Jednoduchá informačná webová stránka iba s kontaktným formulárom je často vyriešená do jedného dňa: prehlásenie o ochrane osobných údajov, cookie banner a krátka kontrola poskytovateľa hostingu. Internetový obchod s poskytovateľom platby, nástrojom na dopravu, systémom novín a pixelmi na reklamu bude trvať približne dva až štyri týždne, najmä preto, že pre každý nástroj musíte skontrolovať, či je potrebná zmluva o spracovaní údajov a či už existuje.
Najčastejšie faktom spomaľujúcim je len zriedka samotné písanie vyhlásenia o ochrane osobných údajov. To trvá hodinu. Čas sa minie na zisťovanie, ktoré nástroje tretích strán pracujú na pozadí, kto spravuje ich zmluvu o spracovaní údajov a čakanie na odpoveď dodávateľa na túto otázku.
Kde sa čas naozaj minie
Pri novej webovej stránke začína inventúra: ktoré služby tretích strán spracúvajú údaje návštevníkov alebo zákazníkov. Myslite na poskytovateľa hostingu, analytický nástroj, chat widget, poskytovatele platby, dopravcu a prípadne reklamú sieť. Pre každú z týchto strán platí otázka, či bola uzavretá zmluva o spracovaní údajov a či sa zhoduje s tým, čo nástroj skutočne robí.
Potom nasleduje inventúra cookies: ktoré cookies sa umiestňujú, kto ich umiestňuje a je na to potrebný súhlas. Až keď je tento obraz úplný, môže byť vyhlásenie o ochrane osobných údajov vecne správne a cookie banner môže zobraziť správne kategórie. Kto vynechá tieto kroky a priviaže sa na prvý západ vyhlásenie o ochrane osobných údajov, musí ho neskôr často upraviť. V banke poznatkov podľa témy pre bežne používaný nástroj je stručná odpoveď na otázku, či je potrebná zmluva o spracovaní údajov, s odkazom na umiestnenie v texte nariadenia.
Čo v praxi predlžuje dobu realizácie
Najväčšie meškanie zvyčajne nie je na vašej strane, ale na strane dodávateľa. Veľké, známe SaaS spoločnosti majú zvyčajne zmluvu o spracovaní údajov pripravenú, ktorú si môžete sami stiahnuť alebo digitálne prijať. V prípade menších alebo špecializovaných dodávateľov musíte niekedy aktívne požiadať, a odpoveď môže trvať dni až týždne.
Druhé meškanie vzniká, keď sú marketing, IT a majiteľ podniku za stolom v rovnakom čase. Oddelenie marketingu si vyberie nový nástroj, IT nevie, že bol pridaný, a nikto nekontroluje, či k nemu existuje zmluva o spracovaní údajov. K tomu času už nástroj beží často mesiace.
Tretím faktorom je pochybnosť o rozdelení úloh: je strana spracovateľom, alebo ide o spoločnú zodpovednosť, alebo spracúva strana údaje na svoje účely. Táto otázka sa nemôže vždy odpoveď za päť minút, a v prípade pochybností sa odporúča spýtať sa samotného dodávateľa, ako vníma svoju úlohu, alebo predložiť otázku právnikovi.
Čo môžete urýchliť sami
Najrýchlejšia cesta je vykonať prácu v správnom poradí: najprv zmapovať nástroje, potom požiadať o zmluvy o spracovaní údajov alebo ich skontrolovať a až potom prispôsobiť vyhlásenie o ochrane osobných údajov a cookie banner tomu, čo sa naozaj deje. Register, ktorý sa automaticky vypĺňa z knižnice známych nástrojov, šetrí čas, pretože väčšina vyhľadávania je už hotová pre bežne používané SaaS služby. Akonáhle sa pridá nový nástroj, je vhodné ho zaznamenať v registri spracovateľskej činnosti namiesto toho, aby sa to nechalo na kontrolu.
Pomáha aj vopred určiť, kto v podniku je zodpovedný za požiadavky na chýbajúce zmluvy o spracovaní údajov. Bez jasného vlastníka tohto procesu zostáva nevybavená požiadavka dodávateľovi často ležať.
Keď trvá dlhšie, ako sa očakávalo
Pri webshope s mnohými samostatnými súčasťami — oddelený portál pre vrátenie, samostatný systém hodnotení, externý nástroj zákazníckej podpory — sa každá súčasť počíta oddelene. Aj nový chatbot s umelou inteligenciou na webovej stránke prináša vlastnú otázku o tom, kam idú vstupy návštevníkov a kto ich spracúva. Ak si nie ste istí, či nová funkcia vyžaduje rozsiahlejšie posúdenie rizika, je rozumné nechať si ju posúdiť oddelene; to presahuje rozsah tohto článku.
Aj bezpečnostná stránka novej webovej stránky vyžaduje čas: správne posúdenie toho, ktoré technické opatrenia sú vhodné, závisí od toho, čo presne webová stránka alebo webshop spracúva. Prehľad, o čom ide, nájdete na stránke bezpečnosť súkromia a údajov.
Čas potrebný nie je teda pevné číslo, ale výsledok toho, koľko samostatných súčastí má webová stránka alebo webshop a ako rýchlo reagujú dodávatelia. Kto si to vopred odhadne, zabráni tomu, aby sa spustenie odsunulo kvôli chýbajúcej dohode o spracúvaní v poslednej chvíli.
Chcete rýchlo vidieť, kde sa v súčasnosti nachádza vaša webová stránka alebo webshop? Bezplatné rýchle skenování poskytuje v niekoľkých otázkach prvú indikáciu a často kladené otázky odpoveď na veľkú časť jednotlivých otázok, ktoré sa počas tohto procesu objavujú.