Най-честата грешка при обработката на искане от лице не се крие в времевата рамка, в която отговаряте, а в съдържанието на вашия отговор. Компаниите често или изпращат твърде малко данни обратно при искане за достъп, или изтриват при искане за изтриване данни, които всъщност трябва да запазят. И двете грешки възникват, защото исканието се третира като една проста операция, докато всъщност първо трябва да отговорите на редица въпроси.
Същността на грешката е следната: искане за достъп или изтриване изисква оценка за всяко отделно данно, не един бутон, който активирате. Ако някой изтрие цял служебен досие, защото бивш служител го поиска, лесно може да изтрие данни, които по силата на друга законна задължение трябва да бъдат запазени, например данъчни или трудовоправни сроковове. Ако при искане за достъп пратите само експорт от един системата, често пропускате данни, които са разположени другаде, например в отделен файл на Excel или в пощенската кутия на мениджър.
Защо тази грешка възникна толкова често
GDPR дава на лицата право на достъп и, при определени условия, право на изтриване. И двете права не са неограничени. Правото на изтриване например не се прилага, когато има законно задължение за запазване или когато данните са необходими за установяване, упражняване или защита на правен иск. Това разграничение не се съдържа в един прост контролен списък и это затруднява някой, който обработва это по първи път.
Втората причина е, че данните в средностатист МСП компания са разпределени: в CRM системата, в счетоводството, в имейл, понякога в чат приложение. Искане обикновено се отговаря от един системата, докато лицето има право на пълна картина. Това е точно където актуално преписание на обработката на данни прави разликата: ако сте вече предварително установили кои системи съдържат лични данни и на кого принадлежат, не трябва да го разбирате под натиск на времето в момента, когато дойде искане.
Втората грешка: не се проверява самоличност
Освен при материалната преценка, често възникват проблеми при първата стъпка: определянето на лицето, което направи искането. Искане за достъп до информация или изтриване често съдържа чувствителна информация, която трябва да достигне само до заинтересованото лице. Обработката на искането твърде бързо без проверка на личността може да доведе до това информация на едно лице да попадне на друго лице. Вместе с това: прекомерна проверка на личността забавя обработката и може да създаде препятствие, което не е в съответствие със заявката.
Как да избегнете тази грешка
Първата стъпка е да документирате самото искане правилно: какво точно се поиска, от кого и кога е постъпило. От този момент тече законният срок, и този срок важи независимо дали искането е пристигнало по имейл, телефон или писмо.
Втората стъпка е да проверите в кои системи съществуват данни на това лице. Регистър на дейностите по обработка на данни, който е актуален, значително ускорява това, тъй като тогава вече знаете кои инструменти и доставчици обработват данни на служители или клиенти. Ако вие още нямате това централизирано, можете да прочетете банка от знания с обяснение за всяка ситуация какво точно трябва да съдържа регистър, преди искането да пристигне.
Третата стъпка е за всеки един данен елемент да преценити дали изтриването или предоставянето е допустимо, вместо да обработите цялото досие наведнъж. Ако имате съмнения относно законна задължителност за съхранение, която противоречи на искането, препоръчително е да потърсите правни съвети по този въпрос; надзорният орган посочва това разграничение в своите насоки, но резултатът зависи от конкретната ситуация.
В заключение е полезно да имате предварително установен процес за този вид искания, така че при всяко искане да не се налага отново да се решава кой за какво отговаря. Отговори на често задавани въпроси по тази тема са събрани четливо в събиране на често задавани въпроси, а тези, които желаят да видят как gdpria.eu посочва източника на всеки отговор, го четат на страницата обяснение как информацията е създадена.
Добре водено регистър и установен процес не предотвращават получаването на искане, но предотвращават грешките под натиск на време. Тези, които предпочитат да решат това структурно вместо да го намиращат отново при всеки случай, могат да се ориентират безплатно в бизнес профил и така да приведат в ред прегледа по система и по искане.
Интересува ли вас как изглежда вашата собствена ситуация? Безплатното бързо сканиране дава в няколко въпроса първото указание, без да имате нужда от профил.