Yksinkertainen esittelyverkkosivusto, jossa on vain yhteydenottolomake, voidaan usein järjestää yhden päivän aikana: tietosuojalauseke, evästepalkki ja lyhyt palveluntarjoajan tarkistus. Verkkokauppa, jossa on maksupalveluntarjoaja, toimitusten hallintajärjestelmä, uutiskirjejärjestelmä ja mainosten seurantapikseli, vaatii helposti kaksi neljään viikkoa, erityisesti koska sinun on tarkistettava jokaisen työkalun osalta, tarvitaanko tietojenkäsittelysopimus ja onko se jo olemassa.
Tärkein hidastava tekijä on harvoin tietosuojalausekkeen kirjoittaminen itse. Se voidaan tehdä tunnissa. Aika kuluu siihen, että selvitetään, mitkä työkalut toimivat taustalla, kuka niiden tietojenkäsittelysopimuksesta vastaa, ja odotetaan, kunnes toimittaja vastaa siihen liittyvään kysymykseen.
Aika menee oikeasti mihin
Uuden verkkosivuston kohdalla alussa on inventaario: mitkä kolmannen osapuolen palvelut käsittelevät kävijöiden tai asiakkaiden tietoja. Ajattele palveluntarjoajaa, analytiikkatyökalua, chat-widgetia, maksupalveluntarjoajaa, toimitusten hallintapalvelua ja mahdollisesti mainosverkkojen välittäjää. Jokaisen näiden osapuolten kohdalla herää kysymys siitä, onko tietojenkäsittelysopimus tehty ja vastaaako se siihen, mitä työkalu todellisuudessa tekee.
Sitten seuraa evästeinventaario: mitkä evästeet asetetaan, kuka ne asettaa, ja tarvitaanko siihen suostumus. Vasta kun tämä kuva on täydellinen, tietosuojalauseke voi olla sisällöllisesti oikein ja evästepalkki voi näyttää oikeat kategoriat. Joka jättää nämä vaiheet väliin ja kirjoittaa tietosuojalausekkeen ensin, joutuu usein muuttamaan sitä jälkeenpäin. Kohdassa tietokannan aiheittaisista osioista on jokaisen usein käytetyn työkalun osalta lyhyt vastaus kysymykseen, tarvitaanko tietojenkäsittelysopimus, sekä viittaus säännöstön tekstissä olevaan kohtaan.
Mitä hidastaa läpimenoaikaa käytännössä
Suurin viive on yleensä ei sinulla, vaan toimittajalla. Suurilla, tunnetuilla SaaS-palveluiden tarjoajilla on tavallisesti tietojenkäsittelysopimus valmiina, jonka voit ladata tai hyväksyä digitaalisesti. Pienemmillä tai erikoistuneilla toimittajilla sinun on joskus pyydettävä sitä aktiivisesti, ja vastaus voi kestää päiviä tai viikkoja.
Toinen viive syntyy, kun markkinointi, IT ja yrityksen omistaja eivät ole samaan aikaan pöydän äärellä. Markkinointiosaston valitsee uuden työkalun, IT ei tiedä, että se on lisätty, ja kukaan ei tarkista, onko siihen liittyvä tietojenkäsittelysopimus. Siihen mennessä kun tämä huomataan, työkalu on usein ollut käytössä jo kuukausia.
Kolmas tekijä on epävarmuus roolijaoista: onko osapuoli tietojen käsittelijä vai onko kyse yhteisestä vastuusta vai käsittelevätään osapuoli tietoja omiin tarkoituksiinsa. Tämä kysymys ei aina ole selvä viidessä minuutissa, ja epävarmuuden tapauksessa on suositeltavaa kysyä toimittajalta itse, miten he näkevät roolinsa, tai esittää kysymys asianajajalle.
Mitä voit nopeuttaa itse
Nopein reitti on tehdä työ oikeassa järjestyksessä: ensin kartoita työkalut, sitten pyydä tai tarkista tietojenkäsittelysopimukset, ja vasta sitten sovita tietosuojalauseke ja evästepalkki siihen, mitä todellisuudessa tapahtuu. Järjestelmä, joka täytetään automaattisesti tunnettujen työkalujen kirjaston pohjalta, säästää aikaa, koska suuri osa tutkimustyöstä on jo tehty usein käytetyille SaaS-palveluille. Kun uusi työkalu lisätään, kannattaa se heti tallentaa käsittelytoimintojen rekisteriin sen sijaan, että jättää sen myöhemmälle tarkistukselle.
Se auttaa myös, jos määritetään etukäteen, kuka yrityksessä on vastuussa puuttuvien tietojenkäsittelysopimuksien pyytämisestä. Ilman selkeää prosessin omistajaa avoin pyyntö toimittajalle usein jää roikkumaan.
Kun se kestää odotettua kauemmin
Verkkokaupasssa, jossa on monia erillisiä osia — erillinen palautusportaali, erillinen arvostelusysteemi, ulkoinen asiakaspalvelutyökalu — jokainen osa lasketaan erikseen. Myös sivustolle asennettu uusi tekoäly-chatbot tuo mukanaan oman kysymyksen siitä, mihin vierailijoiden syöte menee ja kuka sitä käsittelee. Epävarmuuden tapauksessa siitä, vaatiko uusi toiminto laajempaa riskinarviointia, on järkevää saattaa se erillisen arvioinnin kohteeksi; se jää tämän artikkelin ulkopuolelle.
Myös uuden verkkosivuston turvallisuuspuoli vaatii aikaa: hyvä arvio siitä, mitkä tekniset toimenpiteet ovat sopivat, riippuu siitä, mitä verkkosivusto tai webshop käsittelee tarkasti. Yleiskatsaus siitä, mistä se käsittelee, löytyy sivulta, joka käsittelee tietosuojan ja tietojen turvaamista.
Läpimenoaika ei siis ole kiinteä luku, vaan riippuu siitä, kuinka monia erillisiä osia verkkosivustolla tai webshopilla on ja kuinka nopeasti toimittajat reagoivat. Jos sen arvioi etukäteen, vältetään se, että käynnistys viivästyy, koska viime hetkellä puuttuu tietojen käsittelijän sopimus.
Haluaisitko nopeasti nähdä, missä omasi verkkosivusto tai webshop on tällä hetkellä? Ilmainen quick-scan antaa muutamalla kysymyksellä alustavan kuvan, ja usein kysytyt kysymykset vastaavat suureen osaan erillisistä kysymyksistä, jotka nousevat esiin tämän prosessin aikana.