Το πιο συνηθισμένο λάθος κατά τη διαχείριση ενός αιτήματος ενός υποκειμένου δεδομένων δεν βρίσκεται στη προθεσμία απόκρισης, αλλά στο περιεχόμενο της απάντησής σας. Οι επιχειρήσεις συχνά στέλνουν είτε πολύ λίγα δεδομένα ως απάντηση σε ένα αίτημα πρόσβασης, είτε διαγράφουν στο πλαίσιο ενός αιτήματος διαγραφής δεδομένα που όχι, θα έπρεπε να διατηρήσουν. Και τα δύο λάθη προκύπτουν επειδή το αίτημα αντιμετωπίζεται ως μία απλή ενέργεια, ενώ στην πραγματικότητα πρέπει πρώτα να απαντηθούν ορισμένες ερωτήσεις.
Η ουσία του λάθους είναι αυτή: ένα αίτημα για πρόσβαση ή διαγραφή απαιτεί μία αξιολόγηση ανά δεδομένο, όχι ένα κουμπί που σας μετατρέπει. Όποιος διαγράφει ένα πλήρες αρχείο προσωπικού επειδή ένας πρώην εργαζόμενος το ζητάει, μπορεί εύκολα να διαγράψει δεδομένα που πρέπει να διατηρηθούν βάσει άλλης νομικής υποχρέωσης, όπως φορολογικές ή εργασιακές προθεσμίες διατήρησης. Όποιος σε ένα αίτημα πρόσβασης στέλνει μόνο μία εξαγωγή από ένα σύστημα, συχνά παραλείπει δεδομένα που βρίσκονται αλλού, για παράδειγμα σε ένα χωριστό αρχείο Excel ή στη θυρίδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενός διευθυντή.
Γιατί το σφάλμα αυτό εμφανίζεται τόσο συχνά
Η Ενιαία Ρύθμιση προσώπων διαδικτύου δίνει στα υποκείμενα δεδομένων το δικαίωμα πρόσβασης και, υπό ορισμένες προϋποθέσεις, το δικαίωμα διαγραφής. Και τα δύο δικαιώματα δεν είναι απεριόριστα. Το δικαίωμα διαγραφής για παράδειγμα δεν ισχύει όταν υπάρχει νομική υποχρέωση διατήρησης, ή όταν τα δεδομένα είναι απαραίτητα για την κατάρτιση, άσκηση ή υπεράσπιση αγωγής. Αυτή η διάκριση δεν υπάρχει σε ένα απλό κατάλογο ελέγχου, και αυτό το καθιστά δύσκολο για κάποιον που το αντιμετωπίζει για πρώτη φορά.
Ένας δεύτερος λόγος είναι ότι τα δεδομένα σε ένα μέσο μικρομεσαίο επιχείρηση είναι διασκορπισμένα: στο σύστημα διαχείρισης σχέσεων με πελάτες, στη λογιστική, στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, μερικές φορές σε μια εφαρμογή συνομιλίας. Ένα αίτημα συχνά απαντάται από ένα σύστημα, ενώ το υποκείμενο δεδομένων έχει δικαίωμα σε ένα πλήρες εικόνα. Αυτό είναι ακριβώς όπου ένας ενημερωμένος κατάλογος δραστηριοτήτων επεξεργασίας κάνει τη διαφορά: αν έχετε προκαθορίσει ποια συστήματα περιέχουν δεδομένα και του ποιου, δεν χρειάζεται να το ανακαλύψετε υπό χρονικό πίεση τη στιγμή που φτάνει ένα αίτημα.
Το δεύτερο λάθος: μη επαλήθευση της ταυτότητας
Εκτός από την ουσιαστική αξιολόγηση, τα πράγματα συχνά πηγαίνουν στραβά στο πρώτο στάδιο: τον προσδιορισμό του αιτούντος. Ένα αίτημα πρόσβασης ή διαγραφής συχνά περιέχει ευαίσθητες πληροφορίες, και αυτές οι πληροφορίες θα πρέπει να φτάσουν μόνο στο ίδιο το υποκείμενο δεδομένων. Η γρήγορη διεκπεραίωση ενός αιτήματος χωρίς επαλήθευση της ταυτότητας μπορεί να οδηγήσει σε δεδομένα ενός ατόμου να φτάσουν στο λάθος άτομο. Ταυτόχρονα, ισχύει: ένας περιττά αυστηρός έλεγχος ταυτότητας καθυστερεί τη διεκπεραίωση και μπορεί να θεωρηθεί ως εμπόδιο που δεν είναι ανάλογο προς το αίτημα.
Πώς αποφεύγετε αυτό το λάθος
Το πρώτο βήμα είναι να καταγράψετε σωστά το ίδιο το αίτημα: τι ακριβώς ζητείται, από ποιον και ποια ημερομηνία έφτασε. Από εκείνη τη στιγμή, ξεκινά η νόμιμη προθεσμία, και αυτή η προθεσμία ισχύει ανεξάρτητα από το αν το αίτημα φτάνει μέσω e-mail, τηλεφώνου ή επιστολής.
Το δεύτερο βήμα είναι να ελέγξετε σε ποια συστήματα υπάρχουν δεδομένα αυτού του ατόμου. Ένα αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας που είναι ενημερωμένο επιταχύνει σημαντικά αυτό, επειδή θα ξέρετε ήδη ποια εργαλεία και προμηθευτές επεξεργάζονται δεδομένα των υπαλλήλων ή των πελατών σας. Όσοι δεν το έχουν ακόμη ορίσει κεντρικά, μπορούν στο τράπεζα γνώσης με εξήγηση ανά περίπτωση να διαβάσουν τι ακριβώς πρέπει να περιέχεται σε ένα αρχείο πριν φτάσει ένα αίτημα.
Το τρίτο βήμα είναι να αξιολογήσετε ανά δεδομένο αν η διαγραφή ή η αποκάλυψη επιτρέπεται, αντί να χειρίζεστε ολόκληρο το φάκελο μία φορά. Εάν υπάρχει αμφιβολία σχετικά με μια νόμιμη υποχρέωση διατήρησης που αντιμετωπίζει το αίτημα, είναι σκόπιμο να ζητήσετε νομικές συμβουλές σχετικά με αυτό· η αρχή εποπτείας το αναφέρει αυτό το διαχωρισμό στις κατευθυντήριες αρχές της, αλλά το αποτέλεσμα εξαρτάται από την συγκεκριμένη κατάσταση.
Τέλος, είναι χρήσιμο να έχετε προκαθορισμένη διαδικασία για τέτοια αιτήματα, ώστε να μην επανακαθορίζεται κάθε φορά ποιος είναι υπεύθυνος για τι. Απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις σχετικά με αυτό το θέμα βρίσκονται σε μια σαφή συλλογή στο συλλογή συχνών ερωτήσεων, και όποιος θέλει να δει πώς το gdpria.eu υποδεικνύει τη θέση αναφοράς κάθε απάντησης, το διαβάζει σε αυτήν τη σελίδα εξήγηση σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας των πληροφοριών.
Ένα καλά τηρούμενο μητρώο και μια σταθερή διαδικασία δεν αποτρέπουν την άφιξη ενός αιτήματος, αλλά αποτρέπουν τα σφάλματα που προκύπτουν από τη χρονική πίεση. Όποιος προτιμά να το ρυθμίσει αυτό δομικά αντί να το ξανακαταλάβει κάθε φορά, μπορεί να ελεύθερη ενημέρωση σε ένα επιχειρηματικό λογαριασμό και έτσι να διατηρήσει την επισκόπηση ανά σύστημα και ανά αίτημα.
Είστε περίεργοι πώς φαίνεται η δική σας κατάσταση; Η δωρεάν γρήγορη σάρωση δίνει σε μερικές ερωτήσεις ένδειξη πρώτο επίπεδο, χωρίς να χρειάζεστε λογαριασμό.