Az adatalany kérelmének kezelésekor a leggyakoribb hiba nem az abban foglalt határidőben van, hanem a válasz tartalmában. A vállalkozások gyakran vagy túl kevés adatot küldnek vissza egy hozzáférési kérelem során, vagy egy törlési kérelem során olyan adatokat törölnek, amelyeket valójában még meg kellett volna őrizniük. Mindkét hiba abból adódik, hogy a kérelmet egyetlen egyszerű műveletként kezelik, miközben valójában előbb több kérdésre kell válaszolniuk.
A hiba lényege ez: egy hozzáférési vagy törlési kérelem adat szerinti értékelést igényel, nem pedig egy olyan gombot, amelyet Ön átvált. Aki egy teljes személyzeti dossziét töröl, mert egy volt munkavállaló ezt kéri, könnyen törölhet olyan adatokat, amelyeket egyéb jogi kötelezettség alapján még meg kell őrizni, például adóügyi vagy munkajogi megőrzési határidők alapján. Aki egy hozzáférési kérelem során csak egy export egyetlen rendszerből küld el, gyakran hiányzik neki az adat, amely máshol található, például egy különálló Excel-fájlban vagy egy vezetői postafiókban.
Miért fordul elő ez a hiba olyan gyakran
Az AVG adatalanyoknak joga van a hozzáféréshez és bizonyos feltételek mellett a törléshez. Mindkét jog nem korlátlan. A törléshez való jog például nem érvényes, ha jogszabályon alapuló megőrzési kötelezettség áll fenn, vagy ha az adatokra szükség van egy jogcím megállapításához, gyakorlásához vagy védelmezéséhez. Ez a megkülönböztetés nem szerepel egyetlen egyszerű ellenőrzőlistán, és ez megnehezíti azok dolga, akik ezt először kezelik.
Másodlagos oka annak, hogy az átlagos kkv-vállalkozásnál az adatok szétszórtan helyezkednek el: a CRM-ben, a könyvelésben, az e-mailben, néha egy csevegőalkalmazásban. A kérelmet gyakran egyetlen rendszerből válaszolják meg, miközben az adatanynak joga van egy teljes képhez. Ez pontosan az, ahol egy aktuális feldolgozási tevékenységek nyilvántartása csinálja a különbséget: ha előre már dokumentálta, mely rendszerekben vannak személyes adatok és kitől, nem kell ezt határidő alatt eldöntenie arra az időpontra, amikor a kérelem érkezik.
A második hiba: az azonosság ellenőrzésének elmulasztása
A tartalmi értékelésen kívül az első lépésnél dőlnek el gyakran a dolgok: a kérelem benyújtójának meghatározása. A hozzáférési vagy törlési kérelem gyakran érzékeny információkat tartalmaz, és ezek az információk csak az adatanyhoz tartoznak. Egy kérelmet túl gyorsan kezelni az identitás ellenőrzése nélkül arra vezethet, hogy az egyik személy adatai a rossz személyhez kerülnek. Ugyanakkor igaz: az indokolatlanul szigorú azonosság-ellenőrzés lelassítja a feldolgozást, és a kérelemhez aránytalan akadályként érződhet.
Hogyan kerülheti el ezt a hibát
Az első lépés a kérelem önmagának helyes rögzítése: pontosan mit kérnek, ki kéri, és milyen napon érkezett be. Ettől kezdve a jogszabályi határidő teljesedik, és ez a határidő akkor is érvényes, ha a kérelem e-mailben, telefonon vagy levélben érkezik.
A második lépés annak megállapítása, hogy mely rendszerekben vannak ennek a személynek az adatai. Az aktualizált feldolgozási tevékenységek nyilvántartása jelentősen felgyorsítja ezt, mivel akkor már tudja, mely eszközök és szállítók dolgozzák fel az alkalmazottak vagy ügyfelek adatait. Aki ezt még nem központilag dokumentálta, megtudhatja a tudásbázis helyzetre szóló magyarázattal részleteit, hogy pontosan mit kell egy nyilvántartásban szerepeltetni, mielőtt egy kérelem érkezik.
A harmadik lépés adat szerinti értékelés, hogy a törlés vagy közreadás megengedett-e, ahelyett, hogy az egész dossziét egyszerre kezelné. Ha bizonytalanság merül fel egy olyan jogszabályi megőrzési kötelezettséggel kapcsolatban, amely a kérelemmel szemben áll, célszerű ebben jogi tanácsot kérni; az ellenőrző hatóság ezt a megkülönböztetést iránymutatásaiban megemlíti, de az eredmény az adott helyzettől függ.
Végül is segít, ha előre rögzített folyamattal rendelkeznek az ilyen kérelmekre, így minden kérelemnél nem kell újra kitalálni, hogy ki felelős mit illetően. A témáról feltett kérdésekre adott válaszok áttekinthetően a gyakran feltett kérdések gyűjteményerészben találhatók, és aki szeretné látni, hogyan jelöli meg a gdpria.eu az egyes válaszok forráshelyet, azt az információ készítésének módja – magyarázat.
oldalon olvashatja. Egy jól vezetett nyilvántartás és egy rögzített folyamat nem akadályozza meg a kérelem beérkezését, de megakadályozza, hogy az időnyomás alatt rosszul sikerüljön. Aki ezt szívesebben szeretné szerkezetileg rendezni, ahelyett hogy minden egyes esetben újra felvetné, az ingyenes orientáció egy üzleti fiók keretében lehetőséggel él, és így az egyes rendszerek és kérelmek szerinti áttekintést rendbe szedheti.
Kíváncsi, hogy az ön helyzete hogyan néz ki? Az ingyenes gyorsscan néhány kérdés alapján első jelzést ad, anélkül hogy ehhez fiókra lenne szüksége.