Lihtsat brošüüriwebisaiti, millel on ainult kontaktivorm, saab sageli ühe päevaga korrastada: privaatsusavaldus, küpsisebanner ja lühike veebimajutuse pakkuja kontroll. E-pood maksepakkujaga, saatmisvahendiga, uudiskirjade süsteemiga ja reklaamipikselitega võtab juba kiiresti kaks kuni neli nädalat, eriti seetõttu, et peate iga tööriista puhul kontrollima, kas andmetel töötlemise leping on vajalik ja kas see on juba olemas.
Peamine aeglustav tegur on harva privaatsusavalduse kirjutamine ise. See võib aega võtta tund. Aeg läheb kuluks sellele, et välja selgitada, millised tööriistad taustal töötavad, kes nende andmetel töötlemise lepingut haldusvad ja oodatakse, kuni hankija vastab sellekohastele küsimustele.
Kuhu aeg tegelikult läheb
Uue veebisaidi puhul algab see inventuuriga: millised kolmanda osapoole teenused töötlevad külastajate või klientide andmeid. Mõelge veebimajutuse pakkujale, analüüsivahendile, vestluskeskkonna vidionale, maksepakkujale, saatmispartnerile ja võimalikult ka reklaaminetverule. Igal neist osapooltest tekib küsimus, kas andmetel töötlemise leping on sõlmitud ja kas see vastab sellele, mida tööriist tegelikult teeb.
Seejärel tuleb küpsise-inventuur: millised küpsised paigutatakse, kes seda teevad ja kas selleks on vaja nõusolekut. Alles siis, kui see pilt on täielik, saab privaatsusavaldus sisuliselt õige olla ja saab küpsisebanner õigeid kategooriaid näidata. Kes need sammud vahele jätab ja kirjutab esmalt privaatsusavalduse, peab seda hiljem sageli uuesti kohandama. Juhised teadmusbaasist teema kaupa on iga sagedamini kasutatava tööriista puhul lühike vastus küsimusele, kas andmetel töötlemise leping on vajalik, koos asukohaviitega regulatsiooni tekstis.
Mis praktikas töötlemisaega pikendab
Suurim viivitus on tavaliselt mitte teie juures, vaid hankijal. Suurtel, tuntud SaaS-osapooltel on tavaliselt andmetel töötlemise leping valmis, mille saate ise alla laadida või digitaalselt vastu võtta. Väiksemate või spetsiaalsete hankijate puhul peate mõnikord aktiivselt küsima ja vastus võib võtta päevi kuni nädalaid.
Teine viivitus tekib siis, kui turundus, IT ja ettevõtte omanik ei ole samal ajal koos. Turunduse osakond valib uue tööriista, IT ei tea, et see on lisatud, ja keegi ei kontrolli, kas sellega kaasa käib andmetel töötlemise leping. Ajaks, kui see ilmneb, on tööriist sageli juba kuuid kasutuses.
Kolmas tegur on segadus rollide jaotumises: kas osapool on andmetel töötleja, või käib see ühisest vastutusest, või töötleb osapool andmeid enda eesmärkidel. Seda küsimust ei ole alati viie minutiga võimalik lahendada ja kahtluse korral on soovitatav hankijalt endalt küsida, kuidas nad oma rolli näevad, või konsulteerida juristiga.
Mida saate ise kiirustada
Kiireim viis on töö õiges järjekorras teha: esmalt kaardistada tööriistad, seejärel paluda andmetel töötlemise lepinguid või kontrollida neid, ja alles siis kohandada privaatsusavaldust ja küpsisebanneri vastavalt sellega, mis tegelikult juhtub. Register, mis täidetakse automaatselt tuntud tööriistade teegist, säästab siin aega, sest suur osa uurimistööst on juba tehtud sagedamini kasutatavate SaaS-teenuste jaoks. Kui lisatakse uus tööriist, on soovitatav see kohe registreerida andmetel töötlemise registris selle asemel, et jätta see hilisemaks kontrollimomendiks.
Aitab ka eelnevalt määrata, kes teie ettevõttes on vastutav puuduvate andmetel töötlemise lepingute nõudmise eest. Ilma selge protsessi omanikuta jääb avatud taotlus hankijale sageli seisma.
Kui see võtab kauem aega kui eeldatud
Veebipoega paljude eraldi osade puhul — eraldi tagasitulemise portaal, eraldi arvustuste süsteem, väline klienditeeninduse tööriist — loeb iga osa eraldi. Ka uus AI-chatbot veebisaidil toob endaga kaasa oma küsimuse selle kohta, kuhu külastajate sisend läheb ja kes seda töötleb. Kui teil on kahtlus, kas uus funktsioon nõuab laiendatud riskihinnangut, on mõistlik see eraldi hinnata; see jääb väljaspoole selle artikli ulatust.
Ka uue veebisaidi turvalisuse pool nõuab aega: hea hinnang sellele, millised tehnikamaatregid on asjakohased, sõltub sellest, mida veebisait või veebipood täpselt töötleb. Ülevaade, millest see räägib, on saadaval lehel andmete kaitse ja turvalisus.
Läbilaskuaeg ei ole seega fikseeritud arv, vaid tulemus sellest, mitu eraldi osa veebisaidil või veebipoeal on ja kui kiiresti tarnijad reageerivad. Kes seda ette ei plaani, vältib seda, et käivitamine lükatakse edasi, sest viimasel hetkel puudub andmetöötleja kokkulepe.
Kas soovite kiiresti näha, kus teie enda veebisait või veebipood hetkel asub? Tasuta kiirskanning annab paari küsimusega esimese hinnangu, ja korduma kippuvad küsimused vastavad suurele osale eraldi küsimustest, mis selle protsessi ajal tekivad.