Preprosta brošurna spletna stran samo s kontaktnim obrazcem je pogosto urejena v enem dnevu: politika zasebnosti, pasica za piškotke in kratka preverka gostitelja. Spletna trgovina s ponudnikom plačil, orodjem za pošiljanje, sistemom za novičnike in oglasnimi slikami zlahka traja dva do štiri tedne, zlasti ker morate za vsako orodje preveriti, ali je potrebna pogodba z obdelovalcem in ali že obstaja.
Najpomembnejši počasen dejavnik le redko je samo pisanje politike zasebnosti. To je mogoče narediti v eni uri. Čas se porabi za ugotavljanje, katera orodja se izvajajo v ozadju, kdo upravlja pogodbe z obdelovalcem za ta orodja, in čakanje, da ponudnik odgovori na vprašanje o tem.
Kje se čas resnično porabi
Pri novi spletni strani se začne s seznamom: katere storitve tretjih oseb obdelujejo podatke obiskovalcev ali strank. Mislite na gostitelja, analitičko orodje, vstavek za klepet, ponudnika plačil, partnerja za pošiljanje in morda oglaševalsko omrežje. Za vsakega od teh partnerjev velja vprašanje, ali je sklenjena pogodba z obdelovalcem in ali je usklajeno s tem, kaj orodje dejansko počne.
Sledi inventar piškotkov: kateri piškotki se postavljajo, kdo jih postavlja, in je za to potrebna soglasje. Šele ko je ta slika popolna, je politika zasebnosti lahko vsebinsko pravilna in pasica za piškotke lahko prikaže prave kategorije. Kdor preskoči te korake in prvo napiše politiko zasebnosti, jo je pogosto treba pozneje spremeniti. V bazi znanja po temah je za vsako pogosto uporabljeno orodje kratek odgovor na vprašanje, ali je potrebna pogodba z obdelovalcem, s sklicevanjem na mesto v besedilu uredbe.
Kaj v praksi podaljša čas trajanja
Največje zaostajanje je ponavadi ne pri vas, temveč pri ponudniku. Velika, znana podjetja za programsko opremo kot storitev (SaaS) imajo ponavadi pripravljeno pogodbo z obdelovalcem, ki si jo lahko prenesete ali digitalno sprejmete. Pri manjših ali specializiranih ponudnikih morate pogosto aktivno prositi, in to lahko traja od dni do tednov, preden je odgovor na voljo.
Drugo zaostajanje se pojavi, kadar trženje, IT in lastnik podjetja ne sedijo za isto mizo hkrati. Oddelek za trženje izbere novo orodje, IT ne ve, da je bilo dodano, in nihče ne preverja, ali je pri njej pogodba z obdelovalcem. Do časa, ko se to opazi, orodje pogosto že deluje mesece.
Tretji dejavnik je dvom o delitvi vlog: je partnerja obdelovalec ali gre za skupno odgovornost ali partnerja obdeluje podatke za svoje namene. Na to vprašanje ni vedno mogoče odgovoriti v petih minutah, in ob dvomih je priporočljivo, da ponudnika vprašate, kako vidijo svojo vlogo, ali vprašanje posredujete pravniku.
Kaj lahko sami pospešite
Najhitrejša pot je delo v pravilnem vrstnem redu: najprej v kartico orodja, nato zahtevajte ali preverite pogodbe z obdelovalcem, in šele nato uskladite politiko zasebnosti in pasico za piškotke s tem, kar se dejansko dogaja. Register, ki se samodejno izpolneva iz knjižnice znanih orodij, tu prihrani čas, ker je velik del raziskovalnega dela že opravljen za pogosto uporabljane storitve SaaS. Čim dodate novo orodje, je priporočljivo, da ga takoj zabeležite v register obdelave podatkov namesto da to odložite do trenutka nadzora.
Pomaga tudi, da vnaprej določite, kdo v podjetju je odgovoren za zahtevanje manjkajočih pogodb z obdelovalcem. Brez jasnega lastnika tega procesa ostane odprta zahteva ponudniku pogosto ležati.
Kadar traja dlje, kot je pričakovano
Pri spletni trgovini z veliko ločenih delov — ločenim portalom za vrnitve, ločenim sistemom za ocene, zunanjim orodjem za storitve za stranke — se vsak del šteje posebej. Tudi novi AI-chatbot na spletnem mestu prinaša lastno vprašanje o tem, kam gredo vnosi obiskovalcev in kdo jih obdeluje. V primeru dvoma, ali nova funkcionalnost zahteva obsežnejšo oceno tveganja, je pametno, da se oceni posebej; to je izven obsega tega članka.
Tudi varnostni vidik nove spletne strani zahteva čas: dobra ocena, katere tehnične ukrepe so primerni, je odvisna od tega, kaj spletna stran ali spletna trgovina natančno obdeluje. Pregled tega, o čem gre, je na strani o varnosti zasebnosti in podatkov.
Trajanje je torej ni fiksno število, temveč rezultat tega, koliko ločenih delov ima spletna stran ali spletna trgovina in kako hitro odzivajo dobavitelji. Kdor to vnaprej oceni, prepreči, da bi se uvedba preložila, ker na zadnji trenutek manjka pogodba o obdelavi podatkov.
Ali želite hitro videti, kje je vaša lastna spletna stran ali spletna trgovina trenutno? Brezplačna hitro ocena v nekaj vprašanjih daje prvo nakazino, in pogosto postavljena vprašanja odgovarjajo na velik del ločenih vprašanj, ki se pojavijo med tem procesom.