Za zahtevek za popravek ali ugovor proti obdelavi velja enak rok kot za zahtevek za dostop ali brisanje: en mesec po prejemu. Uredba dovoljuje, da ta rok podaljšate za največ dva meseca, če je zahtevek zapleten ali če hkrati prispejo številni zahtevki, vendar morate temo v prvem mesecu obvestiti, da podaljšate rok in zakaj.
Kar se v praksi pogosto ne posreči, ni sam rok, ampak trenutek, ko se začne teči. Pri popravku in ugovoru se postavlja tudi vsebinsko vprašanje, ki se pri zahtevku za dostop ne postavlja: je zahtevek upravičen? To traja čas za presojo, in ta čas presoje spada v isti mesec.
Kaj časovnik natančno meri
Mesec se začne, ko zahtevek prispeje k vam, ne pa takrat, ko ga spoznate kot zahtevek. E-pošta na naslov za storitve za stranke z besedilom "to ni prav, to spremenite" je že zahtevek za popravek, tudi če ga nihče ni zabeležil kot takšnega. Enako velja za ugovor: kupec, ki piše "ne želim več, da moje podatke uporabljate za ta namen" se mu ni treba omenjati besede ugovor. Nadzorni organi pri presoji obravnave gledajo na trenutek prejema, ne na trenutek spoznavanja. Kdor te razlike ne zabeleži, pogosto izgubi dneve, preden je zahtevek kot zahtevek na dnevnem redu.
Popravek: pogosto hiter, a s pogojem
Popravka naslova ali telefonske številke je navadno enostavno in hitro obdelati. Težje postane, ko tema pravi, da je presoja, opomba ali zaznamek v datoteki napačni. Tu ne gre več za dejansko napako, ampak za vsebinsko sodbo, in to zahteva usklajevanje s tistim, ki je zaznamek napravil. To usklajevanje se mora zgoditi v mesecu, in to uspe samo, če zahtevek takoj pride do prave osebe namesto, da ostane pri osebi, ki je naključno odprla e-pošto.
Ugovor: presoja, ne samodejno odobritev
Ugovor proti obdelavi ni treba samodejno odobriti. Uredba kaže, da lahko organizacija presodi, ali obstajajo nujni upravičeni razlogi za nadaljevanje obdelave, na primer pri tekočem pogodbi ali zakonski obveznosti. To presojo je treba utemeljeno nazaj posredovati temi, v istem roku. Številna podjetja podcenjujejo, koliko časa ta utemeljitev stane, ker pozabijo, da "ne" reči na ugovor je treba enako utemeljiti kot "ja" reči.
Kje se rok v praksi ujame
V večini primerov se rok ne ujame na vsebini, ampak na treh prepoznavnih točkah. Prva je spoznavanje: zahtevek se ne vidi kot tak in ostane v nabiralnik. Druga je preverjanje: preden spremenite podatke ali zaustavite obdelavo, morate biti razumno prepričani, da je prošnja dejansko od teme, in ta preverjanje stane čas, ki ni vedno načrtovan. Tretja je usklajevanje znotraj same organizacije: datoteka kadrovske službe ali ocena stranke pogosto ni pri eni osebi, in brez stalnega stika je iskanje daljše kot odločanje. Večina baze znanja, v kateri je vsak tip zahtevka posebej razložen pomaga, da to razliko naredite vnaprej namesto šele pri prvem zahtevku.
Kaj se šteje za pravočasno
Pravočasno odgovarjanje pomeni, da prosilec prejme vsebinski odgovor v roku, utemeljeno zavrnitev ali obvestilo o podaljšanju roka. Potrdilo o prejemu brez vsebine se ne šteje za rešitev. Ker sta poprava in ugovor pogosteje povezana z vsebinsko presojo kot je zahteva za dostop do podatkov, je pametno, da na začetku meseca v organizaciji določite, kdo opravlja to presojo in na podlagi katerih informacij. pogosto postavljana vprašanja o zahtevah prosilcev dajo v vsaki situaciji kratek odgovor, kaj je in kaj ni vključeno v ta rok.
Ali je konkretna zahteva upravičena in kako utemeljite zavrnitev, se razlikuje glede na situacijo in za to pri dvomih poiščete pravnika ali Urad za varstvo podatkov. Kar gdpria.eu res počne, je nadzor samega roka: takoj ko je zahteva registrirana, se rok samodejno šteje, vključno z trenutkom, ko je treba najaviti podaljšanje. Na kako deluje je navedeno, od kje prihaja ta logika rokov in kako se vzdržuje.
Želite videti za svoje podjetje, kako taka zahteva v praksi izgleda in kje se nahajate? Brezplačni hitri pregled na gdpria.eu vam da v nekaj vprašanjih prvo oceno, in z poslovnim računom zabeležite obravnavo vsake zahteve z ustreznim rokom.