Jednoduchý informační web pouze s formulářem pro kontakt se často vyřeší během jednoho dne: deklarace o ochraně soukromí, banner pro cookies a krátká kontrola hostingového poskytovatele. Webshop s poskytovatelem plateb, nástrojem pro dopravu, systémem pro zasílání novinek a pixely pro reklamu snadno trvá dva až čtyři týdny, zejména proto, že pro každý nástroj musíte zkontrolovat, zda je zapotřebí smlouva o zpracování a zda již existuje.
Nejčastěji není zpomaloujícím faktorem samotné psaní deklarace o ochraně soukromí. To lze zvládnout za hodinu. Čas se vynakládá na zjištění, které nástroje běží na pozadí, kdo spravuje jejich smlouvu o zpracování a čekání, až poskytovatel odpoví na dotaz.
Kde se čas skutečně vynakládá
Nový web začíná inventarizací: které služby třetích stran zpracovávají údaje návštěvníků nebo zákazníků. Myslíme tím hostingového poskytovatele, analytický nástroj, widget pro chat, poskytovatele plateb, partnera pro dopravu a případně reklamní síť. Pro každou z těchto stran platí otázka, zda byla uzavřena smlouva o zpracování a zda odpovídá tomu, co nástroj ve skutečnosti dělá.
Poté následuje inventarizace cookies: které cookies jsou umisťovány, kým a zda je k tomu zapotřebí souhlas. Teprve když máte úplný obraz, může deklarace o ochraně soukromí obsáhově sekvení a banner pro cookies může zobrazovat správné kategorie. Kdo tyto kroky vynechá a deklaraci o ochraně soukromí napíše jako první, musí ji poté často upravit. V znalostní bázi podle tématu je pro běžně používaný nástroj uvedena krátká odpověď na otázku, zda je zapotřebí smlouva o zpracování, s odkazem na místopředpis v textu nařízení.
Co v praxi prodlužuje dobu průběhu
Největší zpoždění obvykle nejde za vám, ale za poskytovatelem. Velké známé poskytovatele SaaS obvykle mají smlouvu o zpracování připravenou, kterou si sami můžete stáhnout nebo digitálně přijmout. U menších nebo specializovaných poskytovatelů na ni musíte někdy aktivně požádat a odpověď může trvat dny až týdny.
Druhé zpoždění vzniká, když marketing, IT a majitel podniku není za jedním stolem. Marketingové oddělení si vybere nový nástroj, IT neví, že byl přidán, a nikdo nekontroluje, zda k němu patří smlouva o zpracování. V okamžiku, kdy se to zjistí, je nástroj často již měsíce v provozu.
Třetí faktor je nejistota ohledně rozdělení rolí: je strana zpracovatelem, nebo jde o sdílené vedení, nebo strana zpracovává údaje pro vlastní účely. Tato otázka se ne vždy dá zodpovědět za pět minut a v případě nejistoty je vhodné se zeptat samotného poskytovatele, jak vidí svou roli, nebo se zeptat právníka.
Co můžete sami urychlit
Nejrychlejší cesta je dělat práci ve správném pořadí: nejdříve zmapujte nástroje, poté si vyžádejte nebo zkontrolujte smlouvy o zpracování a teprve poté přizpůsobte deklaraci o ochraně soukromí a banner pro cookies tomu, co se skutečně děje. Registr, který se automaticky vyplňuje z knihovny známých nástrojů, šetří čas, protože velká část výzkumné práce je již hotova pro běžně používané služby SaaS. Jakmile je přidán nový nástroj, je vhodné jej ihned zaznamenat v registru zpracování místo aby se tak stalo až během kontroly.
Pomáhá také určit předem, kdo v podniku je odpovědný za vyžádání chybějících smluv o zpracování. Bez jasného vlastníka procesu zůstane otevřený požadavek poskytovateli často ležet.
Kdy to trvá déle, než se očekávalo
V internetovém obchodě s mnoha samostatnými součástmi — oddělený portál pro vrácení zboží, samostatný systém recenzí, externí nástroj zákaznického servisu — se každá součást počítá zvlášť. Také nový AI chatbot na webu přináší vlastní otázku o tom, kam vstupní data návštěvníků směřují a kdo je zpracovává. Pokud si nejste jisti, zda nová funkce vyžaduje podrobnější posouzení rizik, je rozumné ji nechat posoudit samostatně; to spadá mimo rozsah tohoto článku.
Také bezpečnostní stránka nového webu vyžaduje čas: dobré posouzení toho, která technická opatření jsou vhodná, závisí na tom, co web nebo internetový obchod přesně zpracovává. Přehled toho, o čem to je, najdete na stránce zabezpečení soukromí a údajů.
Doba trvání tedy není pevné číslo, ale výsledkem toho, kolik samostatných součástí web nebo internetový obchod má a jak rychle reagují dodavatelé. Kdo to předem odhadne, zabrání oddálení spuštění proto, že v poslední chvíli chybí smlouva se zpracovatelem.
Chcete si rychle ověřit, kde se právě teď nachází váš vlastní web nebo internetový obchod? Bezplatná rychlá kontrola vám v několika otázkách poskytne první orientaci a často kladených otázkách zodpovídají značnou část jednotlivých otázek, které během tohoto procesu vznikají.