskohustuses, mis palvele vastu seisab, on siin mõistlik juridilise nõu saada; järelevalveasutus nimetab seda eristust oma juhistes, kuid tulemus sõltub konkreetsest olukorrast.
Lõpuks aitab kasulik praktika ette valmistada taoliste taotluste jaoks, et ei tuleks iga taotlusega uuesti otsustada, kes millise eest vastutulevõtmine on. Sageli esitatud küsimustele selle teema kohta on vastused koondatud ülevaatlikult sageli esitatud küsimuste kogusse, ja kes tahab näha, kuidas gdpria.eu näitab iga vastuse allikat, loeb seda lehelt teavet selle kohta, kuidas informatsioon on koostatud.
Korralik register ja kindel protsess ei välista seda, et taotlus ei saabunud, kuid vältivad juhtumit, kus aeg ei piisa ja juhtub vigu. Kes soovib selle hoopis süsteemselt korraldada, mitte iga kord uuesti lahendada, saab tasuta tutvuda ärikontoga ja koostada ülevaate süsteemide ja taotluste kaupa.
Kas soovite teada oma olukorra kohta? Tasuta kiirblick annab mõne küsimuse jäl esimese ülevaate, kontot tegemata.