Najčastejšou chybou pri spracovaní žiadosti dotknutej osoby nie je lehota, v ktorej reagujete, ale obsah vašej odpovede. Podniky často buď vrátia príliš málo údajov pri žiadosti o prístup, alebo pri žiadosti o vymazanie vytvoria údaje, ktoré by vlastne mali naďalej uchovávať. Obe chyby vznikajú preto, že sa na žiadosť nahliadza ako na jednu jednoduchú akciu, zatiaľ čo pred tým je potrebné odpovedať na niekoľko otázok.
Podstatou chyby je toto: žiadosť o prístup alebo vymazanie si vyžaduje posúdenie na jednotlivej úrovni údajov, nie tlačidlo, ktoré stlačíte. Ktokoľvek vymaže celý personálny spis, pretože to starý zamestnanec požadá, môže bez problémov vymazať údaje, ktoré musia byť podľa inej zákonnej povinnosti naďalej uchovávané, napríklad daňové alebo pracovnoprávne lehoty na uchovávanie. Ktokoľvek pri žiadosti o prístup pošle iba export z jedného systému, často stratí údaje, ktoré sa nachádzajú inde, napríklad v samostatnom súbore programu Excel alebo v poštovej schránke vedúceho.
Prečo sa táto chyba vyskytuje tak často
GDPR dáva dotknutým osobám právo na prístup a za určitých podmienok právo na vymazanie. Obe práva sú obmedzená. Právo na vymazanie sa napríklad neuplatňuje, ak existuje zákonná povinnosť uchovávania alebo ak sú údaje potrebné na ustanovenie právneho nároku, výkon alebo obranu. Toto rozlíšenie nie je v jednoduchej kontrolnom zozname a to to robí ťažkým pre niekoho, kto to spracováva prvýkrát.
Druhým dôvodom je, že údaje v priemernom podniku MKB sú rozptýlené: v CRM, v účtovníctve, v e-maile, niekedy v aplikácii na chat. Žiadosť sa často spracúva z jedného systému, zatiaľ čo dotknutá osoba má právo na úplný prehľad. To je presne miesto, kde má aktuálny register operácií spracúvania údajov presne taký vplyv: ak ste si dopředu zaznamenali, ktoré systémy obsahujú osobné údaje a čích, nemusíte to zisťovať pod časovým tlakom v okamihu, keď príde žiadosť.
Druhá chyba: neoverite totožnosť
Okrem vecného posúdenia sa to často pokazí v prvom kroku: určenie, kto žiadosť robí. Žiadosť o prístup alebo vymazanie často obsahuje citlivé informácie a tieto informácie by malo dostať iba samotné dotknuté osoby. Spracovanie žiadosti príliš rýchlo bez overenia identity môže viesť k tomu, že údaje jednej osoby skončia u nesprávnej osoby. Zároveň sa uplatňuje: zbytočne ťažké overenie totožnosti oneskorí spracovanie a môže byť vnímané ako prekážka, ktorá nie je úmerná žiadosti.
Ako sa vyhnúť tejto chybe
Prvým krokom je správne zaznamenať samotnú žiadosť: čo sa presne požaduje, od koho a na aký dátum prišla. Od tohto okamihu beží zákonná lehota a táto lehota sa uplatňuje bez ohľadu na to, či žiadosť príde e-mailom, telefonom alebo listom.
Druhým krokom je zistiť, v ktorých systémoch sú údaje tejto osoby. Register operácií spracúvania údajov, ktorý je aktuálny, to výrazne urýchli, pretože potom už viete, ktoré nástroje a poskytovatelia spracúvajú údaje zamestnancov alebo zákazníkov. Kto to ešte nemá na jednom mieste, môže skúsiť knowledge base with explanations for each situation prečítajte si, čo sa presne má nachádzať v registri skôr, ako príde žiadosť.
Tretím krokom je posúdiť jednotlivé údaje, či je vymazanie alebo poskytnutie povolené, namiesto spracovania celého spisu naraz. Ak existuje pochybnosť o zákonnej povinnosti uchovania údajov, ktorá stojí oproti žiadosti, je vhodné si v tejto veci vyžiadať právne poradenstvo; dohľadný orgán o tomto rozlíšení hovorí vo svojich pokynoch, ale výsledok závisí od konkrétnej situácie.
Nakoniec pomáha, ak si vopred stanovíte pevný postup pre tieto druhy žiadostí, aby sa pri každej žiadosti znova neopakovalo, kto za čo zodpovedá. Odpovede na často kladené otázky na túto tému nájdete prehľadne zhromaždené v zbierke často kladených otázoka kto chce vidieť, ako gdpria.eu uvádza zdroj každej odpovede, môže si to prečítať na stránke vysvetlenie toho, ako sa informácie vytvárajú.
Dobre vedený register a pevný postup síce nezabránia tomu, aby prišla žiadosť, ale zabránia tomu, aby sa pod tlakom času spravila chyba. Kto by to radšej chcel riešiť systémovo namiesto toho, aby sa pri každom prípade znova rozhodoval, môže sa bezplatne oboznámiť s obchodným účtom a takto si uviesť do poriadku prehľad jednotlivých systémov a jednotlivých žiadostí.
Zaujíma vás, ako vyzerá vaša vlastná situácia? Bezplatné rýchle skenery vám na základe niekoľkých otázok poskytnú prvú indikáciu bez toho, aby ste potrebovali účet.