Dažniausia klaida tvarkant duomenų subjekto prašymą slypi ne laike, per kurį atsakote, o jūsų atsakymo turinyje. Įmonės dažnai arba grąžina per mažai duomenų į prieigos prašymą, arba ištrina duomenis, kurie iš tikrųjų turėtų būti išsaugoti. Abi klaidos atsiranda dėl to, kad prašymas traktuojamas kaip vienas paprastas veiksmas, o iš tiesų iš pradžių reikia atsakyti į kelis klausimus.
Klaidos esmė ta: prašymas suteikti prieigą prie duomenų arba juos ištrinti reikalauja vertinimo konkrečiuose duomenimis, o ne mygtuko, kurį jūs paspaudžiate. Jei kas nors ištrina visą personalinį bylinį aplanką, nes to prašo buvęs darbuotojas, gali lengvai ištrinti duomenis, kurie pagal kitą teisinį reikalavimą vis dar turi būti saugomi, pvz., mokesčių arba darbo teisės nustatytus saugojimo terminus. Jei į prieigos prašymą nusiųsite tik eksportą iš vienos sistemos, dažnai praleisite duomenis, kurie saugomi kitur – pavyzdžiui, atskiroje Excel lentelėje arba vadovo pašto dėžutėje.
Kodėl ši klaida taip dažnai pasitaiko
BDAR suteikia subjektams teisę į prieigą ir, keliamomis sąlygomis, teisę į ištrynimą. Abi šios teisės yra ribojamos. Teisė į ištrynimą, pavyzdžiui, netaikoma, kai yra įstatyminis išsaugojimo įpareigojimas arba kai duomenys yra būtini teisiniam ieškiniu nustatyti, jį daryti arba apginti. Šis skirtumas nenurodomas paprastame kontroliniame sąraše, todėl sunku tam, kuris tai tvarko pirmą kartą.
Antra priežastis – duomenys vidutinėje verslo įmonėje išsidėstę: CRM sistemoje, apskaitos dokumentuose, el. paštoje, kartais pokalbių programoje. Užklausa dažnai atsakoma iš vienos sistemos, o subjektui priklauso teisė į visą vaizdą. Tai būtent tas atvejis, kai atnaujintas asmens duomenų tvarkymo registras keičia padėtį: jei iš anksto jau nurodėte, kurie sistemos turi asmens duomenis ir kurių asmenų, nereikia to išsiaiškinti laiko spaudoje, kai gauta užklausa.
Antroji klaida: tapatybės nepatikrinimas
Be to atidžiai peržiūrint prašymą, dažnai klaida pasitaiko jau pirmame žingsnyje: nustatyti, kas prašymą pateikia. Prašymas suteikti prieigą arba ištrinti duomenis dažnai apima jautrias informacijas, ir tos informacijos turi patekti tik to asmens, apie kurį prašoma, rankomis. Greitai atsakyti į prašymą neverifikavus tapatybės, gali lemti, kad vieno asmens duomenys netyčia bus perduoti kitam asmeniui. Tuo pačiu metu galioja taisyklė: nereikalingai griežta tapatybės patikra lėtina prašymo nagrinėjimą ir gali būti suvokiama kaip kliūtis, neproporcinė pačiam prašymui.
Kaip išvengti šios klaidos
Pirmasis žingsnis – gerai užregistruoti patį prašymą: kas tiksliai prašoma, kas tai prašo ir kokią dieną prašymas buvo gautos. Nuo to momento pradeda tekėti įstatymų nustatyta laiko skaičiavimo pradžia, ir šis terminas galioja, nepriklausomai nuo to, ar prašymas gautas el. paštu, telefonu ar raštu.
Antrasis žingsnis – patikrinti, kuriose sistemose saugomi šio asmens duomenys. Atnaujintas duomenų tvarkymo registras šį procesą ženkliai pagreitina, nes tada jūs jau žinote, kurie įrankiai ir tiekėjai taiko jūsų darbuotojų arba klientų duomenis. Kas to dar neturi centralizuotai tvarkoma, gali apžvelgti žinių bankas su paaiškinimais kiekvienai situacijai kaip tiksliai turėtų atrodyti registras prieš gaunant prašymą.
Trečiasis žingsnis – kiekvienam duomeniui atskirai įvertinti, ar jį galima ištrinti arba atskleisti, o ne iš karto tvarkyti visą bylą. Jei kyla abejonių, ar yra įstatymiškai pagrįstas įpareigojimas saugoti duomenis, kuris prieštarautų prašymui, tikslinga šiuo klausimu pasikonsultuoti su teisiniu patarėju; priežiūros institucija tai mini savo gairėse, bet rezultatas priklauso nuo konkrečios situacijos.
Galiausiai pravartu iš anksto turėti nustatytą šio tipo prašymų nagrinėjimo procesą, kad su kiekvienu prašymu iš naujo nebūtų svarsto, kas už ką atsakingas. Atsakymai į dažniausius šio klausimo klausimus rūpestingai surinkti dažnai užduodamų klausimų rinkinyje, o kas nori matyti, kaip gdpria.eu nurodo kiekvieno atsakymo šaltinį, skaitys tai puslapyje informacija apie tai, kaip kuriamas turinys.
Gerai tvarkomas duomenų tvarkymo veiklų registras ir nustatytas procesas neužkerta kelio prašymui pasiekti, bet jį apsaugo nuo klaidų laiko spaudimui. Kas tai norėtų tvarkyti struktūriškai, užuot iš naujo sprendęs kiekvieną atvejį, gali nemokamai susipažinti su verslo paskyra ir taip sutvarkyti apžvalgą pagal sistemą ir pagal prašymą.
Smalsus, kaip atrodo jūsų pačių situacija? Nemokama greita apžvalga per kelis klausimus duoda pirminį įspūdį, be jokios paskyros poreikio.