Un semplice sito aziendale con solo un modulo di contatto è spesso gestito entro un giorno: un'informativa sulla privacy, un banner cookie e una breve verifica del provider di hosting. Un negozio online con un provider di pagamento, uno strumento di spedizione, un sistema di newsletter e pixel pubblicitari richiede facilmente due o quattro settimane, soprattutto perché per ogni strumento è necessario verificare se è necessario un contratto di trattamento dati e se esiste già.
Il fattore di rallentamento più importante è raramente la redazione dell'informativa sulla privacy stessa. Quella può essere fatta in un'ora. Il tempo si consuma nell'identificare quali strumenti funzionano in background, chi gestisce il relativo contratto di trattamento dati e nell'attendere che un fornitore risponda a una domanda al riguardo.
Dove va veramente il tempo
Con un nuovo sito web si inizia con un inventario: quali servizi di terzi elaborano i dati dei visitatori o dei clienti. Pensate al provider di hosting, uno strumento di analisi, un widget di chat, un provider di pagamenti, un partner di spedizione e possibilmente una rete pubblicitaria. Per ciascuna di queste parti si pone la questione se è stato concluso un contratto di trattamento dati e se corrisponde a ciò che lo strumento effettivamente fa.
Segue quindi l'inventario dei cookie: quali cookie vengono impostati, da chi e se è necessario il consenso. Solo quando il quadro è completo, l'informativa sulla privacy può essere corretta nel merito e il banner cookie può mostrare le categorie corrette. Chi salta questi passaggi e scrive l'informativa sulla privacy per primo, spesso deve modificarla in seguito. In banca dati per argomento per ogni strumento comunemente utilizzato è indicata la risposta breve alla domanda se è necessario un contratto di trattamento dati, con il riferimento nel testo del regolamento.
Cosa allunga i tempi nella pratica
Il maggior rallentamento di solito non è da parte vostra, ma dal fornitore. I grandi provider SaaS ben noti di solito hanno un contratto di trattamento dati pronto che potete scaricare voi stessi o accettare digitalmente. Con fornitori più piccoli o specializzati, a volte dovete chiederlo esplicitamente e possono passare giorni o settimane prima di ricevere una risposta.
Un secondo rallentamento si verifica quando il marketing, l'IT e il proprietario dell'azienda non si siedono allo stesso tavolo nello stesso momento. Il dipartimento marketing sceglie un nuovo strumento, l'IT non sa che è stato aggiunto e nessuno controlla se esiste un contratto di trattamento dati. Nel momento in cui questo viene notato, lo strumento spesso è già in esecuzione da mesi.
Un terzo fattore è l'incertezza sulla divisione dei ruoli: una parte è un responsabile del trattamento, oppure si tratta di responsabilità congiunta, oppure la parte elabora i dati per i propri scopi. Quella domanda non è sempre rispondibile in cinque minuti e in caso di dubbio è consigliabile chiedere al fornitore come vede il suo ruolo, o sottoporre la questione a un avvocato.
Cosa potete accelerare voi stessi
Il percorso più veloce è fare il lavoro nell'ordine giusto: prima mappare gli strumenti, poi richiedere o verificare i contratti di trattamento dati, e solo dopo allineare l'informativa sulla privacy e il banner cookie a ciò che accade effettivamente. Un registro automaticamente compilato da una libreria di strumenti noti fa risparmiare tempo, perché gran parte dell'indagine è già stata fatta per i servizi SaaS comunemente utilizzati. Non appena viene aggiunto un nuovo strumento, è consigliabile documentarlo nel registro dei trattamenti invece di rinviarlo a un momento di controllo successivo.
Aiuta anche determinare in anticipo chi all'interno dell'azienda è responsabile della richiesta di contratti di trattamento dati mancanti. Senza un chiaro proprietario di quel processo, una richiesta in sospeso a un fornitore spesso rimane ferma.
Quando richiede più tempo del previsto
In un negozio online con molti componenti separati — un portale di reso distinto, un sistema di recensioni indipendente, uno strumento di servizio clienti esterno — ogni componente conta separatamente. Anche un nuovo chatbot con intelligenza artificiale sul sito web comporta una propria domanda su dove vanno gli input dei visitatori e chi li tratta. In caso di dubbio se una nuova funzionalità richiede una valutazione dei rischi più estesa, è consigliabile farla valutare separatamente; questo esula dall'ambito di questo articolo.
Anche l'aspetto della sicurezza di un nuovo sito web richiede tempo: una buona stima delle misure tecniche appropriate dipende da ciò che il sito web o il negozio online tratta esattamente. Una panoramica di ciò che riguarda è disponibile nella pagina su protezione della privacy e dei dati.
Il tempo di esecuzione non è quindi un numero fisso, ma il risultato di quanti componenti separati ha un sito web o un negozio online e quanto velocemente rispondono i fornitori. Chi lo stima in anticipo evita che il lancio venga ritardato perché nel momento cruciale manca ancora un accordo con il responsabile del trattamento.
Vuole vedere rapidamente dove si trova attualmente il suo sito web o negozio online? La scansione rapida gratuita fornisce in poche domande un primo indicatore, e il domande frequenti rispondono a gran parte delle singole domande che sorgono durante questo processo.