Obična informativna web-lokacija samo s obrascem za kontakt obično se riješi za dan: izjava o zaštiti privatnosti, banner kolačića i kratka provjera davatelja hosting usluga. Internetska trgovina s davateljem plaćanja, alatom za dostavu, sustavom za e-biltene i pikselima za oglašavanje lako traje od dva do četiri tjedna, posebno zato što za svaki alat trebate provjeriti postoji li potreban ugovor o obradi podataka i je li već zaključen.
Čimbenik koji najčešće usporava proces nije pisanje same izjave o zaštiti privatnosti. To može trajati sat vremena. Vrijeme odlazi na utvrđivanje kojim alatima se upravlja u pozadini, tko upravlja njihovim ugovorima o obradi podataka, te čekanje dok dobavljač odgovori na pitanja o tome.
Gdje vrijeme zaista odlazi
Za novu web-lokaciju počinje se inventarom: koje usluge trećih strana obrađuju podatke posjetitelja ili kupaca. Razmislite o davatelju hosting usluga, alatu za analizu, chat widgetu, davatelju plaćanja, partneru za dostavu i eventualno mreži za oglašavanje. Za svakog od tih partnera postavlja se pitanje je li zaključen ugovor o obradi podataka i odgovara li tome što alat zapravo radi.
Nakon toga slijedi inventar kolačića: koji se kolačići postavljaju, od koga, te je li za to potrebna suglasnost. Tek kada je ta slika potpuna, izjava o zaštiti privatnosti može biti sadržajno točna i banner kolačića može prikazati ispravne kategorije. Onaj tko preskoči ove korake i prvo napiše izjavu o zaštiti privatnosti, često je mora naknadno ispraviti. U bazi znanja po temama za svaki čest alat nalazi se kratak odgovor na pitanje je li potreban ugovor o obradi podataka, s odnosnom pozicijom u tekstu Uredbe.
Što u praksi produžuje vrijeme trajanja
Najveće kašnjenje obično nije kod vas, već kod dobavljača. Velike, poznate SaaS-tvrtke obično imaju gotov ugovor o obradi podataka koji možete sami preuzeti ili digitalno prihvatiti. Kod manjih ili specijaliziranih dobavljača ponekad trebate eksplicitno tražiti, što može potrajati dane ili tjedne prije nego što dobijete odgovor.
Drugo kašnjenje nastaje kada marketing, IT i vlasnik poslovanja nisu okupljeni u istom trenutku. Marketinški odjel odabere novi alat, IT ne zna da je dodan, te nitko ne provjerava postoji li uz to ugovor o obradi podataka. U vrijeme kada se to primijeti, alat često već radi mjesecima.
Treći čimbenik je nesigurnost u vezi s raspodjelom uloga: je li partner obraditelj, ili je riječ o zajedničkoj odgovornosti, ili partner obrađuje podatke za vlastite svrhe. To pitanje nije uvijek moguće odgovoriti u pet minuta, te je pri sumnji preporučljivo da dobavljača sami pitate kako oni vide svoju ulogu ili da pitanje postavite pravniku.
Što možete sami ubrzati
Najbrža ruta je obaviti posao u ispravnom redoslijedu: prvo identificirati alate, zatim zatražiti ili provjeriti ugovore o obradi podataka, i tek tada uskladiti izjavu o zaštiti privatnosti i banner kolačića s onim što se zapravo događa. Registar koji se automatski puni iz knjižnice poznatih alata štedi vrijeme jer je velik dio istraživanja već obavljen za često korištene SaaS-usluge. Čim se novi alat doda, preporučljivo je da se odmah unese u registar obrade podataka umjesto da se to odloži do trenutka revizije.
Također pomaže ako unaprijed odredite tko je u vašoj tvrtki odgovoran za traženje nedostajućih ugovora o obradi podataka. Bez jasnog vlasnika tog procesa, otvoreni zahtjev kod dobavljača često ostaje otvorenim.
Kada traje duže nego što se očekuje
Za web-trgovinu s mnogim odvojenim komponentama — odvojenim portalom za povrat, zasebnim sustavom za recenzije, vanjskim alatom za korisničku podršku — svaka komponenta se broji zasebno. Novi AI-chatbot na web-mjestu također donosi vlastito pitanje o tome gdje podaci posjetitelja odlaze i tko ih obrađuje. U slučaju sumnje je li nova funkcionalnost potrebna detaljnija procjena rizika, preporučuje se da se ta procjena provede odvojeno; to je izvan opsega ovog članka.
Sigurnosna strana nove web-stranice također zahtijeva vrijeme: dobar procjen koje su tehničke mjere prikladne ovisi o tome što web-stranica ili web-trgovina točno obrađuje. Pregled toga nalazi se na stranici o zaštiti privatnosti i podataka.
Vrijeme trajanja nije dakle fiksni broj, već rezultat toga koliko odvojenih komponenti ima web-stranica ili web-trgovina i koliko brzo dobavljači reagiraju. Tko to unaprijed procijeni, izbjegava da se lansiranje odgodi jer u zadnji trenutak nedostaje ugovor s obrađivačem.
Želite li brzo vidjeti gdje se vaša web-stranica ili web-trgovina trenutno nalazi? Besplatna brza provjera daje na nekoliko pitanja prvi pokazatelj, a često postavljanim pitanjima odgovaraju na velik dio odvojenih pitanja koja se pojavljuju tijekom ovog procesa.