Ένας απλός ιστότοπος με ενημερωτικό περιεχόμενο με ένα μόνο έντυπο επικοινωνίας συχνά ρυθμίζεται σε μία ημέρα: μια δήλωση απορρήτου, ένα πλαίσιο cookie και μια σύντομη έλεγχος του παρόχου φιλοξενίας. Ένα ηλεκτρονικό κατάστημα με έναν πάροχο πληρωμών, εργαλείο αποστολής, σύστημα ενημερωτικού δελτίου και εικονοστοιχεία διαφήμισης δαπανά εύκολα δύο έως τέσσερις εβδομάδες, κυρίως επειδή πρέπει να ελέγξετε για κάθε εργαλείο εάν απαιτείται μια συμφωνία επεξεργασίας και αν υπάρχει ήδη.
Ο σημαντικότερος παράγοντας που προκαλεί καθυστέρηση είναι σπάνια η ίδια η συγγραφή της δήλωσης απορρήτου. Αυτό μπορεί να γίνει σε μία ώρα. Ο χρόνος δαπανάται στην εντόπιση των εργαλείων που λειτουργούν στο παρασκήνιο, στον εντοπισμό ποιος διαχειρίζεται τη συμφωνία επεξεργασίας τους, και στην αναμονή για την απάντηση ενός προμηθευτή σε σχετικό ερώτημα.
Που πραγματικά δαπανάται ο χρόνος
Για έναν νέο ιστότοπο, ξεκινάει με ένα ιστορικό: ποιες υπηρεσίες τρίτων επεξεργάζονται δεδομένα επισκεπτών ή πελατών. Σκεφτείτε τον πάροχο φιλοξενίας, ένα εργαλείο ανάλυσης, ένα παράθυρο συνομιλίας, έναν πάροχο πληρωμών, έναν συνεργάτη αποστολής και πιθανώς ένα δίκτυο διαφημίσεων. Για κάθε μία από αυτές τις μεριές τίθεται το ερώτημα εάν έχει υπογραφεί μια συμφωνία επεξεργασίας και αν ταιριάζει με αυτό που το εργαλείο πραγματικά κάνει.
Ακολουθεί στη συνέχεια η απογραφή cookie: ποια cookies τοποθετούνται, από ποιον, και απαιτείται συγκατάθεση για αυτό. Μόνο όταν αυτή η εικόνα είναι πλήρης, η δήλωση απορρήτου μπορεί να είναι ουσιαστικά σωστή και το πλαίσιο cookie μπορεί να εμφανίσει τις σωστές κατηγορίες. Αυτός που παραλείπει αυτά τα βήματα και γράφει τη δήλωση απορρήτου ως πρώτο, συχνά πρέπει να την προσαρμόσει αργότερα. Σε τράπεζα γνώσης ανά θέμα για κάθε συχνά χρησιμοποιούμενο εργαλείο, η σύντομη απάντηση στο ερώτημα εάν απαιτείται μια συμφωνία επεξεργασίας, με την τοποθεσία στο κείμενο της Κανονισμού.
Τι επιμηκύνει τον χρόνο διεκπεραίωσης στην πράξη
Η μεγαλύτερη καθυστέρηση συνήθως δεν βρίσκεται στο δικό σας επίπεδο, αλλά στο επίπεδο του προμηθευτή. Οι μεγάλες, γνωστές μεριές SaaS συνήθως έχουν μια συμφωνία επεξεργασίας έτοιμη που μπορείτε να κατεβάσετε ή να δεχθείτε ψηφιακά. Στους μικρότερους ή ειδικευμένους προμηθευτές, πρέπει μερικές φορές να ζητήσετε ενεργά, και αυτό μπορεί να διαρκέσει ημέρες έως εβδομάδες προτού να λάβετε απάντηση.
Μια δεύτερη καθυστέρηση δημιουργείται όταν το marketing, η τεχνική και ο ιδιοκτήτης του επιχείρηση δεν είναι στο τραπέζι την ίδια στιγμή. Τo τμήμα marketing επιλέγει ένα νέο εργαλείο, η τεχνική δεν ξέρει ότι έχει προστεθεί, και κανείς δεν ελέγχει αν υπάρχει μια συμφωνία επεξεργασίας. Μέχρι την ώρα που το παρατηρείται αυτό, το εργαλείο συχνά λειτουργεί ήδη μήνες.
Ένας τρίτος παράγοντας είναι η αμφιβολία σχετικά με τη διανομή ρόλων: είναι μια μεριά επεξεργαστής, ή πρόκειται για κοινή ευθύνη, ή επεξεργάζεται η μεριά τα δεδομένα για δικούς της σκοπούς. Αυτή η ερώτηση δεν είναι πάντα να απαντηθεί σε πέντε λεπτά, και σε περίπτωση αμφιβολίας, συνιστάται να ρωτήσετε τον ίδιο τον προμηθευτή πώς βλέπει τον δικό του ρόλο, ή να θέσετε την ερώτηση σε έναν νομικό σύμβουλο.
Τι μπορείτε να επιταχύνετε μόνοι σας
Η γρηγορότερη διαδρομή είναι να κάνετε το έργο με τη σωστή σειρά: πρώτα να καταγράψετε τα εργαλεία, μετά να ζητήσετε ή να ελέγξετε τις συμφωνίες επεξεργασίας, και μόνο μετά να προσαρμόσετε τη δήλωση απορρήτου και το πλαίσιο cookie σε αυτό που πραγματικά συμβαίνει. Ένα αρχείο που συμπληρώνεται αυτόματα από μια βιβλιοθήκη γνωστών εργαλείων σας εξοικονομεί χρόνο εδώ, επειδή μεγάλο μέρος της εργασίας εξερεύνησης έχει ήδη γίνει για συχνά χρησιμοποιούμενες υπηρεσίες SaaS. Μόλις προστεθεί ένα νέο εργαλείο, συνιστάται να καταγραφεί αμέσως στο αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας αντί να το αφήσετε για αργότερα σε ένα σημείο ελέγχου.
Βοηθά επίσης να προσδιορίσετε εκ των προτέρων ποιος μέσα στην επιχείρηση είναι υπεύθυνος για την ζήτηση των αποτυχημένων συμφωνιών επεξεργασίας. Χωρίς έναν σαφή ιδιοκτήτη αυτής της διαδικασίας, ένα ανοιχτό αίτημα σε έναν προμηθευτή συχνά παραμένει ανεξερευνήτως.
Όταν διαρκεί περισσότερο από ό,τι αναμένεται
Σε ένα ηλεκτρονικό κατάστημα με πολλά ξεχωριστά στοιχεία — μια ξεχωριστή πύλη επιστροφών, ένα ανεξάρτητο σύστημα σχολίων, ένα εξωτερικό εργαλείο υπηρεσίας πελατών — κάθε στοιχείο μετρά ξεχωριστά. Επίσης, ένα νέο chatbot με τεχνητή νοημοσύνη στον ιστότοπο φέρνει τη δική του ερώτηση σχετικά με το πού πηγαίνουν τα δεδομένα εισόδου των επισκεπτών και ποιος τα επεξεργάζεται. Σε περίπτωση αμφιβολίας για το εάν μια νέα λειτουργία απαιτεί μια πιο εκτεταμένη αξιολόγηση κινδύνου, είναι σκόπιμο να την αξιολογήσετε ξεχωριστά· αυτό δεν περιλαμβάνεται στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος άρθρου.
Η πλευρά της ασφάλειας ενός νέου ιστότοπου απαιτεί επίσης χρόνο: μια σωστή εκτίμηση των τεχνικών μέτρων που είναι κατάλληλα εξαρτάται από το τι ακριβώς επεξεργάζεται ο ιστότοπος ή το ηλεκτρονικό κατάστημα. Μια επισκόπηση του θέματος βρίσκεται στη σελίδα για ασφάλεια της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων.
Ο χρόνος υλοποίησης δεν είναι λοιπόν ένας σταθερός αριθμός, αλλά το αποτέλεσμα του πόσα ξεχωριστά στοιχεία έχει ένας ιστότοπος ή ένα ηλεκτρονικό κατάστημα και πόσο γρήγορα ανταποκρίνονται οι προμηθευτές. Όποιος το εκτιμήσει εκ των προτέρων, αποφεύγει να αναβληθεί η έναρξη επειδή λείπει τελευταία στιγμή μια συμφωνία επεξεργασίας.
Θέλετε να δείτε γρήγορα πού βρίσκεται επί του παρόντος ο δικός σας ιστότοπος ή ηλεκτρονικό κατάστημα; Η δωρεάν γρήγορη σάρωση δίνει μερικές ερωτήσεις μια πρώτη ένδειξη, και η συχνές ερωτήσεις απαντούν σε ένα μεγάλο μέρος των ξεχωριστών ερωτήσεων που προκύπτουν κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας.