Egy egyszerű szóróoldal, amelyen csak egy kapcsolatfelvételi form van, gyakran egy nap alatt megoldható: egy adatvédelmi nyilatkozat, egy süti-feljelentés és a tárhelyszolgáltató rövid ellenőrzése. Az egyik fizetési szolgáltatóval, szállítási eszközzel, hírlevelezési rendszerrel és hirdetési pixelekkel rendelkező webshop könnyen 2–4 hetet vesz igénybe, különösen mivel az egyes eszközöknél ellenőrizni kell, hogy szükség van-e adatfeldolgozási szerződésre, és hogy az már megvan-e.
A legfontosabb lassító tényező ritkán az adatvédelmi nyilatkozat megírása maga. Ez általában egy óra alatt megoldható. Az idő abban van, hogy kiderüljön, mely eszközök működnek a háttérben, kik kezelik ezek adatfeldolgozási szerződéseit, és várakozni kell, amíg egy szállító válaszol egy erről szóló kérdésre.
Hol van az igazi munka
Egy új weboldal esetén a folyamat egy leltározással kezdődik: mely harmadik féltől származó szolgáltatások dolgozzák fel a látogatók vagy ügyfelek adatait. Gondoljunk a tárhelyszolgáltatóra, egy elemzési eszközre, egy chat-widgetre, egy fizetési szolgáltatóra, egy szállítási partnerre és szükség esetén egy hirdetési hálózatra. Ez esetekben kérdés merül fel, hogy megkötötték-e az adatfeldolgozási szerződést, és hogy az megfelel-e annak, amit az eszköz valójában tesz.
Ezt követi a sütik leltárzása: mely sütiket helyezik el, ki helyezi el azokat, és szükséges-e ehhez hozzájárulás. Csak akkor, amikor ez a kép teljes, lehet az adatvédelmi nyilatkozat tartalmilag helyes, és a sütikiszolgáló a megfelelő kategóriákat jelenítheti meg. Aki kihagyja ezeket a lépéseket, és előszörként írja meg az adatvédelmi nyilatkozatot, azt később gyakran módosítani kell. A ismerettár témánként rendelet szövegében található helyhez csatolt rövid válaszokat tartalmazza az egyes gyakran használt eszközökhöz az adatfeldolgozási szerződés szükségességéről szóló kérdésre.
Mi nyújtja meg az átfutási időt a gyakorlatban
A legnagyobb késedelem általában nem Ön oldalán van, hanem a szállító oldalán. A nagy, jól ismert SaaS-szolgáltatók általában rendelkeznek egy adatfeldolgozási szerződéssel, amelyet Ön maga letölthet vagy digitálisan fogadhat el. Kisebb vagy speciális szállítóknál néha aktívan kell érte kérni, és napokig vagy hetekig eltarthat, amíg válaszolnak.
Egy másik késedelem akkor merül fel, ha a marketing, az IT és a vállalkozás tulajdonosa nem ugyanabban az időben ülnek az asztal mellett. A marketingosztály egy új eszközt választ, az IT nem tudja, hogy hozzáadásra került, és senki sem ellenőrzi, hogy van-e mellékelt adatfeldolgozási szerződés. Amikor ez felmerül, az eszköz gyakran már hónapok óta működik.
A harmadik tényező a szerepelosztás körüli bizonytalanság: egy fél adatfeldolgozó, vagy közös felelősségről van szó, vagy a fél az adatokat saját célokra dolgozza fel. Ez a kérdés nem mindig válaszolható meg öt perc alatt, és kétség esetén tanácsos, hogy a szállító maga mondja el, hogyan látja a szerepét, vagy hogy a kérdést egy jogászhoz fordítsák.
Mit tud Ön gyorsítani
A leggyorsabb módszer az munka helyes sorrendben végzése: először az eszközöket térképezni, majd az adatfeldolgozási szerződéseket kérni vagy ellenőrizni, és csak ezután hangolni össze az adatvédelmi nyilatkozatot és a sütikiszolgálót azzal, ami valójában történik. Egy olyan regiszter, amely automatikusan feltöltődik az ismert eszközök könyvtárából, időt takarít meg, mivel az ismételt lekérdezési munka nagy része már elvégzett a gyakran használt SaaS-szolgáltatásokhoz. Amint egy új eszköz hozzáadódik, tanácsos azt azonnal az adatfeldolgozási nyilvántartásban rögzíteni ahelyett, hogy egy ellenőrzési pontig halasztaná.
Az is segít, ha előre meghatározza, ki felelős a vállalaton belül a hiányzó adatfeldolgozási szerződések igénylésérért. Egy világos felelős nélkül egy szállítónak szóló nyitott kérés gyakran pangva marad.
Amikor tovább tart, mint vártuk
Egy sok szétesett komponenst tartalmazó webshopnál — egy külön visszaküldési portál, egy független értékelési rendszer, egy külső ügyfélszolgálati eszköz — minden komponens külön számít. Egy új mesterséges intelligencia chatbot a weboldalon szintén saját kérdést vet fel arról, hogy a látogatók adatai hova kerülnek és ki dolgozza fel azokat. Kétség esetén javasolt, hogy egy új funkciót külön értékeljünk, ha kiterjesztettebb kockázatértékelésre van szükség; ez a cikk hatáskörén kívül esik.
A biztonsági oldal egy új weboldalhoz is időt vesz igénybe: a megfelelő technikai intézkedések helyes megítélése attól függ, hogy a webhely vagy webshop mit dolgoz fel pontosan. Az ezzel kapcsolatos információk a következő oldalon találhatók: az adatvédelem és adatok biztonsága.
A végrehajtási idő tehát nem rögzített szám, hanem egy webhely vagy webshop szétesett komponenseinek számának és a szállítók reagálási sebességének eredménye. Aki ezt előre felméri, megelőzi, hogy a kiadás késleltesse, mert az utolsó pillanatban még hiányzik egy feldolgozási szerződés.
Gyorsan szeretné megtudni, hogy a webhelye vagy webshopja jelenleg hol tart? Az ingyenes gyors szkenelés néhány kérdésben egy első jelzést ad, és gyakran feltett kérdésekben választ adnak a folyamat során felmerülő legtöbb szétesett kérdésre.