L-iżball l-aktar komuni meta tiġi mmaniġġjata talba ta' suġġett ta' dejta mhu l-ħin li fiha tirrispondi, imma l-kontenut tar-risposta tiegħek. Ħafna drabi l-kumpaniji jibagħtu jew ftit ħafna dejta lura meta jkun hemm talba ta' aċċess, jew iħذfu dejta meta jkun hemm talba ta' ħذf li attwalment kellhom jinżammu. It-tnejn l-iżballin jseħħu għax it-talba titħoloq bħala azzjoni waħda sempliċi, filwaqt li attwalment hemm numru ta' mistoqsijiet li għandhom jindaħlu l-ewwel.
Il-qalba tal-iżball hija din: talba għal aċċess jew ħذf titlob evalwazzjoni għal kull element ta' dejta, mhu buttuna li taqlib. Min iħذef ħafna komplet ta' dokumenti ta' ħaddiema għax ħaddiema preċedenti talab dan, jista' faċilment iħذef dejta li skond obligu legali ieħor għandu jinżammu akoma, bħal termini ta' ħarking fiskal jew tax-xogħol. Min jwiegħed biss export minn sistema waħda meta jkun hemm talba ta' aċċess, ħaffa drabi jaqsa dejta li tinsab xi mkien ieħor, pereżempju f'dokument Excel solit jew fil-mailbox ta' responsabbli.
Għaliex dak l-iżball iseħħ spiss ħafna
L-GDPR jagħti lill-suġġetti ta' dejta l-ħق ta' aċċess u, taħt kundizzjonijiet ċerti, il-ħق ta' ħذf. It-tnejn il-ħuquq mhu mingħajr limiti. Il-ħق ta' ħذf, pereżempju, mhu japplikax meta jkun hemm obligu legali ta' ħarking, jew meta l-dejta hija meħtieġa biex jiġi stabbilit, eżerċitat jew difen pretensjoni legali. Din id-distinzjoni mhu f'lista sempliċi, u dan jagħmel diffiċli għal xi ħadd li jtratta dan għall-ewwel darba.
Ir-raġuni t-tieni hija li d-dejta f'kumpanija ordinarja ta' SME hija spazjata: fil-CRM, fil-kontabilità, fl-email, xi kultant f'app tat-chat. Talba normalment titħoloq minn sistema waħda, filwaqt li s-suġġett ta' dejta għandu ħق għal stampa kompluta. Dan eżattament fejn reġistru aktwali ta' attivitajiet ta' ipproċessar jagħmel id-differenza: jekk diġà ddefinejt minn qabel liema sistemi fihom dejta personali u ta' min, m'għandekx bżonn issib dan taħt pressjoni tal-ħin meta tasal talba.
It-tieni iżball: l-identità ma tħoloqx
Minbarra l-evalwazzjoni tal-kontenut, ħafna drabi l-affarijiet jinqalgħu fil-pass ta' quddiem: tiddetermina min jirrinixxi tal-istħarriġ. Istħarriġ għall-aċċess jew ħذf ħafna drabi jkun fih informazzjoni sensittiva, u dik l-informazzjoni għandha tasal biss mal-persuna kkonċernata nnifisha. L-istħarriġ tiġi trattata malli mingħajr ma tivverifika l-identità, jista' jirriżulta li d-dejta ta' persuna waħda tasal mal-persuna ħamsa. Fl-istess ħin, japplikaw: kontroll ta' identità li ma jkunx meħtieġ ritarda t-trattament u jista' jiġi pperċepit bħala ostaklu li ma jkunx proporzjonat għall-istħarriġ.
Kif tipprevjeni din l-iżball
L-ewwel pass hu li tikteb l-istħarriġ stess tajjeb: x'eżattament jiġi mitlub, minn min, u x'jum id-dejta daħlit. Minn dik il-ħin 'il quddiem, il-limitu leġislattivu jibda jdur, u dak il-limitu japplikaw irrispettivament minn jekk l-istħarriġ tasal permezz ta' e-mail, telefown jew ittra.
It-tieni pass hu li tkun tinsab f'liema sistemi hemm dejta ta' din il-persuna. Reġistru ta' attivitajiet ta' trattament li huwa aġġornat iħaffef dan ħafna, għax mbagħad int diġà taf liema għodod u fornitori jippruċessaw dejta ta' impjegati jew klijenti. Dawk li għadhom m'għandhomx dan imfassal ċentralment, jistgħu jaqraw x'eżattament għandu jkun hemm f'reġistru qabel ma jdaħlu istħarriġ. bank tal-għarifa bi spjegazzjonijiet għal kull sitwazzjoni aqraw x'eżattament għandu jkun hemm f'reġistru.
It-tielet pass hu li għal kull dejta titkejjel jekk l-ħذf jew it-tqassim huwa permess, minflok li titratta l-file kollu f'daqqa. Meta jkun hemm dubji dwar obligu leġislattivu ta' ħifz li jintrappoż l-istħarriġ, huwa intelliġenti li titlob parir legali dwar dan; l-awtorità tal-ġaranzija tisemmi dan id-distinzjoni f'irriglamenti tagħha, iżda r-riżultat jiddependi fuq is-sitwazzjoni speċifika.
Fl-aħħar, huwa ta' għajnuna li jkollok proċess fiss imqabel għal ħames tad-doms, sabiex ma tkun ma' kull talba mill-ġdid tinventa min huwa responsabbli għal xiex. It-tweġibiet għal mistoqsijiet frekwenti dwar dan is-suġġett huma organizzati ċarament fl- ġbir ta' mistoqsijiet frekwenti, u min irid jara kif gdpria.eu jindika l-post ta' l-għodda ta' kull tweġiba, jaqra dan fuq il-paġna spjegazzjoni dwar kif l-informazzjoni hija prodotta.
Reġistru tajjeb imżomm u proċess fiss ma jippreventixxux li tilħaq talba, iżda jippreventixxux li tħalli mhux it-temp issuq. Min jippreferi jorħota ħaġa strutturalment minflok jħarreġ mill-ġdid kull każ, jista' jittalab ħielsa dwar kont kummerċjali u hekk jagħmel is-sitwazzjoni tiegħek ordnata għal kull sistema u kull talba.
Inti kurjuż kif tħares is-sitwazzjoni tiegħek? L-iskennjar maqsum gratis tagħti, f'ftit mistoqsijiet, indikazzjoni ewwel, mingħajr li għandek bżonn ta' kont.