Un site web cu brochuri simple cu doar un formular de contact se rezolvă adesea într-o zi: o declarație de confidențialitate, un banner de cookie-uri și o verificare scurtă a furnizorului de găzduire. Un magazin online cu un furnizor de plăți, instrument de expediere, sistem de buletin informativ și pixeli de publicitate necesită deja două până la patru săptămâni, în special pentru că trebuie să verificați pentru fiecare instrument dacă este necesară o înțelegere de prelucrare și dacă aceasta există deja.
Cel mai important factor care încetinește procesul rareori este scrierea declarației de confidențialitate în sine. Asta poate fi făcută într-o oră. Timpul se consumă atunci când identificați care instrumente funcționează în fundal, cine gestionează înțelegerea de prelucrare pentru fiecare și așteptați ca un furnizor să răspundă la o întrebare despre asta.
Unde se concentrează cu adevărat efortul
Atunci când creați un nou site web, totul începe cu o inventariere: care servicii terțe prelucrează date despre vizitatori sau clienți. Gândiți-vă la furnizorul de găzduire, un instrument de analiză, un widget de chat, un furnizor de plăți, un partener de expediere și eventual o rețea de publicitate. Pentru fiecare dintre acești parteneri se pune întrebarea dacă s-a încheiat o înțelegere de prelucrare și dacă aceasta se aliniază cu ceea ce face efectiv instrumentul.
Apoi urmează inventarierea cookie-urilor: care cookie-uri sunt plasate, de cine și este necesară o consimțământ pentru asta. Abia când această imagine este completă, declarația de confidențialitate poate fi din punct de vedere conținut corectă și bannerul de cookie-uri poate afișa categoriile corecte. Cei care sar peste acești pași și scriu mai întâi declarația de confidențialitate trebuie adesea să o ajusteze mai târziu. În baza de cunoștințe per subiect pentru fiecare instrument utilizat în mod frecvent este răspunsul scurt la întrebarea dacă este necesară o înțelegere de prelucrare, cu localizarea în textul regulamentului.
Ce lungire procesul în practică
Cea mai mare întârziere nu stă de obicei la dumneavoastră, ci la furnizor. Marile companii SaaS cunoscute de obicei au o înțelegere de prelucrare gata pe care o puteți descărca singur sau puteți accepta digital. La furnizori mai mici sau specializați, trebuie uneori să cereți activ și poate dura zile până la săptămâni până să obțineți un răspuns.
O a doua întârziere apare atunci când marketing-ul, IT-ul și proprietarul afacerii nu stau la masă în același moment. Departamentul de marketing alege un instrument nou, IT nu știe că a fost adăugat și nimeni nu verifică dacă vine o înțelegere de prelucrare cu acesta. Până când se observă asta, instrumentul funcționează adesea de deja luni.
Un al treilea factor este neîncrederea cu privire la repartizarea rolurilor: este o parte o entitate prelucrătoare de date, sau este vorba de răspundere comună, sau prelucrează o parte datele pentru propriile scopuri. Acea întrebare nu este întotdeauna ușor de răspuns în cinci minute și în caz de îndoieli este recomandabil să întrebați furnizorul cum văd el rolul lor, sau să consultați un jurist.
Ce puteți face voi pentru a accelera
Ruta cea mai rapidă este să faceți treaba în ordinea corectă: mai întâi cartografiați instrumentele, apoi solicitați sau verificați înțelegerile de prelucrare și abia apoi aliniați declarația de confidențialitate și bannerul de cookie-uri la ceea ce se întâmplă cu adevărat. Un registru care se umple automat dintr-o bibliotecă de instrumente cunoscute economisește timp aici, deoarece o mare parte a efortului de cercetare este deja făcută pentru serviciile SaaS utilizate în mod frecvent. De îndată ce se adaugă un nou instrument, este recomandabil să-l înregistrați imediat în registrul de activități de prelucrare în loc să faceți asta mai târziu într-un moment de verificare.
Ajută și dacă stabiliți în avans cine din cadrul afacerii este responsabil de solicitarea înțelegerilor de prelucrare lipsă. Fără un proprietar clar al acestui proces, o cerere în suspensie către un furnizor rămâne adesea nereglementată.
Când durează mai mult decât se așteaptă
Într-un magazin web cu multe componente separate — un portal de retururi distinct, un sistem de recenzii separat, un instrument de servicii pentru clienți extern — fiecare componentă contează separat. Un nou chatbot cu inteligență artificială pe website aduce, de asemenea, o întrebare proprie asupra destinației intrării vizitatorilor și asupra cine o procesează. În caz de îndoială dacă o nouă funcționalitate necesită o evaluare a riscurilor mai largă, este recomandabil să o faceți evalua separat; aceasta se află în afara domeniului de aplicare al acestui articol.
De asemenea, partea de securitate a unui nou website costă timp: o estimare bună a măsurilor tehnice adecvate depinde de ceea ce procesează exact website-ul sau magazinul web. Un rezumat despre ceea ce se întâmplă se găsește pe pagina despre securizarea vieții private și a datelor.
Prin urmare, durata de procesare nu este un număr fix, ci rezultatul numărului de componente separate pe care le are un website sau magazin web și cât de repede răspund furnizorii. Cine o estimează dinainte, evită ca o lansare să fie amânată pentru că pe ultimul moment mai lipsește o clauzulă de procesare.
Doriți să vedeți rapid unde se află în prezent propriul dvs. website sau magazin web? Scanarea rapidă gratuită oferă în câteva întrebări o primă indicație, iar întrebări frecvente răspund la o mare parte din întrebările separate care apar în cursul acestui proces.